Provizní modul eviduje realitu uhrazených/nárokovaných provizí od pojišťoven.

Modul neeviduje návrhy na změny pojistného od pojišťoven, které nemají datum úhrady/nároku.

Příprava importních souborů

Pro každý specifický export pojišťovny je potřeba mít vytvořený Excelovský soubor pro transformaci dat, který připraví data přesně pro importní Excel do CRM. Otevřete si proviznici/sjetinu od pojišťovny (nejčastěji csv) a zkopírujte její obsah do připraveného listu Proviznice. Poté na listu Transformace uvidíte upravená data vhodná pro import.

Získání importního Excelu do CRM

V CRM v tabulce Provize vyberte zobrazení "Provize – Import" a dejte hledat náhodný výraz, aby počet výsledků hledání byl nula. Nad prázdnými výsledky vyberte v menu tlačítko "Exportovat do aplikace Excel".

Vložení transformovaných dat do importního souboru

Na listu Transformace označte a zkopírujte jen řádky a sloupce s daty (bez hlaviček sloupců) a vložte pomocí Vložit jen hodnoty do importního souboru. A uložte změny importního souboru.

Import provizí

V CRM tabulce Provize vyberte v menu tlačítko "Importovat z Excelu". V dalším kroku připojte soubor a vyberte kdo má být u importovaných řádků Vlastníkem (kdo je do CRM vložil). Poté spusťte import a klikněte na Sledovat průběh, kde uvidíte, zdali import proběhl v pořádku, případně které řádky se nepodařilo z jakého důvodu importovat.

Párování provizí ke smlouvám

V tabulce Provize jděte do zobrazení Provize – Aktivní označte naimportované provize se statusem Nová. Poté párování ke smlouvám spustíte z menu Tok a vyberete tok Provize – Přiřazení ke smlouvám a spusťte jej. Tok běží pro každou provizi samostatně a stačí za 15s dát nad tabulkou provizí z menu Aktualizovat, a ihned podle změny sloupce Status uvidíte, která provize se úspěšně napárovala a ke které v CRM neexistuje smlouva. Pokud přidáte neexistující smlouvy dodatečně, můžete poté Provize pomocí toku dopárovat.

Aktualizace Smlouvy z Provize

Úspěšně napárovaná provize aktualizuje na smlouvě Pojistné a původní pojistné uloží do poznámky na časové ose. Dále uloží Datum storna a dle datumu úhrady vyplní datum poslední aktualizace pojistného. Dále se dynamicky počítá počet dní od aktualizace pojistného. Podle všech těchto údajů lze smlouvy v zobrazeních filtrovat nebo řídit logiku práce s nimi. Na smlouvě se také počítá souhrn napárovaných provizí, a jednotlivé provize napárované ke smlouvě si lze zobrazit na smlouvě přes Související > Provize.

Zobrazení ukončených smluv k deaktivaci

V menu Smlouvy a vybráním zobrazení "Smlouvy - Stornované dle provizních sestav" vidíte aktivní smlouvy, které z provizí obdržely datum storna. Tyto smlouvy stačí po kontrole označit a hromadně deaktivovat.

1. Práce s návrhy a neuhrazenými smlouvami

Provizní modul pracuje pouze s provizemi za skutečně uhrazené pojistné.

• Návrhy smluv: Modul nepracuje se smlouvami, které ještě nejsou uzavřené, protože ty nemají žádnou finanční historii.

• Neuhrazené platby: Pokud smlouva nemá záznam o úhradě, modul ji při importu ignoruje. To znamená, že modul nezobrazuje provize, které by teprve vznikly, a nezpůsobuje žádné „falešné“ aktualizace.

2. Zpracování dokumentů a zakládání smluv

Modul vyžaduje specifický formát dat a manuální zásah, pokud něco chybí.

• Nepodporuje PDF: Pokud pojišťovna posílá výpisy pouze v PDF, modul je neumí zpracovat. Data musí být v Excelu nebo CSV.

• Nevytváří nové smlouvy automaticky: Pokud systém narazí na provizi, ke které smlouva v CRM neexistuje, smlouva se nevytvoří sama. Uživatel ji musí dohledat v externím systému a ručně založit v CRM.

3. Univerzální import bez přípravy

Data od pojišťoven nejsou vždy ve formátu, kterému CRM rozumí, proto modul nenabízí „jediný klik“ pro import.

• Vždy je nutná předchozí transformace v Excelu, aby se sjednotily formáty částek, dat a identifikátorů.

• To zajišťuje, že import proběhne bez chyb a systém správně přiřadí provize ke smlouvám.

4. Co modul nenahrazuje

Provizní modul není plnohodnotný analytický nástroj ani kompletní systém pro správu smluv.

• Nemá pokročilé reporty ani grafy.

• Nevytváří nové smlouvy.

• Neřeší návrhy ani neuhrazené smlouvy.

• Neprovádí automatické napojení na pojišťovny.