Práce s obchodními případy v CRM (Customer Relationship Management) je klíčová pro efektivní řízení prodejních aktivit a zajištění konzistentní komunikace se zákazníky. Zde je několik důvodů a způsobů, jak CRM pomáhá:

Práce s obchodními případy v CRM

1. Evidence a sledování: CRM umožňuje systematicky evidovat všechny obchodní případy, včetně detailů o zákaznících, historii komunikace, zápisů z jednání a přiložených dokumentů1. To zajišťuje, že máte všechny informace na jednom místě a můžete snadno sledovat průběh každého případu.

2. Fáze obchodního případu: Obchodní případy jsou rozděleny do různých fází (např. kontakt, poptávka, nabídka, uzavření), což usnadňuje jejich řízení a sledování pokroku. Můžete také přizpůsobit tyto fáze podle specifických potřeb vaší firmy.

3. Úkoly a aktivity: CRM umožňuje přiřazovat úkoly a plánovat aktivity spojené s jednotlivými obchodními případy. To zahrnuje schůzky, telefonáty, e-maily a další interakce, které jsou automaticky zaznamenávány.

Proč spravovat obchodní případy v CRM

1. Zlepšení komunikace: Centralizace informací v CRM zajišťuje, že všichni členové týmu mají přístup ke stejným datům, což zlepšuje komunikaci a spolupráci.

2. Zvýšení efektivity: Automatizace rutinních úkolů a standardizace procesů v CRM šetří čas a zvyšuje produktivitu. To umožňuje obchodníkům soustředit se na strategičtější aktivity.

3. Lepší rozhodování: CRM poskytuje přehledné reporty a analýzy, které pomáhají při rozhodování a plánování obchodních strategií.

Jak CRM pomáhá v dodržování a standardizaci procesů

1. Standardizace dat: CRM systémy umožňují nastavit pravidla pro zadávání a formátování dat, což zajišťuje konzistenci a přesnost informací.

2. Automatizace procesů: CRM automatizuje mnoho aspektů obchodních a marketingových procesů, což zajišťuje, že jsou dodržovány stanovené postupy.

3. Sledování a kontrola: CRM umožňuje sledovat průběh obchodních případů a výkon obchodníků, což usnadňuje identifikaci a řešení případných nedostatků.

Používání CRM tedy nejen zefektivňuje práci s obchodními případy, ale také zajišťuje, že jsou dodržovány standardizované procesy, což vede k lepší organizaci a vyšší úspěšnosti obchodních aktivit.

Menu > oblast Obchod > Obchodní případy

Vytvoření Obchodního případu

Vytvoření obchodního případu přes tlačítko „+ Nový“

Otevře se formulář, kde vyplníme Téma obchodního případu, klienta, kontaktní osobu a další údaje.

Stiskneme „Uložit“, čímž data zapíšeme do databáze.

Správa Obchodních případů

Výpis všech Obchodních případů je důležitým místem pro zjištění stavu jednotlivých obchodních případů.

Kliknutím na název Obchodního případu si otevřete jeho detailní kartu.

Údaje zde můžete upravovat, a pro uložení stisknout tlačítko „Uložit“

Záložka „Souhrn“

Nacházíme se na záložce Souhrn, která má tyto oblasti:

-          Informace – toto jsou základní informace o obchodním případu, jako Téma obchodního případu, Klient, Kontaktní osoba pro obchodní případ, Předpokládaná hodnota, a Očekávané datum uzavření

-          Podrobnosti – tyto pole slouží k textovému popisu obchodního případu, popisu potřeb zákazníka a navrhovaného řešení pro zákazníka

-          Příležitost – Pokud obchodní případ vznikl z příležitosti, zde uvidíte její název.

-          Další kontaktní osoby – místo pro evidenci dalších zúčastněných osob v tomto obchodním případu. Mohou to být lidé ve firmě klienta, dodavatelé, konzultanti a další zúčastněné strany. Lze přidávat existující nebo vytvářet nové kontaktní osoby.

