Jak zapnout menu Vývojář ve Wordu?

1. Klikněte na kartu Soubor.

2. Vyberte Možnosti.

3. V okně Možnosti aplikace Word klikněte na Přizpůsobit pás karet.

4. V pravém panelu zaškrtněte políčko Vývojář v části Hlavní karty.

5. Klikněte na OK.

Tímto způsobem se karta Vývojář zobrazí na pásu karet a budete mít přístup k pokročilým funkcím, jako jsou makra a ovládací prvky formulářů

Vytváření opakující se hlavičky tabulky ve Word šabloně v Power Apps

V tomto podrobném návodu si ukážeme, jak vytvořit šablonu Word dokumentu v Power Apps, ve které tabulka přesahuje na více stránek a zároveň se na každé stránce opakuje její hlavička. Tento postup je velmi užitečný při generování dokumentů s více záznamy, například seznamů půjček klientů, kdy je důležité zachovat přehlednost tabulky na všech stranách dokumentu.

1. Stažení šablony Word dokumentu

Nejprve je nutné stáhnout šablonu dokumentu pro entitu, se kterou chcete pracovat.

Postup:

1. Přejděte do prostředí Power Apps.

2. Vyberte entitu, například Kontakt.

3. Přidejte také související entitu, například Půjčka (Loan), pokud chcete zobrazit související záznamy.

4. Klikněte na Stáhnout šablonu Word (Download Word Template).

5. Uložte soubor do počítače, např. jako contact_document_with_loan.docx.

2. Úprava šablony ve Wordu

Po stažení šablony ji otevřete v aplikaci Microsoft Word, kde ji upravíte podle potřeby.

Vložení dynamického obsahu:

1. Aktivujte kartu Vývojář (Developer).

2. Otevřete XML Mapping Pane (Mapování XML dat).

3. Vyberte entitu Kontakt.

4. Vložte např. Jméno kontaktu (First Name) do textu, např.:

Vážený [Jméno zákazníka], zde jsou informace o Vašich půjčkách.

5. Přidejte náhodný text nebo delší popis, aby dokument přesáhl na další stránku.
   
   

3. Vytvoření tabulky s daty a opakující se hlavičkou

Vložení tabulky:

1. Umístěte kurzor na konec dokumentu.

2. Vložte tabulku o třech sloupcích.

3. Do první řádky (hlavičky) zadejte:

   • Částka půjčky

   • Doba splácení

   • Datum podání žádosti

4. Označte první řádek a použijte tučné písmo (Ctrl + B).

Přiřazení dat z entity:

1. Označte druhý řádek tabulky.

2. Pomocí XML Mapping přidejte dynamické hodnoty z entity Půjčka (Loan):
   
   

   • Amount → Částka půjčky

   • Tenure → Doba splácení

   • Created On → Datum podání žádosti

3. Klikněte pravým tlačítkem na řádek a zvolte možnost Opakovat obsah při více záznamech (Repeating).
   
   

4. Aktivace opakující se hlavičky tabulky ve Wordu

Pokud tabulka přesahuje na další stránku, je nutné nastavit opakování hlavičky.

Postup:

1. Označte první řádek tabulky (hlavičku).

2. Přejděte na kartu Rozložení (Layout) v rámci Nástrojů tabulky (Table Tools).

3. Klikněte na možnost Opakovat řádek hlavičky (Repeat Header Rows).

Tím zajistíte, že hlavička tabulky se zobrazí na každé stránce, kde pokračuje tabulka.

5. Nahrání šablony zpět do Power Apps

1. V Power Apps přejděte zpět na entitu Kontakt.

2. Klikněte na Word šablony > Nahrát šablonu (Upload Template).

3. Vyberte upravený soubor a nahrajte jej.

6. Generování dokumentu

1. Otevřete záznam kontaktu v Power Apps.

2. Klikněte na Generovat dokument (Word Template).

3. Vyberte šablonu contact_document_with_loan.docx.

4. Dokument se vygeneruje a stáhne.

5. Po otevření dokumentu ve Wordu klikněte na Povolit úpravy (Enable Editing).

Zkontrolujte vygenerovaný obsah – klientské jméno by mělo být dynamicky vloženo a tabulka půjček by měla obsahovat všechny záznamy, včetně opakující se hlavičky na druhé stránce.

