DRUHY VÝPISŮ ZÁZNAMŮ

Všechny druhy výpisu záznamů jsou responzivní, takže se přizpůsobují velikosti obrazovky. Pokud je okno prohlížeče užší a všechny možnosti nabídek se nevejdou, tak se přebytečné skryjí pod tři tečky ...

• Hlavní mřížka - Výpis záznamů na celé okno

• Podmřížka - Výpis záznamů uvnitř formuláře

• Související záznamy - Výpis záznamů přidružených k danému záznamu

• Upravitelná mřížka - Údaje k záznamům lze upravovat přímo ve výpisu Záznamů

Popis jednotlivých funkcí na liště:

VIDITELNÉ JEN V DETAILU ZÁZNAMU

• Zpět - Po dokončení práce s detailní kartou Záznamu můžete přejít zpět na předchozí stránku pomocí Uložit a zavřít nebo tlačítka Zpět. Viditelné v detailu Záznamu.

• Otevření sady záznamů - rychlé procházení sady Záznamů z předchozího filtru na seznamu Záznamů. Viditelné v detailu Záznamu.

• Otevření do nového okna - otevře Záznam do nového okna prohlížeče. Viditelné v detailu Záznamu.

• Uložit - uloží změny

• Uložit a zavřít - uloží změny a vrátí vás na předchozí stránku, než jste přišli na detail Záznamu

• Propojit - propojí Záznam s libovolným Záznamem, a danému propojení se určí název. Slouží k ukládání dodatečných souvislostí.

• Proces - slouží k přepnutí procesu (pracovního postupu) nad Záznamem

• Šablony Wordu - export dat Záznamu do předpřipravených šablon. Šablony mohou být osobní nebo veřejné pro všechny uživatele CRM.

• Zkontrolovat přístup  - kontrola, jaký máte k záznamu přístup, a jaký přístup mají vaši kolegové

VIDITELNÉ V DETALU ZÁZNAMU I VÝPISU ZÁZNAMŮ S MOŽNOSTÍ POUŽITÍ PRO VÍCE ŘÁDKŮ ZÁROVEŇ

• Nová - založení nového Záznamu

• Deaktivovat - zařadí Záznam do Deaktivovaných Záznamů. Jedná se o "smazání", takzvaně zneaktivnění, kde se k položkám lze vrátit.

• Aktivovat - zařadí Záznam do Aktivovaných Záznamů. 

• Odeslat e-mailem odkaz - Vytvoří v Outlooku e-mail s odkazy na vybrané záznamy, které můžete poslat kolegům.

• Vizualizovat toto zobrazení - vizualizace aktuálně vyfiltrovaných dat pomocí Power BI s možností nastavení filtrů a typů grafů

• Odstranit - smaže Záznam na trvalo bez možnosti obnovy. Používejte velmi opatrně.

• Aktualizovat - znovu načte aktuální formulář Záznamu s aktualizovanými daty

• Odeslat přímý email - Odeslání hromadného emailu z šablony vybraným Klientům nebo Kontaktním osobám. Viditelné jen na záznamech Klientů a Kontaktních osob.

• Přiřadit - přiřazení Záznam jinému uživateli, než kterému je aktuálně přiřazen

• Sdílet - Udělení práv k úpravám a zobrazení Záznamu dalšími kolegy, pokud práva k zobrazení či úpravám nemají.

• Odeslat e-mailem odkaz - Připraví email s odkazy na Záznamy pro odeslání kolegům

• Tok - slouží ke spuštění automatizací nad Záznamem (Power Automate toky)

VIDITELNÉ JEN NAD SEZNAMY ZÁZNAMŮ

• Zobrazit graf - zobrazí panel s grafy k daným Záznamům. Mezi grafy lze přepínat a nebo pomocí kliknutí na položky grafu filtrovat výpis záznamů.

• Uložit jako - výběr druhu komponenty pro zobrazení daného výpisu záznamů. Zde může být například přepnutí na kalendářové zobrazení.

• Sloučit - sloučení duplicitně zadaných Klientů, které je viditelné jen nad seznamem Klientů

• Exportovat do aplikace Excel - Export do Excelu pro další úpravy, případně pro nahrání dat zpět. Nebo úprava dat v Excelu online.

