Blog Bohemia CRM

Rozhodování založené na intuici může fungovat u malých projektů nebo v začátcích podnikání. Jakmile se však obchodní tým rozroste o další členy a portfolio klientů se začne počítat na stovky, stává se z „pocitového řízení“ hazard. Peter Drucker kdysi pronesl slavnou větu: „Co neměřím, to neřídím.“ V kontextu českého B2B obchodu je tato myšlenka aktuálnější než kdy dříve. Bez jasně definovaných metrik (KPI) se manažer stává pouhým divákem, který doufá, že na konci měsíce „něco spadne“.

Skutečné řízení začíná v momentě, kdy přestanete doufat a začnete vědět.

Základní obchodní KPI: Co skutečně musíte sledovat

Mnoho firem chybuje v tom, že sleduje buď všechno, nebo nic. Přehlcení daty je stejně nebezpečné jako jejich nedostatek. Pro efektivní řízení obchodního oddělení je klíčové zaměřit se na metriky, které reálně ovlivňují cash flow a budoucí vývoj firmy.

1. Objem a zdraví obchodní pipeline

Celková hodnota otevřených příležitostí je základní číslo, ale samo o sobě nestačí. Je nutné sledovat vážený objem pipeline (hodnota příležitosti × pravděpodobnost uzavření). Zde se často láme chleba – pokud obchodníci stanovují pravděpodobnost pocitově, je predikce k ničemu.

Je nezbytné mít definované pracovní procesy. Systém musí obchodníka vést krok za krokem. Pokud v nástroji Bohemia CRM, který je postaven na platformě Model Driven Power Apps, nastavíte vizuální proces obchodního případu, máte jistotu, že příležitost se neposune do další fáze (a tím se jí nezvýší procentuální pravděpodobnost), dokud nejsou splněny objektivní podmínky. Tím eliminujete lidský optimismus a získáváte reálný obraz budoucích tržeb.

2. Konverzní poměr (Win Rate)

Kolik poptávek skutečně proměníte v zákazníky? Sledování konverzního poměru v jednotlivých fázích obchodu vám ukáže úzká hrdla. Ztrácíte klienty hned po prvním kontaktu, nebo až při cenové nabídce?

3. Aktivita vs. Výsledek

Počet telefonátů a schůzek je indikátorem pracovitosti, nikoliv úspěchu. Moderní řízení vyžaduje sledovat korelaci mezi aktivitou a uzavřeným obchodem. Pokud obchodník A potřebuje 10 schůzek na jeden deal a obchodník B pouze 3, je třeba analyzovat proč, nikoliv nutit obchodníka B do deseti schůzek.

K tomu je ale potřeba mít data zaznamenaná. A zde narážíme na největší překážku: neochotu obchodníků data zadávat.

Technologický ekosystém jako klíč k datům

Pokud nutíte obchodníky přepisovat data z e-mailů do externího, složitého systému, nikdy nebudete mít přesná čísla. Data budou nekompletní a zpožděná. Řešením, které se na českém trhu osvědčuje, je využití prostředí, ve kterém obchodníci tráví 90 % svého času – Microsoft 365.

Nástroje jako Bohemia CRM tuto bariéru odstraňují tím, že jsou technicky integrovány přímo do tohoto ekosystému.

• Outlook jako vstupní brána: Díky propojení nemusí obchodník odcházet z e-mailového klienta. Poptávku nebo komunikaci uloží do CRM přímo z Outlooku na jedno kliknutí.

• Teams pro spolupráci: Informace o zákaznících a obchodech jsou dostupné přímo v Teams, což zrychluje interní komunikaci nad konkrétními případy bez nutnosti „přeposílání screenshotů“.

• SharePoint pro dokumenty: Smlouvy a nabídky nejsou ztracené na lokálních discích, ale strukturovaně uložené na SharePointu s vazbou na konkrétní firmu či příležitost v CRM.

Standardizace procesu (Business Process Flows)

Měřit lze pouze to, co je standardizované. Využití řešení typu Bohemia CRM Professional umožňuje definovat striktní, ale návodné procesy. Díky technologii Power Apps vidí obchodník v horní části obrazovky „cestu“, kterou musí se zákazníkem projít.

Manažer tak na jedno kliknutí vidí nejen to, v jaké fázi se obchod nachází, ale i jak dlouho v ní „visí“. To je signál k zásahu. Pokud obchod stojí ve fázi „Nabídka odeslána“ déle než 14 dní bez aktivity, systém na to upozorní. To je rozdíl mezi pasivním reportingem a aktivním řízením.

Závěr: Data přinášejí klid

Zavedení správných KPI a jejich sledování v přirozeném prostředí Microsoft 365 přináší do firmy jednu zásadní věc – klid. Přestanete se dohadovat o tom, co kdo dělal, a začnete řešit, jak obchod posunout dál. Když odstraníte administrativní bariéry a propojíte Outlook s CRM logikou, získáte data, kterým můžete věřit. A teprve pak můžete skutečně řídit.

Představte si typický den obchodního zástupce v České republice. Ráno porada, pak přesun autem za klientem, hledání parkování, jednání, rychlý oběd na pumpě a další schůzka. V tomto kolotoči se často stává, že administrativa dostává nejnižší prioritu. Výsledkem jsou večery strávené přepisováním poznámek z diáře do počítače nebo, v horším případě, ztracená data a zapomenuté úkoly. Moderní technologie však tento narativ zásadně mění. Klíčem není pracovat více, ale využívat nástroje, které máte doslova po ruce.

Konec dvojí práce s daty

Tradiční pojetí CRM systémů často naráželo na bariéru použitelnosti v mobilních zařízeních. Aplikace byly osekané, pomalé nebo vyžadovaly složité VPN připojení. Současný trend, který diktuje platforma Microsoft 365, jde opačným směrem.

Díky technologii Model Driven Power Apps získává uživatel do svého telefonu plnohodnotné rozhraní, které se pouze vizuálně přizpůsobí menší obrazovce, ale funkčně zůstává identické s desktopovou verzí. To znamená, že obchodník má přístup ke stejným datům, procesům a dokumentům, ať už sedí v kanceláři v Praze, nebo čeká na klienta v Brně.

Ekosystém, který pracuje pro vás

Síla řešení, jakým je Bohemia CRM, spočívá v hluboké integraci do ekosystému, který většina českých firem již používá. Nejedná se o izolovaný ostrov dat.

• Outlook a Teams v mobilu: CRM je přímo propojeno s vaší komunikací. E-maily od klienta vidíte na jeho kartě v aplikaci, schůzky z kalendáře se automaticky propisují do historie aktivit.

• SharePoint jako úložiště: Potřebujete před schůzkou nahlédnout do smlouvy nebo technické dokumentace? Díky propojení na SharePoint otevřete jakýkoliv dokument přímo z karty zákazníka v mobilu, aniž byste museli složitě prohledávat firemní server.

Od vizitky k objednávce v řádu sekund

Praxe v terénu vyžaduje rychlost. Bohemia CRM využívá nativní funkce mobilních telefonů k urychlení rutinních činností, které dříve zabíraly desítky minut.

1. Skenování vizitek: Místo ručního přepisování údajů stačí namířit fotoaparát telefonu na vizitku. Systém pomocí umělé inteligence rozpozná text a automaticky vytvoří kontakt v databázi se správně přiřazeným jménem, firmou i telefonem.

2. Diktování poznámek: Psaní dlouhých zápisů na dotykové klávesnici je nepohodlné. Moderní aplikace umožňují využít převod hlasu na text. Ihned po schůzce nadiktujete dojmy a úkoly, které se uloží jako textová poznámka k obchodnímu případu.

3. Okamžitá automatizace: Dokončili jste schůzku a v aplikaci změnili stav příležitosti? Na pozadí se může spustit automatický proces (flow), který informuje kolegy v Teams nebo odešle klientovi děkovný e-mail.

Bezpečnost a dostupnost dat

Častou obavou při práci z mobilu je bezpečnost a dostupnost internetu. Jelikož je řešení postaveno na cloudu Microsoftu, podléhá nejvyšším bezpečnostním standardům včetně dvoufaktorového ověřování. Aplikace navíc počítá s realitou pokrytí signálem v ČR – umožňuje práci v režimu offline, kdy si data uložíte do mezipaměti a systém je synchronizuje, jakmile se telefon znovu připojí k síti.

Mít kancelář v kapse není jen fráze. Je to strategická výhoda, která umožňuje obchodníkům soustředit se na to podstatné – budování vztahů se zákazníky – místo na večerní administrativu.

Mnoho českých firem stále bojuje s nešvarem, který brzdí jejich obchodní oddělení a zanáší databáze balastem. Všechny kontakty – od náhodné vizitky z veletrhu v Brně až po klíčového odběratele s milionovým obratem – hází do jednoho pytle. Výsledkem je nepřehledný seznam v Excelu nebo Outlooku, kde se míchají nadějné příležitosti s mrtvými dušemi. Řešení přitom spočívá v disciplinovaném rozdělení databáze na dvě kategorie: Potenciální zákazníky (Leads) a Klienty (Accounts/Contacts).

Co je Lead a proč si nezaslouží být Klientem

V terminologii moderního řízení vztahů se zákazníky je Lead (česky nejčastěji Potenciální zákazník) pouze neověřený zájem. Je to vizitka, e-mail z webového formuláře nebo tip z LinkedInu. V této fázi ještě nevíte, zda má firma o vaše služby skutečný zájem, zda má rozpočet, nebo zda vůbec existuje průnik s vaší nabídkou.

Pokud tyto „nástřely“ importujete přímo mezi své stálé partnery, okamžitě si znehodnotíte databázi. Obchodníci pak ztrácejí čas filtrováním relevantních kontaktů a marketingová oddělení posílají newslettery na adresy, které o ně nestojí.

Proces kvalifikace: Síto, které oddělí zrno od plev

Klíčem k efektivitě je proces zvaný kvalifikace. V tomto bodě vstupuje do hry robustní systém, jakým je Bohemia CRM. Ten je postaven na technologii Model Driven Power Apps a využívá logiku, která obchodníka nutí s těmito dvěma entitami pracovat odděleně.

Jak to vypadá v praxi v českém prostředí?

1. Sběr Leadů: Lead dorazí do systému. Díky integraci s Microsoft Outlook jej může obchodník založit přímo z příchozího e-mailu bez nutnosti překlikávat do jiného okna.

2. Práce s Leadem: Obchodník ověřuje potenciál. Volá, píše, zjišťuje potřeby. V této fázi se data nikde nemíchají s vašimi fakturačními kontakty.

3. Rozhodnutí:

   • Diskwalifikace: Pokud se ukáže, že zájem není, Lead se uzavře jako „Ztracený“. Zůstává v historii pro případ budoucího kontaktu, ale nepřekáží v aktivních pohledech.

   • Kvalifikace: Pokud je zájem reálný, jedním kliknutím v Bohemia CRM dojde k transformaci. Systém automaticky vytvoří tři záznamy: Obchodní vztah (Firma), Kontakt (Osoba) a Obchodní případ (Příležitost).

Ekosystém Microsoft 365 jako konkurenční výhoda

Oddělení Leadů a Klientů není jen o pořádku v tabulkách. Je to o efektivním využití nástrojů, které už pravděpodobně platíte. Jakmile se z Leadu stane Klient v prostředí Bohemia CRM, otevírají se další možnosti ekosystému Microsoft 365:

• SharePoint: Ke kartě Klienta se automaticky naváže dokumentové úložiště. Smlouvy, nabídky a technická dokumentace jsou tak dostupné všem oprávněným osobám na jednom místě, nikoliv roztroušené po lokálních discích.

• Microsoft Teams: Nad konkrétním velkým Obchodním případem můžete zahájit spolupráci v Teams, kde má celý tým kontext a historii komunikace ihned po ruce.