Časté dotazy

1. Proč se mi hlavička tabulky nezobrazuje na dalších stránkách?

Zkontrolujte, zda jste opravdu označili první řádek tabulky a aktivovali možnost Opakovat řádek hlavičky (Repeat Header Rows).

2. Může tabulka obsahovat více než tři sloupce?

Ano, můžete přidat libovolný počet sloupců dle potřeby, např. stav půjčky, datum splatnosti apod.

3. Jak zajistím, aby se tabulka generovala podle počtu půjček klienta?

Je nutné označit druhý řádek tabulky jako opakující se prvek (Repeating) a správně přiřadit data z podřízené entity (Loan).

4. Lze tento postup použít i na jiné entity?

Ano, princip je stejný pro jakoukoliv entitu s podřízenými daty v Power Apps.

E-mail: email

Klient: account

Komunikace: bai_komunikace

Kontaktní osoba: contact

Lead: bai_zajemce

Místo: bai_dorucovaciadresa

Nabídka - Objednávka: bai_nabidka

Náklad: bai_naklad

Obchodní případ: bai_obchodnipripad

Podklad: bai_podklad

Položka: bai_polozkanabidky

Produkt: bai_produkt

Servisované zařízení: bai_servisovanezarizeni

Schůzka: appointment

Telefonní hovor: phonecall

Uživatel: systemuser

Úkol: task

Výkaz práce: bai_vykazprace

Zakázka: bai_zakazka

Zařízení: bai_zarizeni

Tento návod vás provede procesem generování dokumentů z CRM (Microsoft Power Apps) a také tím, jak si vlastní šablonu vytvořit, kde hledat pole (proměnné) a jak je správně vložit.

1. Jak vygenerovat dokument ze šablony

Pokud již v systému existují hotové šablony (např. Nabídka, Smlouva), jejich použití je otázkou několika kliknutí.

1. Otevřete konkrétní záznam (např. kartu Obchodního vztahu nebo Nabídky).

2. Na horním panelu nástrojů klikněte na tlačítko Word šablony (Word Templates). Poznámka: Někdy se skrývá pod ikonou tří teček „...“.

3. Vyberte požadovanou šablonu ze seznamu.

4. Soubor se automaticky stáhne do vašeho počítače s již vyplněnými údaji ze systému.

2. Jak vytvořit novou šablonu a pracovat s proměnnými

Pokud chcete vytvořit zcela novou šablonu, musíte nejprve ze systému získat „sadu dat“, kterou Word rozpozná.

Krok A: Stažení prázdné šablony

1. V horním menu (v seznamu záznamů nebo přímo v záznamu) klikněte na Word šablony -> Stáhnout šablonu.

2. Vyberte entitu (např. Kontakt).

3. Klikněte na Vybrat entity (Select Entity). Zde můžete přidat související záznamy (např. chcete-li v šabloně kontaktu zobrazit i data o jeho firmě/vztahu).

4. Zvolte vybrat vše u Výběr záznamů související entity přidružené k jednomu záznamu této entity

5. Zvolte vybrat vše u Výběr entit, které souvisejí s mnoha záznamy jiné entity

6. Pokud je aktivní možnost, zvolte vybrat vše u Mnoho záznamů této entity souvisí s mnoha záznamy vybraných entit

7. Klikněte na Stáhnout. Otevře se prázdný dokument Wordu.

Krok B: Aktivace karty Vývojář

Aby Word viděl proměnné z CRM, musíte mít zapnutou kartu Vývojář:

1. Ve Wordu klikněte pravým tlačítkem na jakoukoli kartu (např. Domů) a zvolte Přizpůsobit pás karet.

2. V pravém sloupci zaškrtněte políčko Vývojář a potvrďte OK.

Krok C: Mapování proměnných (Kde hledat pole)

Nyní musíte propojit text ve Wordu s daty z CRM.

1. Na kartě Vývojář klikněte na tlačítko Podokno mapování XML (XML Mapping Pane).

2. V pravém panelu, který se otevře, rozklikněte rozbalovací seznam a vyberte položku, která začíná na urn:microsoft-crm/document-template/ (např. urn:microsoft-crm/document-template/bai_nabidka/12345/).

3. Nyní uvidíte stromovou strukturu všech polí, která máte k dispozici.

   • Jednoduchá pole: Jméno, příjmení, e-mail.

   • Vztahy (Relationships): Na konci seznamu najdete složky se souvisejícími entitami propojenými pomocí LookUp pole (např. pole přiřazeného klienta).

