V systému Bohemia CRM (modelově řízená aplikace) je nejefektivnějším způsobem plnění dat import z Excelu. Aby se předešlo chybám v mapování, doporučujeme tzv. "reverzní přístup" – nejprve si stáhnout šablonu přímo ze systému.

1. Příprava importního souboru (Příklad: Klienti)

Než začnete tvořit vlastní tabulku, získejte správný formát:

1. V levém menu vyberte sekci Klienti.

2. Na horním pásu karet (ribbonu) klikněte na Exportovat do Excelu.

3. Otevřete stažený soubor. Uvidíte sloupce odpovídající vašemu zobrazení (např. Název firmy, IČO, DIČ, Ulice, Město, Typ klienta, Telefon, Web).

4. Důležité: Do tohoto souboru nyní vložte svá data.

   • U polí typu Výběr (např. Typ klienta) dbejte na to, aby se text v Excelu přesně shodoval s možnostmi v CRM (např. "Zákazník", "Partner").

   • U polí typu Vyhledávání (např. Vlastník/Obchodník) musí text odpovídat jménu uživatele v systému.

2. Proces importu krok za krokem

Jakmile máte Excel připravený:

1. V sekci Klienti klikněte na tři tečky (...) v horním menu a zvolte Importovat z Excelu.

2. Vyberte soubor: Nahrajte svůj upravený Excel a klikněte na Další.

3. Duplicity: Systém se zeptá, zda chcete povolit duplicity. U Klientů doporučujeme ponechat Ne (pokud máte nastavená pravidla pro detekci duplicit, např. podle IČO).

4. Kontrola mapování: Pokud jste použili exportovaný soubor, systém automaticky spáruje sloupce (Název -> Název). Klikněte na Zkontrolovat mapování pro ověření.

5. Dokončení: Klikněte na Dokončit import.

6. Sledování pokroku: Klikněte na tlačítko Sledovat průběh. Budete přesměrováni na stránku, kde uvidíte stavy: Probíhá analýza -> Transformace -> Importování -> Dokončeno.

3. Dobré zvyky (Best Practices) pro import a export

Při práci s daty v modelově řízených aplikacích (Power Apps/CRM) dodržujte tato pravidla:

• Používejte systémové šablony: Nikdy netvořte Excel "na zelené louce". Vždy exportujte stávající záznamy (i kdyby byly prázdné), abyste získali správná záhlaví sloupců a metadata.

• Čištění dat předem: Odstraňte v Excelu přebytečné mezery, skryté znaky a sjednoťte formáty telefonních čísel (např. +420...).

• Dávkování: Pokud importujete více než 5 000 záznamů, rozdělte soubor na menší části. Předejdete tím timeoutům a snadněji identifikujete chyby.

• Unikátní identifikátory: Pro klienty vždy používejte pole jako IČO. Je to nejlepší obrana proti vzniku duplicitních karet.

• Kontrola po importu: Po každém importu náhodně zkontrolujte 5–10 záznamů, zda jsou data ve správných polích a zda se správně převedla pole s výběrem.

4. Hromadná aktualizace údajů přes Excel

Pokud již v CRM klienty máte a potřebujete u nich hromadně změnit údaje (např. přidat všem nový štítek nebo opravit město), postupujte takto:

1. Filtrování: V seznamu Klientů si vyfiltrujte ty záznamy, které chcete aktualizovat.

2. Export pro úpravy: Klikněte na Exportovat do Excelu a zvolte Statický list (nebo otevřít v Excel Online).

3. Skryté sloupce (Klíčové): V exportovaném Excelu jsou první tři sloupce (A, B, C) obvykle skryté. Ty obsahují GUID (unikátní ID záznamu). Tyto sloupce nikdy nemažte ani neupravujte! Díky nim systém pozná, že jde o aktualizaci stávajícího záznamu, nikoliv o vytvoření nového.

4. Úprava dat: V Excelu změňte potřebné údaje (např. přepište telefony).

5. Zpětný import: Soubor uložte a nahrajte zpět přes stejné tlačítko Importovat z Excelu.

6. Výsledek: CRM ne vytvoří nové klienty, ale podle GUID identifikuje ty stávající a pouze v nich přepíše hodnoty, které jste změnili.

Poznámka: Přesnou strukturu polí pro vaše konkrétní procesy (Obchod, Realizace, Fakturace) naleznete vždy v nastavení zobrazení vaší aplikace Bohemia CRM.

Import dat do Bohemia CRM (Dataverse) může občas narazit na technické nebo logické překážky. I když systém nabízí průvodce, některé chyby se projeví až ve fázi „Transformace“ nebo „Importování“. Zde je detailní přehled nejčastějších problémů a návod, jak jim předcházet.