Proč to dělat správně?

Striktní oddělení těchto fází přináší firmě klid a přehled. Obchodní ředitel vidí v reportech reálnou pipeline (kolik máme rozjednaných obchodů) odděleně od marketingového trychtýře (kolik máme nových vizitek).

Díky Bohemia CRM a jeho nativním pracovním procesům zajistíte, že se vaše databáze Klientů stane zlatým dolem – čistým, aktuálním a připraveným pro upsell – zatímco „pískoviště“ s Leady slouží pro agresivní akvizici bez rizika zanesení nepořádku do účetních a provozních dat.

Lidská paměť není stavěná na udržení stovek otevřených obchodních případů v aktivním režimu. Jakmile obchodník spoléhá pouze na svou hlavu nebo nepřehledné tabulky, nastupuje kognitivní zkreslení, které nás nenápadně nutí odkládat to nejdůležitější – následnou péči neboli follow-up. Úspěch v obchodě přitom neleží v prvním kontaktu, ale v disciplinovaném „dotahování“.

Efekt Zeigarnikové a obchodní paralýza

V psychologii existuje fenomén zvaný efekt Zeigarnikové. Ten říká, že si lidé lépe pamatují nedokončené úkoly než ty dokončené. Nedokončený úkol vytváří v mozku mentální napětí. V malém množství toto napětí motivuje. Pokud má ale obchodník rozjednaných padesát poptávek a u žádné není jasný další krok, mentální napětí se mění v úzkost a paralýzu.

Výsledek? Obchodník podvědomě sabotuje follow-up, protože se vyhýbá konfrontaci s nepřehlednou masou povinností. Místo zavolání klientovi raději „ladí“ excelovou tabulku.

Tření v procesu zabíjí konverze

Druhým psychologickým faktorem je „tření“ (friction). Každá milisekunda a každé kliknutí navíc, které musí obchodník udělat, aby našel telefonní číslo, historii komunikace nebo poslední nabídku, snižuje pravděpodobnost, že k akvizici dojde. Pokud musíte otevřít e-mail, pak složku na disku pro nabídku a následně telefon, mozek to vyhodnotí jako energeticky náročnou operaci.

Řešení není v tom „víc se snažit“, ale v odstranění bariér pomocí ekosystému, který uživatel důvěrně zná.

Integrace jako lék na prokrastinaci

Moderní nástroje pro řízení vztahů se zákazníky musí fungovat jako externí paměť, která eliminuje nutnost přepínání kontextu. Právě zde se ukazuje síla řešení Bohemia CRM, které je postavené přímo na technologii Model Driven Power Apps. Díky tomu nejde o cizí aplikaci, kterou se musíte učit, ale o přirozenou nadstavbu prostředí Microsoft 365.

Jak to vypadá v praxi při eliminaci psychologických bariér?

• Konec hledání v e-mailech: Díky propojení s Outlookem vidí obchodník veškerou historii komunikace přímo u kontaktu nebo obchodního případu. Nemusí pátrat v doručené poště, zda klient odepsal. Odstranění nejistoty zvyšuje ochotu k akci.

• Dokumenty tam, kde mají být: Nabídky a smlouvy nejsou na ploše počítače, ale díky integraci SharePoint jsou uloženy přímo na kartě klienta. Během hovoru tak máte vše na jedno kliknutí, což dodává obchodníkovi klid a sebevědomí.

• Spolupráce bez šumu: Pokud je potřeba konzultace s kolegou, není nutné přeposílat e-maily. Integrace s Microsoft Teams umožňuje řešit obchodní případy konverzačně nad konkrétními záznamy.

Automatizace procesu rozhodování

Největším nepřítelem follow-upu je otázka: „Co mám teď udělat?“ Pokud musí obchodník vymýšlet další krok, často neudělá nic.

Bohemia CRM Professional využívá řízené pracovní procesy (Business Process Flows). Systém vizuálně vede uživatele fázemi obchodu – od kvalifikace přes nabídku až po uzavření. Systém sám napovídá, jaké údaje je třeba doplnit a jaký je logický další krok. Tím se snižuje kognitivní zátěž obchodníka. Ten se může soustředit na budování vztahu a psychologii prodeje, zatímco administrativní proces „drží“ technologie.

Závěr: Systém, který pracuje pro vás

Úspěšný follow-up není o talentu, ale o konzistenci. Pokud odstraníte technologické překážky a integrujete CRM přímo do nástrojů, které denně používáte (Outlook, Teams), přestanete ztrácet energii na administrativu. Bohemia CRM v tomto kontextu funguje jako stabilní páteř obchodu, která díky technologii Power Apps zajišťuje, že se žádný obchodní případ neztratí v propadlišti dějin jen proto, že někdo zapomněl.

Když má obchodník čistou hlavu a jasný proces, výsledky se dostaví samy.

Rozhodování na základě intuice („obchodníkům to asi jde dobře“) je luxus, který si většina českých firem již nemůže dovolit. Pokud jako obchodní ředitel nebo jednatel nemáte okamžitý přehled o tom, v jaké fázi se nacházejí klíčové zakázky, řídíte firmu se zavázanýma očima. Staré manažerské pravidlo říká jasně: Co neměřím, to neřídím.

Problémem však často není nedostatek dat, ale jejich roztříštěnost. Část informací leží v e-mailových schránkách obchodníků, část v excelovských tabulkách na lokálních discích a zbytek v poznámkových blocích.

Základní obchodní KPI, která musíte sledovat

Aby měl reporting smysl, nesmí být pro obchodníky přítěží, ale vedlejším produktem jejich práce. Mezi naprosto klíčové ukazatele výkonnosti (KPI), které by měl moderní CRM systém automaticky vizualizovat, patří:

• Pipeline Coverage (Pokrytí plánu): Objem otevřených příležitostí vážený pravděpodobností uzavření versus prodejní cíl.

• Win Rate (Úspěšnost): Poměr vyhraných zakázek vůči všem uzavřeným příležitostem.

• Aktivita týmu: Počet schůzek, telefonátů a odeslaných nabídek (nikoliv pro micromanagement, ale pro identifikaci úzkých hrdel).

• Délka obchodního cyklu: Jak dlouho trvá průchod leadu od prvního kontaktu k podpisu smlouvy.

Tyto metriky vám nedají jen zpětné zrcátko, ale především predikci budoucího vývoje cashflow.

Ekosystém Microsoft 365 jako páteř obchodních procesů

Mnoho firem chybuje v tom, že zavádí CRM jako „další oddělený systém“, do kterého se nikomu nechce přihlašovat. Efektivní řešení musí žít tam, kde už vaši lidé pracují. Zde přichází na řadu Bohemia CRM, která je postavena na robustní technologii Model Driven Power Apps.

Díky této architektuře není CRM izolovaným ostrovem, ale přirozenou součástí ekosystému Microsoft 365. Co to znamená v praxi pro sběr dat a měření KPI?

1. Data z Outlooku bez přepisování

Většina obchodní komunikace se odehrává v Outlooku. Díky nativní integraci se e-maily a schůzky párují k obchodním případům automaticky nebo jedním kliknutím. Manažer tak vidí reálnou historii aktivit, aniž by obchodník musel cokoliv zdlouhavě vykazovat.

2. Dokumenty na SharePointu

Obchodní nabídky, smlouvy a technické specifikace nejsou poházené po plochách počítačů. Jsou uloženy ve struktuře SharePoint, která je přímo propojena s kartou zákazníka v CRM. Tím je zajištěna zastupitelnost a kontinuita – pokud jeden obchodník onemocní, data jsou okamžitě dostupná oprávněným kolegům.

3. Spolupráce v Teams

Konzultace nad složitějšími obchodními případy probíhají v prostředí Teams, přičemž kontext zůstává zachován v CRM záznamu.

Řízení procesu jako cesta k přesným číslům

Aby byla čísla v reportech validní, musí být proces prodeje standardizovaný. V Bohemia CRM Professional k tomu slouží nástroj pro řízení pracovních procesů (Business Process Flows). Tento nástroj vizuálně vede obchodníka jednotlivými fázemi obchodu:

1. Kvalifikace: Ověření potenciálu a potřeb zákazníka.

2. Návrh řešení: Příprava nabídky a technické specifikace.

3. Vyjednávání: Obchodní podmínky a finalizace.

4. Uzavření: Podpis smlouvy a předání k realizaci.

Systém může v každé fázi vyžadovat splnění určitých kroků (např. vložení IČO, nahrání nabídky), než dovolí posunout obchod dál. Tím se eliminuje „nepořádek“ v datech a manažerské reporty v Power BI nebo přímo v dashboardech aplikace zobrazují realitu, nikoliv přání.

Závěr: Od chaosu ke kontrole

Zavedení systému, který stojí na technologiích Microsoft a využívá sílu Power Apps, přináší do firmy jednu zásadní věc: klid. Klid pramenící z vědomí, že vaše rozhodnutí jsou podložena reálnými daty, nikoliv dohady. Když odstraníte administrativní bariéry a propojíte nástroje, které už používáte, získáte čas na to podstatné – rozvoj vašeho byznysu.

Vztah se zákazníkem je jedním z nejcennějších aktiv, které firma vlastní. Získat nového zákazníka je násobně dražší než si udržet toho stávajícího. Právě proto se loajalita stává klíčovým faktorem dlouhodobého úspěchu. Loajální zákazníci nejenže nakupují opakovaně, ale také vaši značku doporučují dále a jsou odolnější vůči konkurenčním nabídkám. Tato věrnost však nevzniká náhodou. Je výsledkem systematické, konzistentní a pozitivní zkušenosti, kterou zákazník s vaší firmou má.

Jako vývojáři Bohemia CRM, systému postaveného na moderní a bezpečné platformě Microsoft Power Apps, denně vidíme, jak správně nasazené technologie dokáží vztahy se zákazníky od základu proměnit. Customer Relationship Management (CRM) není pouhou databází kontaktů; je to strategický nástroj, který firmám poskytuje prostředky k aktivnímu budování a zpevňování zákaznické loajality. Pojďme se podrobně podívat, jak konkrétní funkce a principy CRM pomáhají vytvářet zákazníky, kteří se k vám budou rádi vracet.

1. Základem je dokonalý přehled – 360° pohled na zákazníka

Roztříštěné informace představují jedno z největších rizik pro konzistentní péči o klienta. Obchodník má poznámky v jednom souboru, zákaznická podpora řeší dotazy e-mailem a účetní oddělení eviduje faktury ve svém systému. Když pak zákazník zavolá, je téměř nemožné rychle získat úplný obraz o jeho historii. Musí opakovat své požadavky, což vede k frustraci a pocitu, že je pro firmu jen jedním z mnoha.

Bohemia CRM tento problém řeší vytvořením jednotného a centrálního zdroje pravdy.

• Centralizace dat: Veškeré informace o zákaznících (Klienti) a jejich zástupcích (Kontaktní osoby) jsou uloženy na jednom místě. Nejde jen o jméno a adresu. Systém eviduje kompletní historii obchodních případů, realizovaných zakázek, servisních požadavků, odeslaných nabídek i vystavených faktur.

• Časová osa komunikace: Klíčovou funkcí je přehledná časová osa, která chronologicky zaznamenává každou interakci – e-maily, telefonáty, schůzky i interní úkoly. Díky hluboké integraci s Microsoft 365 se například e-maily z Outlooku párují k zákazníkovi automaticky nebo na jedno kliknutí.

Přínos pro loajalitu: Každý oprávněný zaměstnanec, ať už z obchodu, marketingu či servisu, má okamžitě k dispozici kompletní kontext. Může tak navázat na předchozí konverzaci, zná produkty, které zákazník používá, a rozumí jeho potřebám. Zákazník se cítí být poznán a doceněn, což je první krok k budování pevného vztahu.