3. Vkládání proměnných do textu

Jakmile najdete v seznamu vpravo pole, které chcete vložit:

1. Umístěte kurzor ve Wordu tam, kde se má údaj zobrazit nebo označte text který se proměnnou nahradí.

2. V panelu mapování XML klikněte na dané pole pravým tlačítkem.

3. Zvolte Vložit ovládací prvek obsahu (Insert Content Control) -> Prostý text (Plain Text).

Důležité: Pole se ve Wordu zobrazí jako šedý rámeček. Neupravujte text uvnitř tohoto rámečku ručně, jinak se vazba na CRM může poškodit. Formátování (tučné písmo, barvu, velikost) ale měnit můžete.

4. Práce s tabulkami a seznamy (Opakující se data)

Pokud chcete v dokumentu vypsat např. seznam všech produktů v nabídce, musíte použít funkci Opakování.

1. Vytvořte ve Wordu tabulku o dvou řádcích (jeden pro hlavičku, druhý pro data).

2. Do buněk v druhém řádku vložte proměnné pro produkt (např. Název, Množství, Cena).

3. Označte celý druhý řádek tabulky myší.

4. V panelu mapování XML najděte vztah k produktům (např. bai_polozkanabidky_Nabidka_bai_nabidka).

5. Klikněte na něj pravým tlačítkem -> Vložit ovládací prvek obsahu -> Opakující se (Repeating).

Word nyní při generování automaticky vytvoří tolik řádků, kolik je produktů v CRM.

Upozornění: Opakující se záznamy se vždy vypíší seřazené podle data vytvoření od nejstarších po nejnovější. Toto nastavení nelze nijak změnit ani ovlivnit.

5. Nahrání šablony zpět do CRM

Jakmile máte šablonu hotovou a uloženou v počítači:

1. V CRM jděte v detailu záznamu do menu Word šablony -> Nahrát šablonu.

2. Nahrajte soubor ze svého disku.

3. Šablona je nyní dostupná pro vás (a případně pro ostatní, pokud máte oprávnění ji sdílet).

Tipy pro bezproblémové fungování

• Formáty dat: CRM posílá data v surovém stavu. Pokud chcete specifický formát data (např. 01. 01. 2024), je někdy nutné toto pole v CRM upravit, nebo použít v šabloně pokročilejší Word pole.

• Obrázky: Do šablony lze mapovat i obrázky (např. logo firmy), pokud jsou v CRM uloženy v poli typu Image. Při vkládání zvolte „Obrázek“ namísto „Prostý text“.

Doplněk Level up vám umožní vidět „pod kapotu“ CRM přímo ve vašem prohlížeči (Chrome nebo Edge).

1. Instalace doplňku

Pokud jej ještě nemáte, stáhněte si jej z obchodu s rozšířeními:

• Level up for Dynamics 365 (Chrome Store)

2. Jak zobrazit logické názvy v CRM

1. Otevřete si v prohlížeči libovolný záznam v CRM (např. konkrétní Nabídku).

2. V liště prohlížeče (vpravo nahoře) klikněte na ikonu doplňku Level up (ikona rakety nebo modrého čtverce).

3. V otevřeném menu klikněte na tlačítko "# Logical".

4. Co se stane: Všechny popisky polí na formuláři se změní na jejich technické názvy (např. místo „Název firmy“ uvidíte bai_klient, místo „IČO“ uvidíte bai_ico).

3. Jak to využít ve Wordu

Nyní, když znáte přesný technický název, můžete jej snadno vyhledat v seznamu proměnných ve Wordu:

1. Vraťte se do Wordu do Podokna mapování XML.

2. V seznamu polí hledejte název, který jste viděli v CRM (např. bai_datumfakturace).

3. V seznamu XML jsou pole řazena abecedně právě podle těchto logických názvů (atributů), což vám ušetří minuty hledání v nepřehledných seznamech.

Tip: Chcete-li zobrazení logických názvů v CRM vypnout, stačí znovu kliknout na ikonu Level up a zvolit Logical Names (tím se popisky vrátí do původního stavu), nebo jednoduše obnovit stránku (F5).

Shrnutí: Proč používat logické názvy?

Duplicitní názvy: V CRM vidíte dvě pole "Datum", ale v XML mapování potřebujete vědět, které je createdon (vytvořeno) a které actualclosedate (uzavřeno).