1. Chyby v polích typu „Vyhledávání“ (Lookup)

Tato pole odkazují na jiný záznam v systému (např. pole „Nadřízený klient“ nebo „Obchodník“).

• Chyba: Systém nemůže najít záznam, na který se odkazujete. Pokud v Excelu uvedete u klienta obchodníka „Jan Novák“, ale v CRM je veden jako „Ing. Jan Novák“ nebo tam vůbec není, import daného řádku selže.

• Jak jí předcházet: Před importem se ujistěte, že všechny související záznamy (uživatelé, partneři, kategorie) už v CRM existují a jejich jména se do písmene shodují s tím, co máte v Excelu. Pozor na nadbytečné mezery před nebo za jménem.

2. Neodpovídající hodnoty v polích typu „Výběr“ (Choice)

Pole s výběrem (např. Typ klienta: Aktivní, Potenciální, Partner) mají v systému pevně definovaný seznam hodnot.

• Chyba: V Excelu máte hodnotu, která v seznamu CRM neexistuje (např. překlep „Potencialní“ místo „Potenciální“). Během transformace systém tuto hodnotu buď zahodí, nebo import řádku úplně zastaví.

• Jak jí předcházet: Nejbezpečnější je vyexportovat si šablonu přímo z CRM. V takovém Excelu se u polí s výběrem často nabízí rozbalovací seznam, který vás nepustí k chybě. Pokud seznam nemáte, vždy hodnoty kopírujte přímo z CRM přes Ctrl+C a Ctrl+V.

3. Porušení pravidel detekce duplicit

Systém má často nastavená pravidla, která hlídají, aby v databázi nebyli dva klienti se stejným IČO nebo e-mailem.

• Chyba: Import skončí stavem „Selhalo“, protože se pokoušíte nahrát záznam, který už v systému je.

• Jak jí předcházet: V průvodci importem máte možnost „Povolit duplicity“. Pokud víte, že vaše data jsou čistá, nechte „Ne“. Pokud importujete data, kde mohou být drobné shody, které chcete ručně sloučit později, zvolte „Ano“. Nejlepším řešením je však provést „Vlastní čištění“ v Excelu pomocí funkce Odebrat duplicity ještě před nahráním.

4. Chybějící povinná pole

Každá tabulka (entita) má v CRM definovaná pole, která nesmí zůstat prázdná (např. Název firmy).

• Chyba: V Excelu necháte u některých řádků prázdnou buňku v povinném sloupci. Systém takový řádek odmítne vytvořit.

• Jak jí předcházet: V Excelu použijte filtr na všechny sloupce, které jsou v CRM označené červenou hvězdičkou, a zkontrolujte, zda v nich nejsou prázdná místa (blanks).

5. Problémy s formátováním dat a čísel

Dataverse je citlivý na to, zda do pole pro číslo nepíšete text a zda jsou data v rozpoznatelném formátu.

• Chyba: Pole pro telefon obsahuje písmena, nebo pole pro „Obrat“ obsahuje měnu napsanou textem (např. „100 tisíc“ místo „100000“). Častým problémem je také formát data (americký vs. evropský).

• Jak jí předcházet: V Excelu nastavte sloupcům správný datový typ (Číslo, Datum, Text). U dat se držte standardního formátu DD.MM.RRRR. Odstraňte ze sloupců s částkami všechny značky měn (Kč, EUR), ty si CRM doplňuje automaticky podle nastavení pole.

6. Poškození skrytých identifikátorů (GUID) při aktualizaci

Tato chyba nastává pouze při pokusu o hromadnou aktualizaci stávajících dat.

• Chyba: Při exportu dat pro úpravy se do Excelu uloží skryté sloupce (A, B, C). Pokud tyto sloupce smažete, změníte jejich pořadí nebo přepíšete ty podivné kódy (např. {E02...}), CRM při zpětném importu nepozná, o které záznamy jde, a místo aktualizace vytvoří 1500 duplicit.

• Jak jí předcházet: Se sloupci A, B a C v exportovaném souboru nikdy nemanipulujte. Nezkoušejte do nich nic dopisovat. Slouží výhradně pro systémovou identifikaci.

Shrnutí: Jak na bezchybný import?

Před každým velkým importem doporučuji provést test na vzorku 5 řádků. Pokud těchto 5 řádků projde procesem až do stavu „Dokončeno“, je velká šance, že zbytek dat bude v pořádku. Pokud narazíte na chybu, v sekci „Sledování průběhu“ si můžete rozkliknout detail selhání, kde vám systém přesně vypíše, u kterého řádku a proč k chybě došlo.

V Bohemia CRM (a obecně v modelově řízených aplikacích na platformě Power Apps) platí základní pravidlo: Do Excelu se exportuje pouze to, co aktuálně vidíte ve svém zobrazení na obrazovce. Pokud vám tedy v exportovaném souboru chybí např. pole „Kraj“ nebo „IČO“, musíte si jej nejprve přidat do tabulky v CRM.