2. Personalizace, která dává smysl

Zákazníci jsou dnes zahlceni generickými marketingovými sděleními. Aby vaše komunikace uspěla, musí být relevantní a osobní. Posílat všem stejnou nabídku je neefektivní a může vést k odhlášení z newsletteru. Skutečná personalizace vychází z dat, která o zákaznících máte.

Bohemia CRM umožňuje přeměnit data v personalizovaný přístup.

• Segmentace zákazníků: Díky shromážděným údajům můžete zákazníky snadno segmentovat podle nákupní historie, oboru činnosti, velikosti firmy nebo třeba fáze obchodního cyklu. Každému segmentu pak můžete přizpůsobit komunikaci na míru.

• Cílené kampaně: Místo hromadného rozesílání můžete vytvořit kampaň zaměřenou na klienty, kterým za tři měsíce končí servisní smlouva, a proaktivně jim nabídnout její prodloužení za zvýhodněných podmínek.

• Šablony dokumentů: Příprava nabídek, smluv či objednávek je otázkou okamžiku. Systém umožňuje vytvářet personalizované dokumenty ve formátu Word či PDF, kam se automaticky doplní údaje přímo z karty zákazníka. Tím se nejen šetří čas, ale také eliminuje chybovost.

Přínos pro loajalitu: Zákazník dostává informace, které jsou pro něj relevantní a přicházejí ve správný čas. Cítí, že mu firma rozumí a nenabízí mu nesouvisející produkty. Takový přístup zvyšuje důvěru a posiluje vnímání firmy jako partnera.

3. Proaktivní péče díky automatizaci obchodních procesů

Lidský faktor je nepostradatelný, ale může být zdrojem chyb. V každodenním shonu je snadné zapomenout na slíbený telefonát, zmeškat termín pro odeslání nabídky nebo si nevšimnout, že se klíčový zákazník dlouho neozval. Tyto drobné prohřešky se sčítají a postupně nahlodávají důvěru.

Automatizace v Bohemia CRM zajišťuje, že klíčové procesy proběhnou vždy správně a včas. Už žádné zapomenuté poznámky na monitoru.

• Řízení obchodních procesů: Systém dokáže obchodníky vést krok za krokem celým obchodním cyklem, od prvotní poptávky (Lead) přes rozpracovaný Obchodní případ až po finální Objednávku. Definuje, jaké kroky je třeba provést v každé fázi, a hlídá jejich splnění.

• Automatické úkoly a upozornění: CRM může automaticky vytvářet úkoly pro zodpovědné osoby. Například po uzavření obchodu automaticky vygeneruje úkol pro realizační tým. Stejně tak upozorní na blížící se výročí smlouvy nebo naplánovanou servisní prohlídku.

Přínos pro loajalitu: Firma působí organizovaně, spolehlivě a proaktivně. Zákazník nemusí sám myslet na termíny a má jistotu, že se na dohodnuté kroky nezapomene. Tato spolehlivost je jedním z nejdůležitějších pilířů dlouhodobé spokojenosti a loajality.

4. Efektivní servis jako základ důvěry

Loajalita se často nejvíce testuje ve chvíli, kdy nastane problém. Způsob, jakým firma zvládne vyřešit reklamaci, servisní požadavek nebo složitější dotaz, rozhoduje o tom, zda zákazníka ztratí, nebo naopak jeho důvěru ještě posílí. Rychlost, transparentnost a efektivita jsou zde klíčové.

S Bohemia CRM máte správu zakázek a servisu plně pod kontrolou.

• Správa zakázek a zařízení: Systém umožňuje detailní evidenci a řízení jednotlivých zakázek. U každé z nich máte přehled o stavu, termínech, nákladech i související komunikaci. Pokud spravujete zákaznická zařízení, máte kompletní přehled o jejich historii, provedených servisech a umístění.

• Sdílení dokumentů: Díky propojení na SharePoint v rámci Microsoft 365 lze ke každému záznamu (ať už jde o klienta, obchodní případ nebo zakázku) ukládat veškerou dokumentaci. Návody, smlouvy, předávací protokoly i fotografie jsou bezpečně uloženy a dostupné odkudkoliv.

Přínos pro loajalitu: I v případě problému má zákazník pocit, že je jeho požadavek v dobrých rukou. Proces řešení je rychlý a transparentní. Zákazník, jehož stížnost je vyřešena k jeho spokojenosti, se často stává ještě loajálnějším než ten, který žádný problém nikdy neměl.

Závěr: Loajalita jako výsledek strategie, ne náhody

Budování zákaznické loajality je nepřetržitý proces, který vyžaduje strategický přístup a správné nástroje. Bohemia CRM, postavené na robustní a škálovatelné technologii Microsoft Power Platform, poskytuje firmám v českém prostředí komplexní řešení. Umožňuje nejen shromažďovat data, ale hlavně je aktivně využívat k personalizované komunikaci, automatizaci klíčových procesů a poskytování špičkového servisu.

Investice do CRM systému je investicí do budoucnosti vašich vztahů se zákazníky. Přestává být pouhým nákladem a stává se motorem, který generuje opakované obchody, pozitivní reference a stabilní růst.

Zjistěte, jak může Bohemia CRM proměnit i vaše vztahy se zákazníky a pomoci vám vybudovat armádu loajálních klientů.

V digitální éře, kdy jsou data cennější než zlato, se ochrana citlivých informací stává absolutní prioritou pro každou firmu. CRM systémy, jako je Bohemia CRM, představují srdce obchodních operací – uchovávají kompletní historii komunikace se zákazníky, obchodní příležitosti a strategické plány. Ztráta nebo zneužití těchto dat může mít fatální následky. Jedním z nejúčinnějších způsobů, jak dramaticky zvýšit ochranu vašeho CRM, je implementace dvoufaktorového ověření (2FA).

Co je dvoufaktorové ověření a proč na něm záleží?

Představte si, že dveře do vaší firmy mají dva různé zámky a k jejich odemčení potřebujete dva odlišné klíče. Přesně na tomto principu funguje dvoufaktorové ověření. Jedná se o bezpečnostní mechanismus, který pro ověření identity uživatele vyžaduje předložení dvou nezávislých ověřovacích faktorů.

Samotné heslo (první faktor – něco, co znáte) již v dnešní době nestačí. Hesla mohou být prolomena, ukradena pomocí phishingových útoků nebo uhodnuta hrubou silou. Právě zde nastupuje druhý faktor, který útočníkovi postaví do cesty další, mnohem obtížněji překonatelnou překážku.

Druhým faktorem může být:

• Něco, co vlastníte: Typicky mobilní telefon, na který obdržíte jednorázový kód (SMS zprávou nebo prostřednictvím autentizační aplikace jako je Microsoft Authenticator), případně hardwarový bezpečnostní klíč.

• Něco, čím jste: Biometrický údaj, jako je otisk prstu nebo sken obličeje, který využívají moderní chytré telefony a počítače.

I kdyby se útočníkovi podařilo získat vaše heslo, bez přístupu k vašemu telefonu nebo bez vašeho otisku prstu se do systému jednoduše nedostane. Význam 2FA tak spočívá v radikálním snížení rizika neoprávněného přístupu k vašim klíčovým obchodním datům.

Bezpečnost Bohemia CRM: Síla platformy Microsoft 365

Bohemia CRM je moderní systém pro řízení vztahů se zákazníky, který je postaven na robustní a bezpečné platformě Microsoft Power Apps a využívá špičkové cloudové úložiště Microsoft Dataverse. Tato technologická volba přináší zásadní výhodu – dědí veškerou pokročilou bezpečnostní architekturu ekosystému Microsoft 365.

Vaše data nejsou uložena na anonymních serverech třetích stran, ale v zabezpečených datových centrech společnosti Microsoft, která splňují nejpřísnější mezinárodní standardy, včetně nařízení GDPR. Klíčovou součástí této architektury je právě integrovaná podpora pro vícefaktorové ověření spravovaná prostřednictvím Azure Active Directory (Azure AD), služby pro správu identit a přístupu.

Jak dvoufaktorové ověření funguje v praxi s Bohemia CRM?

1. Přihlášení jménem a heslem: Uživatel zadá své standardní přihlašovací údaje do prostředí Microsoft 365, přes které k Bohemia CRM přistupuje.

2. Výzva k druhému ověření: Systém jej následně vyzve k zadání druhého faktoru.

3. Potvrzení identity: Uživatel potvrdí přihlášení například opsáním kódu z aplikace Microsoft Authenticator, přiložením prstu na čtečku nebo potvrzením notifikace, která mu přijde na chytrý telefon.

4. Bezpečný přístup: Teprve po úspěšném ověření oběma faktory je uživateli umožněn přístup do systému Bohemia CRM a k citlivým datům.

Díky této nativní integraci získávají uživatelé Bohemia CRM nejvyšší možnou úroveň zabezpečení, aniž by to znamenalo složitou implementaci nebo dodatečné náklady na externí bezpečnostní řešení.

Klíčové výhody 2FA pro uživatele Bohemia CRM

Implementace dvoufaktorového ověření není pouhým technickým opatřením, ale strategickým krokem, který přináší hmatatelné výhody:

• Ochrana před kybernetickými hrozbami: Účinně chráníte své obchodní know-how, databázi klientů a finanční data před odcizením v důsledku phishingových útoků, malwaru nebo prolomení hesel.

• Zvýšení důvěryhodnosti: Prokazujete svým klientům i partnerům, že bezpečnost jejich dat berete vážně a aktivně investujete do jejich ochrany v souladu s GDPR a dalšími regulacemi.

• Bezpečná práce odkudkoliv: Umožňuje vašim obchodním zástupcům bezpečný přístup do CRM z terénu, z domova nebo z jakéhokoliv jiného místa, aniž byste museli slevit z bezpečnostních standardů.

• Detailní správa přístupů: V kombinaci s nastavením uživatelských rolí a oprávnění v rámci Bohemia CRM a Microsoft 365 získáte plnou kontrolu nad tím, kdo, kdy a k jakým datům může přistupovat.

• Klid v duši: Vědomí, že vaše nejcennější firemní aktiva jsou chráněna robustní a prověřenou technologií, vám umožní soustředit se na to nejdůležitější – na růst vašeho podnikání.

V dnešním světě již není otázkou, zda se stát terčem kybernetického útoku, ale kdy k němu dojde. Dvoufaktorové ověření je jednoduchý, avšak mimořádně efektivní krok, jak být o několik délek napřed a zajistit, že vaše CRM zůstane nedobytnou pevností chránící vaše obchodní úspěchy.

V dynamickém světě B2B (business-to-business) obchodu nejsou úspěch a růst jen otázkou kvalitních produktů nebo služeb. Jsou postaveny na pevných a dlouhodobých vztazích s obchodními partnery. Efektivní správa těchto vztahů, od prvního kontaktu přes realizaci zakázek až po následnou péči, je klíčová. Právě zde vstupuje do hry moderní CRM systém, který firmám poskytuje nástroje pro systematickou a profesionální péči o své partnery. Bohemia CRM, postavené na robustní a flexibilní platformě Microsoft Power Apps, představuje ideální řešení pro české B2B firmy, které chtějí své partnerské vztahy posunout na novou úroveň.

Výzvy v řízení B2B partnerských vztahů

Řízení vztahů v B2B segmentu je podstatně komplexnější než v B2C. Obchodní cykly jsou delší, rozhodovací procesy zahrnují více osob a každý partner má specifické potřeby, ceny a smluvní podmínky. Firmy bez centralizovaného systému často narážejí na řadu problémů:

• Fragmentované informace: Data o partnerech jsou roztříštěná v e-mailech, tabulkách, poznámkách a hlavách jednotlivých obchodníků. Důležité detaily se ztrácejí a chybí celkový přehled.