Přeložená pole: CRM může být v češtině, ale XML struktura ve Wordu je často v angličtině. Level up vám ukáže anglický originál.

Skrytá pole: Pomocí funkce "All Fields" v Level up uvidíte i pole, která nejsou na formuláři vidět, ale v šabloně je chcete použít.

Práce s poli typu Lookup (vyhledávací pole, která odkazují na jiný záznam) je v šablonách Wordu nejčastějším zdrojem chyb. Pokud takové pole vložíte špatně, místo jména zákazníka se v dokumentu zobrazí nesrozumitelný kód (tzv. GUID, např. 550e8400-e29b...).

Tento návod vás naučí, jak z Lookup pole vytáhnout buď jeho název, nebo podrobné údaje ze souvisejícího záznamu.

1. Pozor na "Past jménem GUID"

Když v XML mapování uvidíte název svého pole (např. bai_klient), nevkládejte ho přímo, pokud chcete vidět čitelný název firmy. Pokud to uděláte, Word zobrazí unikátní ID záznamu v databázi.

Jak najít čitelný název (Text):

1. V Podokně mapování XML najděte své lookup pole.

2. Rozklikněte ho (pokud má u sebe malou šipku/plus).

3. Hledejte podpoložku, která končí na name nebo obsahuje textový název.

4. Pokud tam není, hledejte pole, které má v názvu logický název a za ním nic (často CRM automaticky nabízí textovou verzi jako primární, ale musíte se ujistit pomocí Level up, jak se pole jmenuje).

2. Jak vytáhnout data ze souvisejícího záznamu

Často nepotřebujete jen jméno kontaktu, ale i jeho telefon nebo e-mail. K tomu slouží sekce Vztahy (Relationships) na konci seznamu v XML panelu.

Podmínka: Aby se tato data ve Wordu objevila, museli jste si daný vztah zaškrtnout při stahování šablony v CRM (Krok A v prvním návodu).

Postup v XML panelu:

1. Sjeďte v seznamu XML úplně dolů. Tam uvidíte složky začínající názvem entity a vztahem (např. contact_customer_accounts).

2. Rozklikněte tento vztah. Nyní vidíte všechna pole ze souvisejícího záznamu.

3. Najděte pole (např. telephone1 pro telefon nebo emailaddress1 pro e-mail).

4. Vložte jej jako Prostý text.

3. Praktický příklad: Šablona Nabídky

Představte si, že děláte šablonu pro Nabídku (tabulka: bai_nabidka) a chcete v hlavičce zobrazit údaje o Potenciálním zákazníkovi (Lookup pole bai_klient).

Co chcete zobrazit a kde to hledat v XML mapování:

Jméno firmy: Přímo v entitě bai_nabidka_Klient_account pod polem name (hledat textovou variantu).

Ulice firmy: Na konci seznamu pod vztahem bai_nabidka_Klient_account -> pole address1_line1.

DIČ firmy: Na konci seznamu pod vztahem bai_nabidka_Klient_account -> pole bai_dic.

4. Tip pro identifikaci pomocí "Level up"

Když použijete doplněk Level up a funkci Logical Names, u Lookup polí uvidíte název jako parentcustomerid.

• V XML mapování Wordu se toto pole často zobrazuje jako seznam.

• Pokud rozkliknete parentcustomerid, uvidíte pod ním položku, která obsahuje skutečný text zobrazený v CRM.

Varování: Pokud v seznamu XML vidíte u pole ikonku "složky", vždy ji rozbalte. Vkládání "celé složky" do dokumentu může způsobit chyby ve formátování. Vždy vkládejte až ty nejnižší prvky (konkrétní atributy).

Co dělat, když v XML panelu vztah nevidíte?

Pokud potřebujete pole z firmy, ale v seznamu na konci vztah k firmě chybí, musíte:

1. Jít zpět do CRM.

2. Znovu dát Stáhnout šablonu.

3. V okně, kde se vybírají entity, najít v pravém sloupci (N:1 vztahy) daný vztah a zaškrtnout ho.

4. Stáhnout novou verzi souboru. (Bohužel nelze vztahy přidávat do již staženého souboru bez složitých úprav).

5. Z původní šablony vše zkopírovat do nové

Uvedené může nastat:

• pokud pole byla do CRM přidána až po vygenerování podkladu pro šablonu

• pokud jste šablonu vygenerovali jen s vybranými proměnnými

V Dynamics 365 (Power Apps) existují dva způsoby, jak šablony sdílet, podle toho, zda chcete, aby byla šablona dostupná všem (systémová), nebo jen vybraným kolegům (osobní).