• Importovat z Excelu - Import z upraveného Excel  souboru nebo CSV

Časová osa aktivit je klíčová funkce Bohemia CRM, která vám umožňuje efektivně spravovat a sledovat veškeré interakce s klienty a partnery. Nachází se u mnoha záznamů v systému a poskytuje ucelený přehled o historii a plánovaných krocích.

Typy aktivit

Na časové ose můžete evidovat následující typy aktivit:

1. Poznámky

2. Úkoly

3. Schůzky

4. E-maily

5. Telefonní hovory

6. Dopisy/Pošta

Vytvoření nové aktivity

1. Najděte časovou osu u příslušného záznamu v CRM.

2. Klikněte na ikonu "plus" v záhlaví časové osy.

3. Vyberte typ aktivity, kterou chcete přidat.

Detailní popis aktivit

Poznámka

• Účel: Zaznamenání textových informací k záznamu

• Funkce: Možnost přiložit soubor

Úkol

• Účel: Přidání úkolu na záznam

• Funkce:

  • Možnost delegovat úkol jinému členu týmu

  • Synchronizace s Outlookem (ToDo)

Schůzka

• Účel: Plánování schůzek ohledně záznamu

• Funkce:

  • Určení účastníků, místa a času

  • Možnost nastavení online schůzky přes Teams

  • Synchronizace s Outlookem (Události)

Telefonní hovory

• Účel: Evidence příchozích a odchozích hovorů

• Funkce:

  • Zaznamenání detailů hovoru (s kým, o čem)

  • Možnost uložení telefonního čísla pro nové kontakty

E-maily

• Účel: Odesílání a správa e-mailů týkajících se záznamu

• Funkce:

  • Odesílání přímo z CRM

  • Evidence celého vlákna komunikace

  • Možnost připojení příloh, vkládání šablon a podpisů

  • Synchronizace s Outlookem

Dopis/Pošta

• Účel: Evidence přijaté a odeslané papírové pošty

• Funkce:

  • Určení adresáta/odesílatele

  • Možnost nahrání scanu dopisu jako přílohy

Práce s aktivitami

Tlačítka menu aktivit

• Uložit: Uložení změn v aktivitě

• Označit jako dokončené: Označení aktivity jako hotové

• Zkontrolovat přístup: Ověření, kdo má k záznamu přístup

• Uzavřít záznam: Uzavření aktivity jako dokončené nebo zrušené

• Odstranit: Odstranění aktivity

• Přiřadit: Změna odpovědného uživatele

• E-mailové funkce: Odpovědět, Odpovědět všem, Předat dál (pouze u e-mailů)

• Nastavení opakování: Možnost nastavit opakování (pouze u schůzek)

Vyhledávání a filtrování

1. Pro vyhledávání použijte pole "Prohledat časovou osu".

2. Pro filtrování využijte následující kritéria:

   • Typ záznamu

   • Typ aktivity

   • Stav aktivity

   • Důvod stavu aktivity

   • Termín

   • Datum úprav

Řazení časové osy

• Možnost řazení od nejnovějších nebo od nejstarších záznamů

Připnutí důležitých položek

• Důležité aktivity lze připnout pro snadnější přístup

Přehled všech aktivit

1. Otevřete menu "Všechny aktivity".

2. Zde najdete aktivity rozdělené na Úkoly, Schůzky a Poštu.

3. Využijte zobrazení "Moje" pro filtraci aktivit týkajících se pouze vás.

Nástěnka "Moje práce"

1. V hlavním menu najděte položku "Moje práce".

2. Zde uvidíte přehled všech vašich aktuálních a plánovaných úkolů.

Tipy pro efektivní využití

• Pravidelně aktualizujte a kontrolujte své aktivity.

• Využívejte synchronizaci s Outlookem pro lepší přehled.

• Připínejte důležité položky pro rychlý přístup.

• Používejte filtrování pro snadnější orientaci v aktivitách.

Tímto způsobem můžete maximálně využít potenciál Časové osy aktivit v Bohemia CRM a zefektivnit tak svou práci s klienty a partnery.