• Neefektivní komunikace: Bez sdílené historie komunikace je obtížné navázat na předchozí jednání. Dochází k duplicitám, nekonzistentní komunikaci a partner může mít pocit, že s ním pokaždé jedná někdo jiný.

• Složitá správa obchodních případů: Sledování stavu rozjednaných příležitostí, správa nabídek, smluv a souvisejících dokumentů je bez specializovaného nástroje chaotická a náchylná k chybám.

• Chybějící přehled pro vedení: Management obtížně získává aktuální data o výkonu obchodu, stavu partnerské sítě a prognózách prodejů.

Tyto faktory nejen snižují efektivitu obchodního týmu, ale především ohrožují kvalitu vztahů s partnery, což může vést ke ztrátě důvěry a obchodních příležitostí.

Bohemia CRM: Centralizace a přehled na prvním místě

Bohemia CRM přináší řešení těchto problémů tím, že sjednocuje veškeré informace a procesy spojené se správou partnerů na jedno jediné místo. Jako CRM aplikace postavená na Model-Driven Power Apps je navíc přirozenou součástí ekosystému Microsoft 365, který již mnoho českých firem důvěrně zná a denně využívá.

Klíčové funkce pro B2B partnerské vztahy:

1. Karta partnera (zákazníka) jako centrum všeho dění Základem systému je propracovaná evidence partnerů. Nejde jen o seznam kontaktů. Každý partner má svou vlastní kartu, která funguje jako centrální uzel pro všechny související informace:

• Identifikační údaje: Kompletní a strukturované informace o společnosti, včetně IČO, DIČ a adres.

• Kontaktní osoby: Přehled všech relevantních osob u partnera, jejich pozice a kontaktní údaje.

• Historie komunikace: Veškerá e-mailová komunikace, záznamy z telefonátů, schůzek a poznámky jsou chronologicky a přehledně evidovány přímo u partnera. Díky propojení s Outlookem se e-maily párují automaticky.

• Obchodní případy a příležitosti: Všechny aktivní i uzavřené obchody spojené s daným partnerem.

• Související dokumenty: Nabídky, smlouvy, objednávky a další důležité soubory jsou bezpečně uloženy a snadno dostupné díky integraci se SharePointem.

2. Efektivní řízení obchodního procesu Bohemia CRM Professional umožňuje firmám definovat a standardizovat své obchodní procesy. Obchodní příležitost prochází jasně definovanými fázemi – od identifikace potenciálního zájmu, přes kvalifikaci, tvorbu nabídky, jednání až po úspěšné uzavření nebo zamítnutí. Tento strukturovaný přístup přináší:

• Transparentnost: Každý v týmu vidí, v jaké fázi se která příležitost nachází.

• Prognózy prodeje: Systém umožňuje lépe předvídat budoucí tržby na základě stavu a pravděpodobnosti úspěchu rozpracovaných obchodů.

• Automatizace: Rutinní úkoly, jako je například vytvoření úkolu pro follow-up po odeslání nabídky, mohou být automatizovány, což šetří čas obchodníkům.

3. Síla integrace s Microsoft 365 Jednou z největších konkurenčních výhod Bohemia CRM je jeho nativní integrace do prostředí Microsoft 365. To znamená, že uživatelé pracují v prostředí, které dobře znají, a mohou plynule přecházet mezi CRM a dalšími nástroji:

• Microsoft Outlook: Párování e-mailů a schůzek k partnerům a obchodním případům přímo z prostředí Outlooku.

• Microsoft Teams: Spolupráce na obchodních případech, sdílení informací o partnerech v rámci týmových kanálů.

• SharePoint Online: Centrální a bezpečné úložiště pro veškerou dokumentaci s pokročilými možnostmi správy verzí a přístupových práv.

• Power BI: Možnost vytvářet pokročilé vizuální reporty a dashboardy pro hloubkovou analýzu obchodních dat a sledování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI).

Konkrétní přínosy pro vaši B2B firmu

Implementací Bohemia CRM získáte nejen sofistikovaný software, ale především strategický nástroj pro budování pevných a profitabilních vztahů s partnery.

• Zvýšení produktivity týmu: Obchodníci tráví méně času administrativou a hledáním informací a více času aktivním prodejem a péčí o partnery.

• Personalizovaný přístup: Díky 360° pohledu na partnera můžete komunikovat osobněji a lépe reagovat na jeho specifické potřeby a historii.

• Zlepšení spolupráce v týmu: Sdílení informací v reálném čase eliminuje informační šumy a usnadňuje zastupitelnost mezi kolegy.

• Kvalitnější rozhodování: Vedení firmy má k dispozici přesná a aktuální data pro strategické plánování a řízení obchodních aktivit.

• Flexibilita a škálovatelnost: Platforma Microsoft Power Apps umožňuje systém snadno přizpůsobit a rozšiřovat podle toho, jak vaše firma roste a jak se vyvíjejí její potřeby.

Investice do kvalitního CRM systému je investicí do budoucnosti vašich obchodních vztahů. Bohemia CRM, s jeho zaměřením na praktické funkce, hlubokou integraci do Microsoft 365 a českou lokalizaci, představuje chytrou volbu pro každou B2B firmu, která to myslí s budováním partnerských vztahů vážně.

Zavedení CRM (Customer Relationship Management) systému je pro mnoho českých firem klíčovým krokem k zefektivnění obchodních procesů, zlepšení péče o zákazníky a celkovému růstu. Investice do technologie však sama o sobě úspěch nezaručí. Až překvapivě velké procento implementací CRM nenaplní očekávání, a to často kvůli opakujícím se chybám, kterým se lze snadno vyhnout. Jako vývojáři Bohemia CRM, postaveného na moderní a flexibilní platformě Microsoft Power Apps, se s těmito výzvami setkáváme denně. Přinášíme vám proto přehled nejčastějších chyb a praktické rady, jak jim předejít.

1. Absence jasné strategie a cílů: „Nějaké CRM prostě potřebujeme“

Nejzásadnější chybou je pořízení CRM systému bez jasně definované strategie. Firmy často tuší, že by jim CRM mohlo pomoci, ale nedokážou specifikovat, jaké konkrétní problémy má vyřešit a jaké měřitelné cíle má splnit. To vede k implementaci obecného řešení, které nevyhovuje reálným potřebám a stává se pro zaměstnance spíše přítěží než pomocníkem.

Jak se chybě vyhnout: Před výběrem CRM si položte zásadní otázky:

• Co nás nejvíce pálí? Chceme zkrátit obchodní cyklus, zvýšit úspěšnost obchodních příležitostí, zlepšit evidenci a segmentaci kontaktů, nebo zefektivnit marketingové kampaně?

• Jaké procesy chceme optimalizovat? Zmapujte si vaše současné obchodní, marketingové a servisní procesy. Kde vznikají prodlevy, ztráty informací nebo neefektivita?

• Jak budeme měřit úspěch? Stanovte si konkrétní, měřitelné cíle (KPI). Například: „Chceme o 15 % zvýšit počet realizovaných schůzek do půl roku“ nebo „Snížit čas na dohledání historie komunikace se zákazníkem na 30 sekund.“

Bohemia CRM jako řešení: Díky tomu, že je Bohemia CRM postaveno na platformě Model Driven Power Apps, není jen „krabicovým softwarem“. Umožňuje vysokou míru přizpůsobení firemním procesům. Společně s vámi dokážeme systém nastavit tak, aby přesně odpovídal vašim cílům a řešil konkrétní bolesti vašeho podnikání. Neohýbáme vaše procesy podle CRM, ale přizpůsobujeme CRM vašim procesům.

2. Podcenění kvality dat a jejich migrace: „Nepořádek přenesený do nového systému“

Jedním z pilířů funkčního CRM jsou kvalitní a čistá data. Mnoho firem chybuje tím, že do nového systému bez rozmyslu naimportuje veškeré stávající kontakty a data z různých zdrojů (Excel, Outlook, staré databáze), aniž by provedly jejich revizi, čištění a sjednocení. Výsledkem je chaos – duplicitní záznamy, neaktuální informace a nedůvěra uživatelů v samotný systém.

Jak se chybě vyhnout:

• Audit a čištění dat: Ještě před migrací projděte své stávající databáze. Odstraňte duplicity, doplňte chybějící údaje a sjednoťte formátování (např. u adres a telefonních čísel).

• Definujte datový model: Určete si, jaké informace jsou pro vás klíčové a jaká pole budete u firem (Obchodních vztahů) a kontaktů povinně vyžadovat.

• Plán migrace: Migraci dat pečlivě naplánujte. Rozhodněte, která data jsou pro start nezbytná a která je možné doplnit později.

Bohemia CRM jako řešení: Bohemia CRM klade na datovou čistotu velký důraz. Systém obsahuje kontrolní mechanismy pro odhalování duplicit již při zakládání nových záznamů. Díky plné integraci s Microsoft 365 (dříve Office 365) je navíc možné zajistit plynulou synchronizaci kontaktů a e-mailů z Outlooku, což minimalizuje riziko ručních chyb a udržuje data konzistentní a vždy aktuální.

3. Nízká míra přijetí uživateli: „Proč to mám dělat složitě, když v Excelu to bylo rychlejší?“

I ten nejlepší CRM systém je k ničemu, pokud ho zaměstnanci aktivně a správně nepoužívají. Odpor k novému nástroji je častým jevem, který pramení z několika příčin: systém je příliš složitý, uživatelé nechápou jeho přínos pro svou práci, nebo nebyli do procesu výběru a implementace vůbec zapojeni.

Jak se chybě vyhnout:

• Zapojte klíčové uživatele: Již od začátku zapojte do projektu obchodníky, marketéry a další budoucí uživatele. Získejte od nich zpětnou vazbu a zohledněte jejich potřeby.

• Důkladné školení: Nepodceňte úvodní a následné školení. Uživatelé musí pochopit nejen „jak“ systém používat, ale hlavně „proč“ je to pro ně výhodné. Ukažte jim, jak jim CRM ušetří čas a pomůže dosahovat lepších výsledků.

• Jednoduchost a přehlednost: Systém musí být pro uživatele intuitivní. Přehlcené obrazovky s desítkami nepotřebných polí odrazují. Začněte s jednoduchým nastavením a funkce přidávejte postupně.

Bohemia CRM jako řešení: Velkou výhodou Bohemia CRM je jeho nativní propojení s prostředím Microsoft 365, které čeští uživatelé důvěrně znají. Práce v CRM se tak podobá práci v Outlooku nebo Teams. Uživatelé se pohybují ve známém a přívětivém rozhraní. Navíc díky mobilní aplikaci mají obchodníci veškerá důležitá data po ruce i na cestách, což výrazně zvyšuje ochotu systém používat. Součástí našich služeb je i podrobné školení a tvorba návodů na míru.

4. Vnímání CRM jako nástroje pro kontrolu, nikoli pro pomoc

Častou chybou je, když management komunikuje zavedení CRM primárně jako nástroj pro kontrolu výkonu obchodníků. Ti se pak logicky cítí ohroženi, vnímají systém jako „velkého bratra“ a jsou vůči němu apriori negativní. Zápisy do CRM pak dělají jen z donucení, neúplně a se zpožděním.

Jak se chybě vyhnout:

• Komunikujte přínosy: Od začátku zdůrazňujte, jak CRM usnadní práci každému jednotlivci. Obchodníkům pomůže lépe plánovat aktivity a mít přehled o rozpracovaných případech. Marketingu umožní lépe cílit kampaně a managementu dá podklady pro strategická rozhodnutí.

• Automatizace rutinních úkolů: Ukažte zaměstnancům, že CRM není jen o vyplňování dat, ale že za ně dokáže spoustu práce udělat. Automaticky připomene úkoly, rozešle e-maily nebo vygeneruje report.

• Transparentní reporting: Reporty by neměly sloužit jen pro kontrolu, ale jako cenný zdroj informací pro všechny. Umožněte obchodníkům sledovat jejich vlastní statistiky a plnění cílů.