1. Sdílení osobní šablony (pro vybrané lidi)

Pokud jste šablonu nahráli přímo přes kartu záznamu (např. v Nabídce přes tlačítko Word šablony -> Nahrát šablonu), je tato šablona osobní a vidíte ji jen vy.

Pokud jste vytvořili šablonu a chcete, aby ji mohl používat i váš kolega (nebo celý tým), postupujte následovně:

1. Otevřete záznam: Přejděte na jakoukoli kartu záznamu (např. konkrétní Obchodní vztah nebo Nabídku), pro kterou je šablona určena.

2. Menu tři tečky: V horním příkazovém řádku klikněte na ikonu tří teček (...).

3. Výběr šablon: Zvolte možnost Word šablony.

4. Osobní šablony: V rozbalené nabídce klikněte na položku Osobní šablony Wordu (zobrazí se seznam všech šablon, které jste do systému nahráli vy).

5. Detail šablony: V seznamu, který se objeví, klikněte na název šablony, kterou chcete sdílet. Tím se otevře okno s detailem dané šablony.

6. Příkaz Sdílet: V horním menu tohoto detailu klikněte na tlačítko Sdílet (ikona postavičky s plusem).

7. Výběr adresáta:

   • V pravém panelu (nebo vyskakovacím okně) klikněte na Přidat uživatele nebo tým.

   • Do vyhledávacího pole napište jméno kolegy nebo název týmu, komu chcete šablonu zpřístupnit.

8. Nastavení oprávnění: * Po přidání osoby uvidíte tabulku s právy. Pro běžné používání stačí mít zaškrtnuté pole Čtení.

   • Pokud chcete, aby kolega mohl šablonu i upravovat, zaškrtněte Zápis.

9. Dokončení: Klikněte na tlačítko Sdílet (nebo Uložit).

Důležité upozornění:

Kolegovi se nyní šablona začne zobrazovat ve stejném menu (Word šablony), ale bude ji mít v sekci Osobní šablony Wordu. Pokud by ji tam neviděl, doporučte mu aktualizovat stránku prohlížeče (klávesa F5).

Tip: Pokud sdílíte šablonu s celým týmem (např. "Obchodní oddělení"), automaticky k ní získají přístup i všichni noví kolegové, kteří do tohoto týmu v budoucnu přibudou.

2. Povýšení na systémovou šablonu (pro celou firmu)

Pokud chcete, aby šablonu viděli automaticky úplně všichni uživatelé, musí být nahraná jako Systémová šablona. K tomu obvykle potřebujete roli Správce systému nebo Úpravce systému. Takovou šablonu nám zašlete a my vám ji nastavíme jako systémovou.

Postup pro správce:

1. Jděte do Upřesnit nastavení (Advanced Settings) -> Nastavení -> Šablony -> Šablony dokumentů.

2. Zde uvidíte seznam všech globálních šablon. Klikněte na tlačítko Nahrát šablonu (Upload Template).

3. Vyberte soubor z počítače a nahrajte jej.

4. Security Roles: Pokud chcete šablonu omezit jen pro určité role (např. jen pro obchodníky), označte ji v tomto seznamu a klikněte na Povolit bezpečnostní role (Enable Security Roles). Zde můžete vybrat, které role šablonu uvidí.

3. Proč kolegové šablonu nevidí? (Rychlý checklist)

I když šablonu nasdílíte, může se stát, že ji kolega neuvidí. Zkontrolujte tyto 3 věci:

• Oprávnění v roli: Uživatel musí mít ve své bezpečnostní roli (Security Role) na kartě Správa podniku (Business Management) povolené čtení pro entitu Šablona dokumentu (Document Template) pro systémové šablony nebo Osobní šablona dokumentu (Personal Document Template) pro ty sdílené.

• Špatná entita: Ujistěte se, že se kolega dívá na správný typ záznamu. Šablona vytvořená pro Nabídku se nikdy nezobrazí na kartě Kontaktu.

• Stav šablony: Šablona musí být ve stavu Aktivní. V seznamu šablon v nastavení můžete šablonu případně aktivovat/deaktivovat.