Zde je podrobný návod, jak upravit zobrazení a zajistit, aby váš export obsahoval všechna potřebná data.

Jak přidat sloupce do zobrazení před exportem

Pokud zjistíte, že v tabulce chybí důležité údaje, postupujte podle těchto kroků:

1. Otevřete požadovanou sekci: Přejděte například do sekce Klienti nebo Obchody.

2. Tlačítko Upravit sloupce: V pravém horním rohu (vedle vyhledávacího pole) klikněte na tlačítko Upravit sloupce (ikona tří svislých pruhů).

3. Výběr polí: V bočním panelu, který se otevře, klikněte na tlačítko + Přidat sloupce. Zobrazí se seznam všech dostupných polí, která jsou v Bohemia CRM pro danou entitu definována.

4. Hledání a zaškrtnutí: Pomocí vyhledávání najděte pole, která vám v exportu chybí. Zaškrtněte je a klikněte na Zavřít (nebo potvrďte výběr).

5. Změna pořadí (volitelné): V seznamu vybraných sloupců můžete jednotlivá pole přetahovat myší nahoru a dolů. Tím určíte, v jakém pořadí se sloupce objeví v Excelu (shora dolů v seznamu = zleva doprava v Excelu).

6. Potvrzení změn: Klikněte na tlačítko Použít. Tabulka se v CRM přenačte a uvidíte v ní nová data.

7. Export: Nyní klikněte na horním pásu karet na Exportovat do Excelu. Stažený soubor bude obsahovat přesně ty sloupce, které jste si právě nastavili.

Rozdíl mezi dočasnou a trvalou úpravou

Při přidávání sloupců máte dvě možnosti, jak se změnou naložit:

• Dočasná úprava (Ad-hoc export): Pokud sloupce přidáte a kliknete na „Použít“, změna je platná pouze pro vaše aktuální prohlížení. Jakmile stránku obnovíte (F5) nebo z ní odejdete, zobrazení se vrátí do původního stavu. To je ideální pro jednorázové exporty.

• Trvalá úprava (Vlastní zobrazení): Pokud tato pole potřebujete exportovat pravidelně, klikněte po úpravě sloupců na šipku u názvu zobrazení (např. Moje aktivní firmy) a zvolte Uložit jako nové zobrazení. Pojmenujte si ho např. „Klienti pro měsíční report“. Toto zobrazení uvidíte jen vy a bude mít sloupce vždy připravené.

Dobré zvyky při úpravě zobrazení pro export

Dodržováním těchto zásad si ušetříte čas při následném čištění dat v Excelu:

• Filtrujte před exportem: Než začnete exportovat, využijte funkci Upravit filtry. Pokud potřebujete jen klienty z Prahy, vyfiltrujte si je přímo v CRM. Exportovat celou databázi a pak ji mazat v Excelu je neefektivní a zvyšuje riziko chyby.

• Pozor na pole z jiných tabulek: V panelu „Přidat sloupce“ můžete přepnout na záložku Související. To vám umožní přidat do exportu Klientů například pole z tabulky Vlastník (třeba e-mail obchodníka). To je velmi mocný nástroj pro reporting.

• Pojmenovávání vlastních zobrazení: Pokud si ukládáte zobrazení pro exporty, používejte jasné názvy (např. „Export_Fakturace_leden“). Pomůže vám to udržet v CRM pořádek.

• Sloupce s ID nechte na konci: Pokud plánujete data v Excelu upravovat a nahrávat zpět (hromadná aktualizace), přidejte si pole jako „IČO“ nebo jiné identifikátory, ale dbejte na to, aby v Excelu zůstaly zachovány i ty skryté systémové sloupce, o kterých jsme mluvili v předchozích návodech.

• Kontrola prázdných sloupců: Pokud po přidání sloupce vidíte v CRM jen prázdná pole, zkontrolujte, zda v daném poli vůbec mají vaši kolegové vyplněná data. Exportovat prázdný sloupec je často zbytečné.

Import dat ve formátu CSV (hodnoty oddělené oddělovačem) je v Bohemia CRM velmi častý, zejména pokud přenášíte data z jiných systémů, e-shopů nebo starších databází. Na rozdíl od Excelu je CSV „prostý text“, což přináší specifické výzvy.

Zde je kompletní návod, jak postupovat, na co se připravit a jak řešit mapování.

1. Příprava souboru: Klíč je v kódování a oddělovači

Než soubor nahrajete, musíte vyřešit dva technické aspekty, na kterých importy nejčastěji selhávají hned v prvním kroku:

• Kódování (UTF-8): Aby se česká diakritika (č, ř, ž, ý...) zobrazila správně, musí být soubor uložen v kódování UTF-8. Pokud soubor uložíte ve starém formátu Windows, místo českých znaků se v CRM objeví klikyháky.