-          Přílohy – vypisuje přílohy související s obchodním případem. A lze nahrávat nové soubory. Nebo okamžitě vytvářet nové dokumenty Word, Excel, PowerPoint a OneNote.

-          Další krok – zde je možné evidovat co dalšího vás na obchodním případu čeká, a tato informace se ukazuje ve výpisu obchodních případů.

-          Časová osa aktivit – evidence a historie veškerých aktivit na obchodním případu, jako úkoly, e-maily, schůzky a další.

-          Kontakty – karta s kontaktními údaji na klienta a primární kontaktní osobu u obchodního případu

-          Objednávky – seznam otevřených objednávek vzniklých a přiřazených k tomuto obchodnímu případu. Z tohoto místa můžete vytvořit novou Objednávku.

-          Nabídky - seznam otevřených nabídek vzniklých a přiřazených k tomuto obchodnímu případu. Z tohoto místa můžete vytvořit novou Nabídku.

-          Dokončení – Aktuální stav obchodního případu

-          Naposledy upraveno – Kdo a kdy naposledy záznam upravil

Záložka „Nabídky a Objednávky“

Zobrazuje přehledně nabídky a objednávky přiřazené a vzniklé z obchodního případu podle stavu:

-          Nabídky – aktivní otevřené nabídky

-          Objednávky - aktivní otevřené objednávky

-          Neaktivní nabídky a objednávky

Možnost vytvoření nové Nabídky a Objednávky

Záložka „Související“

Dále můžete procházet tyto záznamy související s obchodním případem

-          Aktivity – řádkový seznam aktivit s možností filtrace a zobrazení grafů

-          Dokumenty – řádkový seznam souborů k obchodnímu případu s možností nahrávat, editovat, vytvářet a mazat dokumenty

-          Nabídky a Objednávky - řádkový seznam nabídek a objednávek s možností filtrace a zobrazení grafů

-          Kontaktní osoby - řádkový seznam kontaktních osob s možností filtrace a zobrazení grafů

-          Příležitosti – pokud vznikl obchodní případ z příležitosti, zde o ní najdete informace

Proces Obchodní případ

Obchodní případ má připravený proces, díky kterému nezapomenete na žádný kok, který se má udělat.

-          Fáze Zpracování – vyplnění Klienta, Kontaktní osoby, Předpokládané hodnoty, Potřeby zákazníka, odeslání prezentace

-          Fáze Jednání – návrh řešení pro klienta, odeslání Nabídky, vytvoření Objednávky

-          Fáze Dokončení – vyhodnocení obchodního případu a shrnutí

Po dokončení procesu a přechodu do stavu Hotovo se přestane obchodní případ zobrazovat v Otevřených obchodních případech.

Výpisy obchodních případů

Otevřené obchodní případy – aktivní nedokončené obchodní případy všech vlastníků (uživatelů)

Moje otevřené obchodní případy - aktivní nedokončené obchodní případy kde jsem vlastníkem

Dokončené obchodní případy – hotové ukončené obchodní případy se stavem Získáno i Ztraceno všech vlastníků

Neaktivní obchodní případy – deaktivované obchodní případy z důvodu neodpovídání klienta nebo nepokračování v obchodní případu v počátečních fázích všech vlastníků

Všechny obchodní případy – obchodní případy se všemi stavy všech vlastníků

Ztracené obchodní případy – obchodní případy všech vlastníků, které ani po odeslání nabídek neskončí úspěchem

Získané obchodní případy – obchodní případy všech vlastníků, které skončily úspěchem

Vytvoření Obchodního případu z Příležitosti

Šikovným postupem je u nových klientů vytváření obchodního případu z Příležitosti. Tímto způsobem můžete díky automatizaci v jednom kroku vytvořit Klienta, Kontaktní osobu i Obchodní případ.

Vytvoření obchodního případu z karty Klienta

U zavedených klientů je vhodným postupem zakládat obchodní případ z karty Klienta, díky čemu se vám některé údaje do obchodního případu samy předvyplní.