Bohemia CRM jako řešení: Síla Bohemia CRM spočívá v automatizaci procesů a přehledných řídicích panelech (dashboards). Systém dokáže automaticky sledovat fáze obchodního případu, upozorňovat na termíny a delegovat úkoly. Díky propojení s Power BI, které je součástí ekosystému Microsoftu, lze vytvářet vizuálně atraktivní a srozumitelné reporty, které ukazují nejen výsledky, ale i cestu k jejich dosažení. Obchodník tak okamžitě vidí přínos pro svou každodenní práci.

5. Špatný výběr dodavatele a technologie

Výběr CRM často sklouzne k pouhému porovnávání seznamu funkcí a nejnižší ceny. Firma si tak může pořídit robustní, ale zbytečně složitý systém, jehož potenciál nikdy nevyužije, nebo naopak levné řešení, které brzy přestane stačit jejím potřebám a nelze ho dále rozvíjet. Důležitým faktorem je i osoba dodavatele – jeho zkušenosti, schopnost porozumět vašemu byznysu a poskytovat kvalitní a rychlou podporu.

Jak se chybě vyhnout:

• Hledejte partnera, ne jen prodejce: Vyberte si dodavatele, který má prokazatelné zkušenosti s implementacemi ve firmách podobných té vaší. Chtějte vidět případové studie a reference.

• Myslete na budoucnost: Zvolte platformu, která je flexibilní a škálovatelná. Vaše firma poroste a vaše potřeby se budou měnit. Systém musí umět růst s vámi.

• Ověřte si technologické zázemí: Zjistěte si, na jaké technologii je CRM postaveno. Moderní cloudové platformy zaručují bezpečnost, dostupnost a pravidelné aktualizace.

Bohemia CRM jako řešení: Naše řešení je postaveno na globální a bezpečné platformě Microsoft Power Platform a Dataverse. To zaručuje nejen stabilitu a neustálý rozvoj, ale také bezproblémovou integraci s celým ekosystémem Microsoft 365. Jako certifikovaní partneři Microsoftu nejen dodáváme software, ale poskytujeme komplexní služby – od úvodní analýzy přes implementaci na míru až po dlouhodobou podporu a rozvoj systému. Jsme vaším průvodcem na cestě k úspěšné digitalizaci vztahů se zákazníky.

Vyhnout se těmto chybám vyžaduje pečlivou přípravu, jasnou vizi a zapojení celého týmu. Správně implementované a využívané CRM se však stane neocenitelným motorem vašeho růstu, zdrojem klíčových informací a základem pro budování pevných a dlouhodobých vztahů s vašimi zákazníky.

Nástup nového obchodníka do firmy představuje pro každou organizaci významnou investici, a to nejen finanční, ale i časovou. Období mezi podpisem pracovní smlouvy a okamžikem, kdy začne zaměstnanec generovat reálný zisk (takzvaný „ramp-up time“), je kritickou fází, která často rozhoduje o dlouhodobém úspěchu spolupráce. Absence strukturovaného nástroje pro řízení vztahů se zákazníky v této fázi často vede k chaosu, předávání nekompletních informací a zbytečným chybám, které mohou poškodit reputaci firmy.

Bohemia CRM, konkrétně ve verzi Professional, nabízí sadu nástrojů, které tento proces adaptace zásadním způsobem urychlují a standardizují. Následující text detailně rozebírá, jakým způsobem systém nahrazuje intuitivní tápání nováčků jasně definovanými procesy.

Institucionalizovaná paměť firmy: Konec ztráty kontextu

Jednou z největších překážek pro nového člena obchodního týmu je neznalost historie. Pokud obchodník přebírá portfolio po bývalém kolegovi nebo dostává přidělené „spící“ kontakty, bez CRM systému je odkázán na fragmentované poznámky v Excelu nebo e-mailové schránce, do které často ani nemá přístup.

Bohemia CRM tento problém eliminuje centralizací dat. Nový obchodník okamžitě po přihlášení vidí u každého klienta kompletní historii komunikace.

• Okamžitý přehled: Vidí nejen fakturační údaje, ale i veškeré minulé aktivity, zápisy z jednání, odeslané nabídky a e-maily.

• Kontinuita vztahu: Zákazník nepocítí změnu obchodníka negativně, protože nový zástupce je informován o předchozích dohodách a preferencích klienta.

• Vazby a souvislosti: Systém ukazuje vazby mezi osobami a firmami, což nováčkovi pomáhá pochopit rozhodovací struktury u klienta bez nutnosti se doptávat.

Pracovní procesy: Digitální mentor, který je vždy po ruce

Klíčovým prvkem verze Bohemia CRM Professional je modul Pracovní procesy (Workflows). Pro nového obchodníka funguje tento modul jako neustále přítomná navigace, která mu nedovolí sejít z cesty firemní metodiky. Místo toho, aby se zaměstnanec učil složité směrnice nazpaměť, systém jej prodejem provází krok za krokem.

Standardizace obchodního případu

V praxi to znamená, že systém definuje přesné kroky, které musí nastat, aby se obchod posunul z fáze „Poptávka“ do fáze „Uzavřeno“.

1. Vynucení klíčových dat: Systém může být nastaven tak, že neumožní posunout obchodní případ do další fáze (např. odeslání nabídky), dokud nejsou vyplněna povinná pole (např. IČO, budget klienta, termín realizace).

2. Automatizace úkolů: Při změně stavu obchodního případu (např. na „Smlouva odeslána“) systém automaticky vygeneruje úkol pro obchodníka (např. „Ověřit doručení smlouvy za 3 dny“) nebo notifikaci pro vedoucího.

3. Eliminace improvizace: Nováček nemusí přemýšlet, co má dělat dál. Workflow mu definuje, že po schůzce následuje zápis a po zápisu následuje kalkulace.

Rychlejší administrativa a integrace

Obchodníci často tráví neúměrné množství času administrativou na úkor samotného prodeje. Bohemia CRM redukuje tuto zátěž díky hluboké integraci s nástroji, které firmy již používají.

• Propojení s Outlookem: Díky doplňku pro MS Outlook může obchodník ukládat e-maily k obchodním případům či kontaktům přímo z poštovního klienta. Nemusí přepínat mezi okny a kopírovat texty. Pro nováčka to znamená menší třecí plochu při osvojování nového softwaru.

• Napojení na ERP systémy: Bohemia CRM umí komunikovat s účetními systémy jako POHODA, Money S3 a dalšími. Obchodník tak vidí platební morálku klienta nebo stav skladových zásob, aniž by musel mít přístup do účetnictví nebo se ptát ekonomického oddělení.

Řízení výkonu a včasná zpětná vazba

Pro manažera obchodu je při zaškolování nováčků klíčová vizibilita jejich aktivit. Ve verzi Professional poskytuje systém pokročilé reportovací nástroje, které umožňují monitorovat aktivitu v reálném čase, nikoliv až na konci měsíce, kdy už může být pozdě.

Co manažer vidí a jak to pomáhá nováčkovi:

• Objem aktivit: Vykonává nový obchodník dostatečný počet telefonátů a schůzek?

• Konverzní poměr: Kde se jeho obchody zasekávají? Pokud má nováček hodně schůzek, ale málo nabídek, manažer ví, že problém je v prezentačních dovednostech a může cíleně zasáhnout formou koučingu.

• Pipeline management: Přehled rozpracovaných obchodních případů (Sales Pipeline) ukazuje, zda si obchodník buduje zásobník práce pro budoucí období.

Uživatelské prostředí a česká logika

Významným faktorem pro rychlost adopce softwaru je jeho srozumitelnost. Zahraniční korporátní CRM systémy bývají často přebujelé funkcemi, které český obchodník nevyužije, a trpí špatnou lokalizací. Bohemia CRM je vyvíjena přímo pro české prostředí. Terminologie (Obchodní případ, Aktivita, Nabídka) odpovídá zvyklostem na tuzemském trhu. Intuitivní ovládání snižuje psychologickou bariéru vstupu a zkracuje dobu potřebnou pro zaškolení do systému z týdnů na hodiny.

Závěr

Implementace Bohemia CRM Professional není jen o evidenci dat, ale především o řízení procesů a lidského kapitálu. Pro nové obchodníky funguje systém jako „vnější mozek“ a procesní průvodce, který jim dodává jistotu a potřebné informace. Firmám tento přístup přináší měřitelné výsledky v podobě zkrácení doby náběhu obchodníků na plný výkon, zvýšení zastupitelnosti a zachování kontinuity obchodních vztahů bez ohledu na personální změny.

Mohlo by vás zajímat: Chtěli byste vidět, jak nastavit workflow pro vaše nováčky? Rádi vám předvedeme možnosti automatizace v rámci nezávazné prezentace.

Efektivita obchodního týmu nestojí na počtu odpracovaných hodin, ale na tom, kolik z tohoto času je věnováno skutečnému prodeji a kolik administrativnímu balastu. Mnoho českých firem stále balancuje na hraně chaosu, kde jsou informace roztříštěné mezi e-mailové schránky, papírové diáře a tabulkové procesory.

Podívejme se na podrobné srovnání dvou realit. Tou první je běžný den obchodníka bez specializovaného nástroje. Tou druhou je den s podporou systému Bohemia CRM Professional, který centralizuje data a automatizuje rutinu.

Scénář A: Obchodník bez CRM (Doba tabulková)

Obchodník přichází do práce a jeho prvním úkolem je detektivní činnost. Otevírá Outlook, listuje v papírovém bloku a hledá v několika různých excelových tabulkách, komu měl dnes vlastně zavolat.

• Roztříštěná historie: Zákazník volá s dotazem na nabídku odeslanou před měsícem. Obchodník horečně prohledává složku „Odeslaná pošta“, zatímco klient čeká na lince. Nemá tušení, co s klientem řešil kolega, který je momentálně na dovolené, protože tato komunikace je „uvězněna“ v kolegově notebooku.

• Absence zastupitelnosti: Pokud tento obchodník onemocní, jeho rozjednané obchody stojí. Nikdo jiný nemá přístup k jeho poznámkám o tom, že pan Novák z firmy XY preferuje volání až po obědě a že se čeká na schválení rozpočtu.

• Manuální reportování: Pátek odpoledne není o uzavírání smluv, ale o „vykazování“. Obchodník tráví hodiny přepisováním dat do výkazu pro vedení, místo aby se věnoval klientům.

• Zapomenuté příležitosti: Protože neexistuje systém automatických připomínek, snadno se stane, že slíbený „follow-up“ telefonát za tři měsíce se nikdy neuskuteční. Konkurence, která se ozvala včas, zakázku získává.

Scénář B: Obchodník s Bohemia CRM (Doba systémová)

Obchodník začíná den pohledem na Nástěnku v Bohemia CRM. Okamžitě vidí přehled svých úkolů, naplánované schůzky a stavy otevřených obchodních případů. Systém za něj udělal přípravu.

1. Centralizace a 360° pohled na klienta

Když volá klient, obchodník má na jeden klik před sebou kompletní kartu firmy a kontaktní osoby.

• Vidí celou historii komunikace (e-maily, poznámky z telefonátů, schůzky).

• Vidí, jaké produkty klient v minulosti poptával nebo zakoupil.

• Díky propojení s ARES má vždy aktuální fakturační údaje bez nutnosti ručního přepisování.

2. Integrace s Outlookem

Díky doplňku pro MS Outlook nemusí obchodník přepínat mezi aplikacemi. Příchozí e-mail může rovnou uložit do CRM jako aktivitu k danému obchodnímu případu. Kalendář v CRM se synchronizuje s Outlookem, takže schůzka zadaná v telefonu se okamžitě projeví v systému pro celý tým.