• Oddělovač: I když se formát jmenuje „Comma Separated“, v českém prostředí se jako oddělovač často používá středník (;), protože čárka se používá u desetiinných čísel. Při importu musíte systému říct, který znak váš soubor používá.

2. Proces nahrávání a Průvodce importem

V Bohemia CRM (v sekci Klienti, Kontakty nebo Obchody) zvolte možnost Importovat z CSV. Po nahrání souboru se spustí průvodce:

1. Výběr oddělovače: Systém se vás zeptá na oddělovač polí (čárka, středník, tabulátor). Pokud zvolíte špatný, uvidíte v náhledu, že se všechna data sypou do jednoho sloupce.

2. První řádek jako záhlaví: Vždy zaškrtněte, že první řádek obsahuje názvy sloupců. Usnadní vám to mapování.

3. Mapování hodnot: Jak propojit Excel s CRM

Toto je nejdůležitější část. Musíte systému říct, který sloupec z vašeho souboru patří do kterého pole v CRM.

• Automatické mapování: Pokud se název sloupce v CSV shoduje s názvem pole v CRM (např. „Název firmy“), systém je propojí sám.

• Ruční mapování: U nespárovaných polí musíte vybrat cílové pole z rozevíracího seznamu.

• Mapování polí typu „Výběr“ (Možnosti): Pokud importujete např. „Typ klienta“ a v souboru máte hodnotu „Zákazník“, systém se vás zeptá, zda tato hodnota odpovídá systémové volbě „Aktivní klient“. Vy musíte toto propojení potvrdit. Pokud hodnota v CRM neexistuje, import řádku pravděpodobně selže nebo pole zůstane prázdné.

• Mapování vyhledávacích polí (Lookup): Pokud propojujete Klienta s Obchodníkem, systém se pokusí najít shodu podle jména. Pokud v CRM existují dva „Janové Novákové“, systém nebude vědět, kterého vybrat, a nahlásí chybu.

4. Co všechno může nastat (Chybové scénáře)

• Chyba parsování: Soubor se vůbec nenačte. Příčinou bývá často uvozovka navíc v textu nebo poškozený soubor.

• Částečný úspěch: CRM nahrálo 80 záznamů ze 100. V detailu importu (Sledování průběhu) si můžete stáhnout soubor s chybami, kde u každého řádku uvidíte konkrétní důvod (např. „Povinné pole Jméno nebylo vyplněno“).

• Duplicity: Pokud CSV obsahuje stejné IČO vícekrát, systém se zachová podle vašich pravidel pro duplicity – buď je odmítne, nebo vytvoří dva záznamy.

• Zpřetrhané vazby: Nahrajete kontakty, ale nepropojí se s firmami, protože název firmy v CSV se liší od názvu firmy, který už v CRM je (např. chybějící „s.r.o.“).

5. Na co si dát pozor (Checklist před importem)

• Povinná pole: Zkontrolujte, zda každý řádek v CSV má vyplněná pole, která jsou v CRM označená jako povinná. Bez nich řádek neprojde.

• Formát čísel: Dataverse (jádro CRM) nemá rádo mezery v číslech (např. 1 000 000). V CSV by měla být čísla v kuse (1000000).

• Formát data: Nejbezpečnější je formát rok-měsíc-den (RRRR-MM-DD), ale CRM si obvykle poradí i s českým DD.MM.RRRR, pokud je tak nastaven váš uživatelský profil.

• Prázdné řádky na konci: CSV soubory vytvořené v některých programech mají na konci desítky prázdných řádků. CRM se je pokusí importovat a nahlásí u nich chybu, protože nemají data. Tyto chyby můžete ignorovat, nebo řádky v textovém editoru smazat.

• Velikost souboru: Extrémně velké CSV soubory (nad 10 MB) je lepší rozdělit. Import probíhá na pozadí, ale čím menší dávka, tím snazší je oprava případných chyb.

6. Tip pro pokročilé: Mapování přes ID (GUID)

Pokud provádíte import dat, která byla původně exportována z jiného CRM, můžete pro mapování použít unikátní ID (GUID). Je to mnohem spolehlivější než mapování podle jména, protože jména se mohou měnit nebo opakovat, ale ID je vždy unikátní. V průvodci mapováním pak zvolíte, že se pole má identifikovat podle „Klíče“ nebo „Primárního ID“.

Závěrečné doporučení: U CSV importu platí zlaté pravidlo – vždy zkuste nejdřív jeden testovací záznam. Pokud se nahraje správně včetně diakritiky a vazeb, pusťte do systému zbytek dat.