VIDEO: Časová osa pro správu aktivit

NÁVOD: Časová osa pro správu aktivit

Časová osa aktivit je klíčová funkce Bohemia CRM, která vám umožňuje efektivně spravovat a sledovat veškeré interakce s klienty a partnery. Nachází se u mnoha záznamů v systému a poskytuje ucelený přehled o historii a plánovaných krocích.

Typy aktivit

Na časové ose můžete evidovat následující typy aktivit:

1. Poznámky

2. Úkoly

3. Schůzky

4. E-maily

5. Telefonní hovory

6. Dopisy/Pošta

Vytvoření nové aktivity

1. Najděte časovou osu u příslušného záznamu v CRM.

2. Klikněte na ikonu "plus" v záhlaví časové osy.

3. Vyberte typ aktivity, kterou chcete přidat.

Detailní popis aktivit

Poznámka

• Účel: Zaznamenání textových informací k záznamu

• Funkce: Možnost přiložit soubor

Úkol

• Účel: Přidání úkolu na záznam

• Funkce:

  • Možnost delegovat úkol jinému členu týmu

  • Synchronizace s Outlookem (ToDo)

Schůzka

• Účel: Plánování schůzek ohledně záznamu

• Funkce:

  • Určení účastníků, místa a času

  • Možnost nastavení online schůzky přes Teams

  • Synchronizace s Outlookem (Události)

Telefonní hovory

• Účel: Evidence příchozích a odchozích hovorů

• Funkce:

  • Zaznamenání detailů hovoru (s kým, o čem)

  • Možnost uložení telefonního čísla pro nové kontakty

E-maily

• Účel: Odesílání a správa e-mailů týkajících se záznamu

• Funkce:

  • Odesílání přímo z CRM

  • Evidence celého vlákna komunikace

  • Možnost připojení příloh, vkládání šablon a podpisů

  • Synchronizace s Outlookem

Dopis/Pošta

• Účel: Evidence přijaté a odeslané papírové pošty

• Funkce:

  • Určení adresáta/odesílatele

  • Možnost nahrání scanu dopisu jako přílohy

Práce s aktivitami

Tlačítka menu aktivit

• Uložit: Uložení změn v aktivitě

• Označit jako dokončené: Označení aktivity jako hotové

• Zkontrolovat přístup: Ověření, kdo má k záznamu přístup

• Uzavřít záznam: Uzavření aktivity jako dokončené nebo zrušené

• Odstranit: Odstranění aktivity

• Přiřadit: Změna odpovědného uživatele

• E-mailové funkce: Odpovědět, Odpovědět všem, Předat dál (pouze u e-mailů)

• Nastavení opakování: Možnost nastavit opakování (pouze u schůzek)

Vyhledávání a filtrování

1. Pro vyhledávání použijte pole "Prohledat časovou osu".

2. Pro filtrování využijte následující kritéria:

   • Typ záznamu

   • Typ aktivity

   • Stav aktivity

   • Důvod stavu aktivity

   • Termín

   • Datum úprav

Řazení časové osy

• Možnost řazení od nejnovějších nebo od nejstarších záznamů

Připnutí důležitých položek

• Důležité aktivity lze připnout pro snadnější přístup

Přehled všech aktivit

1. Otevřete menu "Všechny aktivity".

2. Zde najdete aktivity rozdělené na Úkoly, Schůzky a Poštu.

3. Využijte zobrazení "Moje" pro filtraci aktivit týkajících se pouze vás.

Nástěnka "Moje práce"

1. V hlavním menu najděte položku "Moje práce".

2. Zde uvidíte přehled všech vašich aktuálních a plánovaných úkolů.

Tipy pro efektivní využití

• Pravidelně aktualizujte a kontrolujte své aktivity.

• Využívejte synchronizaci s Outlookem pro lepší přehled.

• Připínejte důležité položky pro rychlý přístup.

• Používejte filtrování pro snadnější orientaci v aktivitách.

Tímto způsobem můžete maximálně využít potenciál Časové osy aktivit v Bohemia CRM a zefektivnit tak svou práci s klienty a partnery.