3. Řízení Obchodních případů (Pipeline)

Místo statické tabulky obchodník pracuje s živými daty. U každého Obchodního případu eviduje:

• Fázi obchodu (od poptávky po uzavření smlouvy).

• Předpokládaný objem tržeb.

• Pravděpodobnost úspěchu.

• Konkurenci a klíčové osoby s rozhodovací pravomocí.

Vedení má díky tomu k dispozici reálný Sales Pipeline a dokáže přesněji predikovat vývoj tržeb, aniž by muselo obchodníky uhánět o reporty.

4. Automatizace pomocí Pracovních procesů (Workflows)

Zde Bohemia CRM šetří nejvíce času. Systém Pracovních procesů hlídá termíny a stavy za vás.

• Příklad z praxe: Jakmile obchodník změní stav nabídky na „Odesláno“, systém může automaticky vytvořit úkol „Ověřit doručení nabídky“ s termínem za 2 dny.

• Pokud se blíží termín platnosti smlouvy, systém automaticky upozorní odpovědnou osobu e-mailem, aby zahájila jednání o prodloužení.

• Nestane se, že by obchod „vyšuměl“ jen proto, že si někdo zapomněl nastavit upomínku v kalendáři.

5. Mobilita a práce v terénu

Obchod se nedělá jen od stolu. S responzivním designem a mobilním přístupem může obchodník těsně před schůzkou v autě zkontrolovat poslední poznámky, nebo ihned po jednání nadiktovat výsledek schůzky do systému. Data jsou okamžitě dostupná kolegům na centrále, kteří mohou začít připravovat kalkulaci.

Závěr: Klid na práci místo administrativní křeče

Rozdíl mezi prací s excelem a profesionálním CRM není jen v technologii, ale v psychické pohodě a výsledcích. Bohemia CRM Professional dává obchodu řád. Odstraňuje nutnost držet vše v hlavě a umožňuje soustředit se na to podstatné – budování vztahu se zákazníkem a uzavírání obchodů. Místo chaosu přichází systém, který pracuje pro vás, nikoliv vy pro něj.

Většina firem naráží při zavádění nebo využívání CRM systémů na neviditelnou, ale pevnou zeď. Tou zdí je tichý (a někdy i velmi hlasitý) odpor obchodního týmu. Místo toho, aby software sloužil jako akcelerátor prodeje, stává se z něj drahý digitální telefonní seznam, který obchodníci plní jen „aby se neřeklo“.

Pochopení psychologie tohoto odporu a nasazení správných technologických funkcí, které nabízí například česká platforma Bohemia CRM, je klíčem k tomu, aby se z nutného zla stala konkurenční výhoda.

Syndrom Velkého bratra a ztráta času

Základní problém netkví v technologii samotné, ale v pocitu ohrožení. Obchodníci jsou ze své podstaty lovci zaměření na výsledek a svobodu.

• Pocit kontroly: Jakmile zavedete CRM primárně jako nástroj pro manažerský reporting, obchodníci jej vnímají jako „Velkého bratra“. Každý hovor, každá schůzka a každá poznámka se stává důkazním materiálem o jejich aktivitě, nikoliv pomůckou pro jejich práci.

• Administrativní paralýza: Pokud zadání dat do systému trvá déle než samotný hovor s klientem, je něco špatně. Obchodník chce prodávat, ne vyplňovat formuláře. Pokud systém vyžaduje desítky kliknutí pro založení jedné poptávky, přirozeně jej budou obcházet.

Řešení: Změna paradigmatu na „Ty pro Mě“

Zlom v myšlení nastává ve chvíli, kdy CRM přestane po obchodníkovi věci chtít a začne mu je dávat. Moderní systémy, jako je Bohemia CRM Professional, jsou navrženy tak, aby převzaly rutinu.

Zde je klíčový rozdíl v přístupu, který funguje na českém trhu:

1. Automatizace pracovních procesů (Workflow) To, co obchodníky nejvíce zdržuje, je přemýšlení nad administrativním postupem. Bohemia CRM využívá modul Pracovní procesy, který tento problém eliminuje.

• Systém sám hlídá stavy zakázek.

• Automaticky generuje úkoly na základě posunu v obchodním případu (např. „Klient potvrdil zájem“ -> systém vytvoří úkol „Odeslat smlouvu“).

• Obchodník nemusí nosit v hlavě termíny, systém mu je servíruje v logickém sledu.

2. Konec ručního „datlování“ dokumentů Jedním z nejsilnějších argumentů pro adopci CRM je generování dokumentů. V prostředí Bohemia CRM obchodník vybere klienta, zvolí položky z ceníku a jedním kliknutím vygeneruje profesionální PDF nabídku nebo smlouvu. Data se automaticky propíší do šablon. Tím se zkracuje administrativa z desítek minut na vteřiny. To je benefit, který obchodník okamžitě pocítí na své peněžence – má více času na další prodej.

3. Relevantní historie na jednom místě Odpor často mizí v momentě, kdy obchodník převezme klienta po kolegovi. V Bohemia CRM vidí kompletní historii: e-maily, poznámky z hovorů, proběhlé schůzky i fakturaci. Najednou si uvědomí, že data v systému nejsou pro šéfa, ale pro něj samotného, aby před zákazníkem nevypadal nekompetentně.

Jak to zlomit v praxi: Implementace bez bolesti

Aby implementace neskončila fiaskem, je nutné dodržet několik zásad, které vycházejí z praxe s českými firmami:

• Vysvětlete „PROČ“: Neříkejte „zavádíme nové CRM“. Řekněte: „Zavádíme nástroj, který za vás bude hlídat termíny a psát nabídky.“

• Využijte návody a podporu: Bohemia CRM nabízí rozsáhlou sekci návodů pro edici Professional. Nenechávejte lidi tápat. Ukažte jim konkrétní postupy pro jejich denní chleba – jak založit firmu, jak vytvořit obchodní případ, jak pracovat s kalendářem.

• Přizpůsobte systém realitě: Nesnažte se ohnout firmu podle softwaru. Bohemia CRM umožňuje vysokou míru kastomizace polí a číselníků tak, aby odpovídaly vašemu specifickému oboru a slangu.

Závěr

Boj proti CRM končí ve chvíli, kdy systém přestane být překážkou a stane se asistentem. Pokud vaši lidé vidí, že díky Bohemia CRM odcházejí z práce dříve a s lepšími výsledky, přestanou jej sabotovat a začnou jej vyžadovat. Klíčem je ergonomie, automatizace rutiny a jasná přidaná hodnota pro koncového uživatele, nikoliv jen pro ředitele reportingu.

V dynamickém prostředí českého trhu je neustálé zlepšování konverzního poměru klíčovým faktorem pro udržitelný růst každé firmy. Nejde jen o to přivést na webové stránky či do prodejny co nejvíce potenciálních zákazníků, ale především o efektivní přeměnu těchto návštěvníků v platící klienty. Právě zde hraje nezastupitelnou roli moderní CRM systém. Bohemia CRM, postavené na robustní a flexibilní platformě Microsoft Power Apps, nabízí sadu nástrojů, které vám umožní nejen spravovat vztahy se zákazníky, ale aktivně a systematicky zvyšovat vaše konverze.

Konverzní poměr, tedy procento uživatelů, kteří vykonají požadovanou akci (nákup, odeslání poptávky, registrace), je neúprosným ukazatelem efektivity vašich obchodních a marketingových aktivit. Jeho optimalizace vyžaduje hluboké porozumění zákazníkům, jejich potřebám a chování. Podívejme se na pět osvědčených strategií, jak s pomocí Bohemia CRM tento klíčový ukazatel vylepšit.

1. Standardizace a automatizace obchodního procesu

Chaos a nekonzistentní postupy v obchodním týmu jsou jedním z hlavních zabijáků konverzí. Potenciální zákazník může ztratit důvěru, pokud s ním každý obchodník komunikuje jinak, zapomíná na slíbené kroky nebo mu předkládá neaktuální informace.

Řešení v Bohemia CRM: Bohemia CRM umožňuje definovat a implementovat jednotné obchodní procesy. Přímo v systému můžete nastavit jednotlivé fáze obchodního případu, od prvotního kontaktu (leadu) až po úspěšné uzavření. Každá fáze může mít jasně definované úkoly a aktivity pro obchodníka.

• Vedení obchodních případů: Systém vede obchodníky krok za krokem a zajišťuje, že žádná důležitá aktivita nebude opomenuta. Ať už jde o telefonát, naplánování schůzky nebo zaslání cenové nabídky, vše je evidováno a řízeno.

• Automatizace úkolů: Opakující se činnosti, jako je vytvoření úkolu pro follow-up po odeslání nabídky, lze plně automatizovat. Tím se snižuje administrativní zátěž a uvolňují se ruce obchodníkům pro aktivní prodej.

Výsledkem je profesionální a konzistentní komunikace, která buduje důvěru a systematicky posouvá zákazníka blíže k rozhodnutí o nákupu.

2. Hloubková personalizace komunikace díky 360° pohledu na zákazníka

Obecná a neadresná komunikace má v dnešní době minimální šanci na úspěch. Zákazníci očekávají, že jim budete rozumět a nabídnete jim přesně to, co potřebují. Klíčem k personalizaci jsou data.

Řešení v Bohemia CRM: Jádrem systému je centralizovaná kartotéka kontaktů a firem. Funkce Časová osa poskytuje kompletní chronologický přehled veškeré interakce se zákazníkem.

• Kompletní historie: Na jednom místě vidíte všechny e-maily, telefonáty, schůzky, vytvořené nabídky i řešené obchodní případy. Díky nativní integraci s Microsoft 365 se e-maily z Outlooku automaticky párují k příslušným kontaktům v CRM.

• Segmentace zákazníků: Na základě shromážděných dat (např. historie nákupů, obor činnosti, velikost firmy) můžete zákazníky efektivně segmentovat a připravit pro ně cílené kampaně a personalizované nabídky, které s mnohem vyšší pravděpodobností povedou ke konverzi.

S detailním přehledem o každém zákazníkovi můžete přizpůsobit svou komunikaci na míru a výrazně tak zvýšit její relevanci a účinnost.

3. Zefektivnění péče o potenciální zákazníky (Leady)

Cesta od nezávazného zájmu k reálné obchodní příležitosti je kritickou fází konverzního trychtýře. Mnoho firem ztrácí potenciální zákazníky kvůli pomalé reakci nebo nedostatečné péči v této úvodní fázi.

Řešení v Bohemia CRM: Modul pro správu leadů je navržen přesně pro systematickou práci s potenciálními zákazníky.

• Centrální evidence leadů: Všechny poptávky z webových formulářů, e-mailů či telefonátů se automaticky zaznamenají do CRM jako nový lead.

• Kvalifikace a přidělení: Systém umožňuje leady rychle kvalifikovat (posoudit jejich potenciál) a okamžitě je přidělit konkrétnímu obchodníkovi. Tím se dramaticky zkracuje reakční doba.

• Sledování konverze leadu: Bohemia CRM sleduje, kolik leadů se podařilo úspěšně přeměnit na reálné obchodní případy. Tato data jsou klíčová pro vyhodnocování kvality marketingových kampaní a zdrojů, ze kterých leady přicházejí.

Rychlá a systematická práce s leady ukazuje potenciálním zákazníkům váš profesionální přístup a zvyšuje pravděpodobnost, že si pro spolupráci vyberou právě vaši firmu.

4. Využití dat pro informovaná rozhodnutí

Obchodní rozhodnutí by neměla být založena na dojmech, ale na tvrdých datech. Bez přehledných reportů a analýz je optimalizace konverzního poměru pouhým střílením naslepo.

Řešení v Bohemia CRM: Systém nabízí robustní reportovací a analytické nástroje. Vzhledem k tomu, že je postaven na platformě Microsoft, lze jej snadno propojit s nástrojem Power BI pro pokročilé vizualizace dat.

