Menu > oblast Realizace a Servis > Zakázky

Vytvoření Zakázky

Vytvoření zakázky přes tlačítko „+ Nový“

Otevře se formulář, kde vyplníme Název zakázky, typ zakázky (servis, revize, kontrola, realizace, školení),  Klienta, Kontaktní osobu, adresu, popis, předběžnou cenu a termín, a další údaje.

Stiskneme „Uložit“, čímž data zapíšeme do databáze.

Po uložení se nám otevře pole pro přiřazení hlavní odpovědné osoby a dalších členů realizačního týmu.

Níže v oblasti „Související záznamy“ vidíme z jakého obchodního případy nebo objednávky Zakázka vznikla.

Oblast „Časová osa“ – zde vidíme naplánované aktivity na zakázce a již dokončené aktivity a poznámky.

Oblast s detailními informacemi o klientovi, kontaktní osobě a zařízení.

Oblast Dokumenty pro nahrání souvisejících dokumentů a souborů.

Záložka Zakázkový list

Vidíme zde oblasti pro Zadání zakázky (popis), Rozsah provedené práce, Termíny zahájení a dokončení.

Dále jsou pole pro podpis Klienta a Realizující osoby, čímž obě strany potvrdí, že vše proběhlo a že zápisy sedí.

Záložka Související

Zde vidíme související záznamy s touto zakázkou, jako Aktivity, Dokumenty, Propojení, Nabídky/Objednávky a Zařízení, které lze detailně zobrazit i s grafy.

Proces Zakázky

V horní části se zobrazuje upravitelný Proces, který hlídá postup, aby se na žádný krok nezapomnělo a vždy se vědělo co následuje.

Fáze „Nová“ – Vyplnění údajů o Zakázce

Fáze „Plánování“ – Vyřešení termínů a přiřazení realizačního týmu

Fáze „Materiál“ – Objednávka a doručení materiálu pro zakázku

Fáze „Realizace“ – Průběh realizace, zakázkové listy a protokoly

Fáze „Fakturace“ – Vyřešení fakturace v objednávce a úhrady.

Vytvoření Zakázky z karty Klienta

Možným postupem u dlouhodobých klientů je vytváření Zakázek přímo z karty daného Klienta. Díky tomu bude zakázka napojena na jednání s klientem v případu.

Na detailu Klienta na záložce Souhrn v oblasti Zakázky klikneme na tři tečky a vybereme „Nová položka Zakázka“. Nebo na záložce Zakázky obsahující seznam zakázek souvisejících s Klientem klikneme na „Nová položka Zakázka“. Tím se také zamezí vzniku duplicitních zakázek vytvářených různými členy týmu.

Velkou výhodou vytváření Zakázek z karty Klienta je předvyplnění Klienta a Kontaktní osoby. To značně urychlí vytváření nabídek a sníží chybovost.

Vytvoření Zakázky z Nabídek a Objednávek

Ověřeným postupem je vytváření Zakázek přes Nabídky a Objednávky, aby se nám údaje předvyplnily údaji Klienta a dané Objednávky.

V Nabídkách a Objednávkách na záložce Souhrn v oblasti Zakázky klikneme na tři tečky a vybereme „Nová položka Zakázka“. Nebo na záložce Zakázky obsahující seznam zakázek souvisejících s Nabídkou či Objednávkou klikneme na „Nová položka Zakázka“. Tím se také zamezí vzniku duplicitních Zakázek vytvářených různými členy týmu.

Velkou výhodou vytváření Zakázek z Nabídek a Objednávek je předvyplnění některých údajů. To urychluje vytváření Zakázek a udržuje provázanost dat k pozdější fakturaci a historii zakázek v systému.

Generování dokumentů ze Zakázek

V menu  „Šablony Wordu“ vyberete šablonu a automaticky začne stahování Word souboru s vyplněnými daty ze Zakázky. Lze to využít na tisk Zakázkových listů nebo předpřipravených protokolů.

U každé zakázky lze evidovat pracovní úkony na jednotlivých zařízeních a stavy jendotlivých úkonů.

Tyto úkony poté vytvářejí servisní historii úkonů na daném zařízení.

Dále se u úkonů eviduje kdo jej dělal, jak dlouho, a s jakým výsledkem.

Kroky pro vytvoření kopie pracovního úkonu v zakázce:

1. označte úkony ke zkopírování

2. klikněte na mřížce úkonů na tři tečky

3. vyberte možnost Toky

4. vyberte tok "Úkon - Vytvořit kopii"

5. potvrďte spuštění automatitace

6. automatizace běží cca 10s

7. aktualizujte formulář zakázky

8. kopírované úkony budou mít v názvu navíc KOPIE

Kroky pro hromadné přidání úkonů na zařízeních do zakázky:

1. na detailu zakázky si zkopírujte kód zakázky, do které se budou zařízení přidávat

2. vyfiltrujte si v seznamu zařízení nebo na detailu klienta v záložce Zařízení, a vyberte zatrhávátkem ta zařízení, která chcete do zakázky přidat

3. klikněte v menu na tři tečky a zvolte možnost Toky

4. vyberte tok "Zařízení - Přidat do Zakázky jako úkony"

5. v nastavení toku zadejte zkopírovaný kód zakázky a případný prefix úkonů (předponu - například revize, servis, kontrola, apod.) a spusťte tok

6. automatizovaný tok běží cca 10s

7. poté se vraťte to zakázky a pracovní úkony tam budou již vytvořeny