• Přehledné řídicí panely (Dashboards): Uživatelé mají k dispozici interaktivní grafy a přehledy, které jim v reálném čase zobrazují klíčové metriky – počet otevřených obchodních případů, úspěšnost v jednotlivých fázích, konverzní poměr leadů a další.

• Identifikace slabých míst: Analýzou dat snadno odhalíte, ve které fázi obchodního procesu nejčastěji ztrácíte zákazníky. Můžete tak cíleně zaměřit své úsilí na nápravu a zlepšení.

• Prognózy a plánování: Na základě historických dat o úspěšnosti obchodu můžete lépe plánovat budoucí aktivity a prognózovat tržby.

S Bohemia CRM máte neustálý přehled o výkonnosti vašeho obchodního týmu a můžete svá rozhodnutí opřít o reálná data, což je základem pro efektivní zvyšování konverzí.

5. Bezproblémová spolupráce a sdílení informací v týmu

Efektivita obchodního týmu a kvalita zákaznického servisu často závisí na plynulosti interní komunikace. Pokud si kolegové nepředávají informace, trpí tím v konečném důsledku zákazník.

Řešení v Bohemia CRM: Díky hluboké integraci do ekosystému Microsoft 365 podporuje Bohemia CRM bezproblémovou týmovou spolupráci.

• Propojení s Microsoft Teams: Sdílejte informace o zákaznících a obchodních případech přímo v kanálech Teams. Diskutujte nad konkrétními příležitostmi, aniž byste museli opouštět prostředí, ve kterém denně komunikujete.

• Centrální úložiště dokumentů: Všechny dokumenty týkající se zákazníka (smlouvy, nabídky, prezentace) jsou bezpečně uloženy na SharePointu a přímo propojeny s kartou zákazníka v CRM. Každý oprávněný uživatel tak má okamžitý přístup k aktuálním verzím.

• Synchronizace s Outlookem: Schůzky a úkoly plánované v CRM se automaticky synchronizují s kalendářem v Outlooku, což zajišťuje dokonalý přehled o plánovaných aktivitách.

Když celý tým pracuje s jednotnými a vždy aktuálními informacemi, výsledkem je rychlejší a kompetentnější obsluha zákazníka, což má přímý pozitivní dopad na konverzní poměr.

Zlepšování konverzního poměru není jednorázový úkol, ale kontinuální proces. S nástrojem jako je Bohemia CRM, který vám poskytne data, strukturu a automatizaci, máte v rukou vše potřebné k tomu, abyste své obchodní aktivity posunuli na vyšší úroveň a proměnili více potenciálních zájemců v loajální zákazníky.

V každé firmě, kde je obchodní proces ponechán na paměti jednotlivců a roztříštěných poznámkách v excelových tabulkách či diářích, se dříve či později začnou objevovat chyby. Zapomenutý úkol, neodeslaná nabídka, špatně zadané údaje o klientovi – to vše jsou drobné selhání, která v součtu vedou ke ztraceným zakázkám, nespokojeným zákazníkům a v konečném důsledku ke snížení zisku. Moderní CRM systémy, jako je Bohemia CRM, představují účinnou zbraň proti tomuto chaosu a pomáhají vnést do obchodních procesů řád, transparentnost a efektivitu.

Základem úspěchu je eliminace lidského faktoru tam, kde je nejzranitelnější. Nejde o to nahradit obchodníky, ale dát jim k dispozici nástroj, který za ně ohlídá rutinní, avšak klíčové činnosti, a uvolní jim tak ruce pro to nejdůležitější – budování vztahů se zákazníky a uzavírání obchodů.

Centralizace dat: Jeden zdroj pravdy pro všechny

Jedním z největších zdrojů chyb v obchodních týmech je nejednotná a neaktuální evidence dat. Každý obchodník má své vlastní poznámky, kontakty uložené v telefonu a důležité e-maily ve své schránce. Když pak potřebuje kolega zaskočit nebo manažer získat přehled, nastává problém.

Bohemia CRM, postavené na robustní platformě Microsoft Power Apps, řeší tento problém radikálně. Veškeré informace o zákaznících, od kontaktních údajů přes kompletní historii komunikace (e-maily, schůzky, telefonáty) až po obchodní případy a související dokumenty, jsou uloženy na jednom, bezpečně sdíleném místě.

Jak to pomáhá eliminovat chyby?

• Aktuálnost a dostupnost: Každý oprávněný uživatel má okamžitý přístup k nejnovějším informacím. Odpadá tak riziko, že obchodník bude pracovat se zastaralými údaji nebo osloví klienta s již neplatnou nabídkou.

• Kompletní 360° pohled: Díky propojení s Microsoft 365 se do karty klienta automaticky synchronizují e-maily a schůzky z Outlooku. Obchodník tak vidí kompletní obraz interakcí a může navázat tam, kde kolega skončil, bez nutnosti zdlouhavého dohledávání informací.

• Zastupitelnost: V případě nemoci či dovolené může kterýkoli kolega plynule převzít rozpracované případy, aniž by došlo k prodlevě nebo informačnímu šumu, který by mohl ohrozit vztah se zákazníkem.

Automatizace a standardizace: Procesy, které hlídají za vás

Lidská paměť je omylná a spoléhat se na ni při dodržování termínů a následných kroků v obchodním procesu je riskantní. Kolikrát se stalo, že někdo zapomněl po schůzce zaslat slíbené materiály nebo se včas neozval s připomínkou nabídky?

Bohemia CRM umožňuje tyto kritické kroky automatizovat a standardizovat. Přímo v systému lze nastavit obchodní procesy (Business Process Flows), které vizuálně vedou obchodníka jednotlivými fázemi obchodního případu – od kvalifikace poptávky, přes tvorbu nabídky, až po finální uzavření.

Klíčové výhody automatizace:

• Vedení krok za krokem: Systém obchodníka provází procesem a jasně definuje, jaké údaje je třeba v každé fázi vyplnit a jaké úkoly splnit. Minimalizuje se tak riziko, že na něco důležitého zapomene.

• Automatické vytváření úkolů: CRM může automaticky generovat následné úkoly. Například po odeslání nabídky systém sám vytvoří úkol „Za 3 dny kontaktovat klienta“ a přiřadí ho zodpovědnému obchodníkovi.

• Generování dokumentů bez chyb: Díky šablonám pro nabídky, smlouvy či předávací protokoly se eliminuje chybovost při manuálním přepisování údajů. Systém automaticky načte data přímo z karty zákazníka a obchodního případu, čímž zajišťuje konzistenci a přesnost. Všechny dokumenty jsou navíc díky integraci se SharePointem bezpečně uloženy a verzovány.

Reporting a analýza: Odhalení slabých míst a prevence chyb

Bez přesných dat nelze efektivně řídit. Pocitové hodnocení výkonnosti a odhadování budoucího vývoje jsou častou příčinou strategických chyb. Bohemia CRM poskytuje managementu i samotným obchodníkům cenné podklady pro rozhodování v podobě přehledných řídicích panelů (dashboardů) a reportů.

Jak reporting přispívá k eliminaci chyb?

• Okamžitý přehled: Manažeři v reálném čase vidí, v jaké fázi se nacházejí jednotlivé obchodní případy, jaká je úspěšnost obchodníků nebo kde vznikají v procesu „úzká hrdla“.

• Identifikace problémů: Analýzou dat lze snadno odhalit, zda se chyby opakují u konkrétního obchodníka, ve specifické fázi procesu nebo u určitého typu zakázek. Na základě těchto zjištění lze přijmout cílená nápravná opatření, například dodatečné školení nebo úpravu obchodního procesu.

• Přesný forecasting: Díky datům o hodnotě a pravděpodobnosti uzavření jednotlivých příležitostí dokáže systém poskytnout mnohem přesnější předpověď budoucích tržeb. To umožňuje lepší plánování zdrojů a předchází chybám v finančním řízení.

Investice, která se vrací v podobě minimalizace ztrát

Nasazení CRM systému není jen o pořízení nového softwaru. Je to strategické rozhodnutí, které promění firemní kulturu směrem k větší zodpovědnosti, transparentnosti a efektivitě. Bohemia CRM, díky svému flexibilnímu modelu postavenému na technologiích Microsoft a přehledné cenové politice s různými úrovněmi podpory a implementace, představuje dostupné řešení pro české firmy, které chtějí přestat ztrácet peníze kvůli zbytečným chybám. Eliminace chybovosti není jen kosmetickou úpravou – je to přímá cesta k vyšší produktivitě, spokojenějším zákazníkům a zdravějšímu hospodářskému výsledku.

V každé rostoucí firmě nastane moment, kdy evidence zákazníků v excelové tabulce, poznámky v diáři a e-maily roztroušené v několika schránkách přestávají stačit. Chaos v datech, nekonzistentní komunikace a chybějící přehled o obchodních příležitostech se stávají brzdou, která zpomaluje další rozvoj. Řešením není více administrativy, ale zavedení chytrého systému pro řízení vztahů se zákazníky (CRM), který se stane centrálním nervovým systémem vaší společnosti.

Jako vývojáři Bohemia CRM, postaveného na moderní a bezpečné platformě Microsoft Power Apps, se denně setkáváme s výzvami, kterým české firmy čelí. Právě pro ně jsme navrhli nástroj, který nejen řeší palčivé provozní problémy, ale především otevírá dveře k efektivnějšímu obchodu a udržitelnému růstu.

Skryté náklady neefektivity: Poznali jste se?

Podnikání bez centrálního CRM systému s sebou nese řadu zdánlivě nesouvisejících problémů, které však mají společného jmenovatele – absenci jednotného zdroje pravdy o zákaznících a obchodních aktivitách.

• Roztříštěná data o klientech: Kontaktní údaje jsou uloženy v mobilních telefonech obchodníků, historie komunikace v jejich e-mailových schránkách a podrobnosti o zakázkách v samostatných tabulkách. Získat komplexní 360° pohled na klienta je téměř nemožné.

• Ztracené obchodní příležitosti: Bez jasně definovaného obchodního procesu se poptávky ztrácejí, zapomíná se na následné kroky a potenciální zákazníci odcházejí ke konkurenci, která reaguje rychleji a systematičtěji.

• Absence manažerského přehledu: Vedení firmy nemá k dispozici aktuální a přesná data pro strategické rozhodování. Odpovědi na otázky jako „Jaký je stav našich rozjednaných obchodů?“ nebo „Který obchodník je nejvýkonnější?“ jsou spíše odhady než fakta.

• Neefektivní týmová spolupráce: Předávání informací mezi kolegy je kostrbaté a často neúplné. Když klíčový zaměstnanec onemocní nebo odejde, jeho znalosti a rozpracované případy odcházejí s ním.

Zavedení systému jako je Bohemia CRM tyto problémy systematicky odstraňuje a přeměňuje chaos na řízený a měřitelný proces.

Bohemia CRM: Ucelený přehled a kontrola nad vaším obchodem

Naším cílem bylo vytvořit CRM, které se plně přizpůsobí potřebám českých firem a poskytne jim nástroje pro skutečné řízení obchodu. Díky centralizaci veškerých informací a aktivit získáte kontrolu nad každým aspektem vztahu se zákazníkem.

Klíčové funkce pro vaše podnikání:

• Správa kontaktů a časová osa: U každého klienta či firmy naleznete kompletní chronologický přehled veškeré komunikace – schůzky, úkoly, e-maily i telefonáty. Všechny informace jsou dostupné na jednom místě pro celý tým.

• Řízení leadů a obchodních případů: Podchyťte každou potenciální příležitost od prvotní poptávky (Leadu) až po úspěšné uzavření zakázky. Jasně definované fáze obchodního případu zajistí, že žádný obchod neuvízne na mrtvém bodě.

• Reporty a přehledné výkazy: Dělejte informovaná rozhodnutí na základě aktuálních dat. Sledujte výkonnost týmu, úspěšnost obchodů nebo objem prodejů v reálném čase prostřednictvím přehledných grafů a sestav.

• Přirozené propojení s e-maily: Díky integraci s Microsoft Outlook můžete e-mailovou komunikaci snadno párovat přímo k příslušným zákazníkům a obchodním případům v CRM, a to bez složitého přepínání mezi aplikacemi.

• Centrální a bezpečné úložiště dokumentů: Všechny dokumenty, jako jsou nabídky, smlouvy či technické specifikace, jsou bezpečně uloženy na SharePointu a přímo propojeny s kartou klienta v CRM. Tím je zajištěn pořádek a snadná dohledatelnost.

• Standardizace a automatizace obchodních procesů: Nastavte si jednotné postupy pro celý obchodní tým. Systém vás a vaše kolegy provede jednotlivými kroky a automatizuje rutinní úkony, čímž uvolní čas pro aktivní prodej.

Technologie, na kterou se můžete spolehnout: Microsoft Power Platform

Bohemia CRM je postaveno na technologii Microsoft Model-Driven Power Apps. Co to v praxi znamená pro vás?

Na rozdíl od pevných „krabicových řešení“ je naše CRM flexibilní a datově orientovaná aplikace. To nám umožňuje systém nejen rychle nasadit, ale také jej efektivně přizpůsobit vašim unikátním procesům. Největší výhoda však spočívá v jeho zasazení do ekosystému Microsoft 365, který již pravděpodobně používáte.

• Maximální bezpečnost: Veškerá data vašeho CRM jsou uložena ve vašem vlastním, zabezpečeném prostředí Microsoft 365. K citlivým obchodním informacím máte přístup pouze vy a vaši zaměstnanci.

• Známé prostředí: Uživatelé se nemusí učit pracovat se zcela novým systémem. Pohybují se v důvěrně známém prostředí aplikací jako Outlook nebo SharePoint, což výrazně zkracuje dobu adaptace.

• Neomezená škálovatelnost: Platforma od Microsoftu zaručuje, že systém poroste spolu s vaší firmou. Ať už máte pět nebo sto uživatelů, technologie je připravena na vaši expanzi.

• Dokonalá integrace: Propojení s dalšími nástroji Microsoft 365 je naprosto přirozené. Data z CRM můžete snadno analyzovat v Power BI, automatizovat pracovní postupy pomocí Power Automate a spolupracovat v rámci Microsoft Teams.

Investicí do Bohemia CRM nezískáváte pouze software, ale celou robustní a prověřenou platformu od světového technologického lídra.

Jak to funguje v praxi?

Představte si modelovou situaci. Marketingová kampaň přivede novou poptávku. Obchodník ji v Bohemia CRM založí jako nový Lead. Veškerá následná e-mailová komunikace z Outlooku se automaticky propisuje na časovou osu leadu. Po úvodním telefonátu obchodník lead kvalifikuje a jedním kliknutím jej převede na Kontakt, Společnost a Obchodní případ.

Systém jej provede přednastaveným obchodním procesem. Obchodník vygeneruje nabídku z připravené šablony a uloží ji na SharePoint přímo z prostředí CRM. Manažer v reálném čase vidí v reportech, že se obchod posunul do další fáze. Po úspěšném uzavření obchodu se aktualizuje stav a veškerá historie zůstává trvale uložena pro budoucí servisní či obchodní interakce.

Tento strukturovaný přístup eliminuje chyby z nepozornosti, zvyšuje profesionalitu komunikace a dává vedení firmy jistotu a přehled.

Investice, která se vrací

Pořízení CRM systému není náklad, ale investice do efektivity, organizace a budoucího růstu. S našimi instalačními balíčky od Základního až po Enterprise jsme schopni nabídnout řešení na míru firmám různých velikostí a potřeb. Přestaňte ztrácet čas a obchodní příležitosti v provozním chaosu. Převezměte kontrolu nad svými daty a procesy a nasměrujte své podnikání k novým úspěchům.

Pro více informací o tom, jak může Bohemia CRM pomoci právě vaší firmě, navštivte naše webové stránky nebo si s námi sjednejte nezávaznou konzultaci.

Orientace v komplexním světě obchodních interakcí je klíčovým předpokladem pro úspěšné uzavírání obchodů a budování pevných vztahů se zákazníky. Každý telefonát, e-mail, schůzka či interní úkol představuje důležitý dílek skládačky, jehož správné zařazení rozhoduje o efektivitě celého obchodního týmu. Právě zde nastupuje klíčová funkcionalita Bohemia CRM, našeho systému postaveného na moderní platformě Microsoft Power Apps – Časová osa. Tento nástroj přináší revoluci do způsobu, jakým firmy sledují a spravují své obchodní případy.

Moderní obchodní proces již dávno není jen o jednorázových transakcích. Představuje komplexní síť komunikace a aktivit, které se táhnou napříč týdny, měsíci a někdy i lety. Udržet si v tomto dynamickém prostředí stoprocentní přehled o tom, co se kdy s daným klientem či obchodní příležitostí řešilo, kdo byl za co zodpovědný a jaké jsou další plánované kroky, je bez centralizovaného systému prakticky nemožné. Právě proto je funkce Časové osy integrální součástí detailu každého obchodního případu v Bohemia CRM.

Co je Časová osa a jak funguje?

Představte si Časovou osu jako živou, chronologicky uspořádanou historii veškeré interakce a dění, které se váže k danému obchodnímu případu, kontaktu nebo firmě. Nejde o statický záznam, ale o dynamický přehled, který se v reálném čase aktualizuje s každou novou aktivitou. Umožňuje obchodníkům, manažerům i pracovníkům zákaznické podpory okamžitě nahlédnout do kompletního kontextu jakékoliv obchodní příležitosti.

Na časové ose naleznete přehledně vše na jednom místě:

• E-mailová komunikace: Veškeré příchozí a odchozí e-maily související s případem jsou automaticky zaznamenány. Díky nativnímu propojení s Microsoft 365 a Outlookem se komunikace přehledně řadí přímo na kartu případu.

• Telefonní hovory: Záznamy o uskutečněných hovorech, včetně poznámek a výsledků, poskytují cenný vhled do průběhu jednání.

• Naplánované a uskutečněné schůzky: Sledujte kompletní historii osobních i online setkání.

• Zadané a splněné úkoly: Přehledně vidíte, jaké interní úkoly byly v rámci případu vytvořeny, komu byly přiřazeny a jaký je jejich stav.

• Poznámky a přílohy: Jakékoliv doplňující informace, postřehy z jednání nebo důležité dokumenty jsou okamžitě k dispozici všem oprávněným uživatelům.

Klíčové výhody sledování případů na Časové ose

Implementace a důsledné využívání Časové osy přináší firmám napříč obory prokazatelné výhody, které se přímo promítají do obchodních výsledků a efektivity práce.

1. Získání komplexního přehledu a kontextu Obchodník, který přebírá případ po kolegovi nebo se k němu vrací po delší době, nemusí ztrácet čas prohledáváním své e-mailové schránky nebo dotazováním se ostatních. Jediný pohled na Časovou osu mu poskytne ucelený obraz o dosavadním průběhu, klíčových momentech a dohodnutých krocích. Tím se minimalizuje riziko opomenutí důležitých informací a zvyšuje se profesionalita komunikace směrem k zákazníkovi.

2. Zvýšení produktivity a úspora času Centralizace všech informací na jednom místě radikálně snižuje administrativní zátěž. Už žádné zdlouhavé dohledávání v různých systémech, složkách nebo komunikačních kanálech. Všechny relevantní podklady jsou dostupné na jedno kliknutí, což uvolňuje obchodníkům ruce a umožňuje jim věnovat se tomu nejdůležitějšímu – prodeji.

3. Zlepšení týmové spolupráce Časová osa je transparentním nástrojem, který podporuje plynulou výměnu informací v týmu. Každý člen týmu přesně ví, kdo, kdy a co se zákazníkem komunikoval. To zamezuje vzniku duplicitních aktivit, informačních šumů a zajišťuje, že zákazník dostává konzistentní a koordinovaný servis.

4. Efektivní plánování a řízení Přímo z prostředí Časové osy můžete snadno vytvářet nové aktivity – naplánovat si navazující telefonát, zadat úkol pro kolegu z technického oddělení nebo si zarezervovat termín pro další schůzku. Systém vás navíc automaticky upozorní na blížící se termíny, takže máte jistotu, že na nic nezapomenete.

5. Snadné filtrování a vyhledávání Potřebujete rychle najít konkrétní e-mail z minulého měsíce nebo všechny úkoly spojené s přípravou nabídky? Časová osa nabízí pokročilé možnosti filtrování a vyhledávání. Záznamy můžete snadno třídit podle typu aktivity, data, uživatele nebo klíčových slov, což vám umožní najít požadovanou informaci během několika sekund.

Od obchodního případu až po reporting

Sledování aktivit na Časové ose je základním stavebním kamenem pro efektivní řízení obchodních procesů. Data z těchto aktivit se následně propisují do vyšších úrovní, jako jsou reporty a přehledy. Manažeři tak mohou analyzovat nejen stav jednotlivých obchodních případů, ale i efektivitu celého prodejního trychtýře (sales funnel), identifikovat úzká hrdla v procesu a přijímat informovaná rozhodnutí na základě reálných dat. Pro pokročilou vizualizaci a tvorbu komplexních reportů lze navíc Bohemia CRM propojit s nástrojem Microsoft Power BI.

Využívání funkce Časové osy v Bohemia CRM není pouhou administrativní činností. Je to strategický přístup k řízení vztahů se zákazníky, který vede k vyšší úspěšnosti obchodů, efektivnější týmové práci a v konečném důsledku k růstu celé firmy. Mějte historii svých obchodů pevně pod kontrolou.

Zahájení podnikání je cestou plnou výzev, odhodlání a nespočtu úkolů. Každý začínající podnikatel v České republice se potýká s podobnými překážkami: jak efektivně oslovit první zákazníky, jak si udržet přehled v kontaktech a rozjednaných příležitostech a jak s omezeným rozpočtem vybudovat pevné základy pro budoucí růst. Klíčem k úspěchu je od samého počátku zavedení systému a pořádku do chaosu každodenní agendy. Právě zde vstupuje do hry CRM systém (Customer Relationship Management), který se pro mnohé stává nepostradatelným partnerem.

Řízení vztahů se zákazníky není jen doménou velkých korporací. Naopak, pro začínající podnikatele a malé firmy je systematický přístup k zákazníkům existenční nutností. Mnoho z nich se zpočátku spoléhá na tabulkové procesory, poznámky v diáři nebo vlastní paměť. Tento přístup však s rostoucím počtem kontaktů a zakázek rychle naráží na své limity, což vede ke ztrátě cenných informací, opomenutým příležitostem a nekonzistentní komunikaci.

Bohemia CRM: Digitální motor pro váš růst postavený na pevných základech Microsoft 365

Jako vývojáři Bohemia CRM rozumíme potřebám českého trhu a přinášíme řešení, které je nejen funkčně bohaté, ale také technologicky vyspělé a cenově dostupné. Naše CRM je postaveno na moderní platformě Microsoft Model-Driven Power Apps, což zaručuje maximální bezpečnost, flexibilitu a především bezproblémovou integraci s nástroji, které již pravděpodobně znáte a používáte – Microsoft 365.

Představte si, že veškerá komunikace z Outlooku, soubory z OneDrive a SharePointu a schůzky z kalendáře jsou automaticky propojeny s kartou daného klienta ve vašem CRM. Odpadá tak neustálé přepínání mezi aplikacemi a zdlouhavé dohledávání informací. Vše máte na jednom místě, dostupné odkudkoliv a kdykoliv.

Klíčové oblasti, ve kterých Bohemia CRM Professional podpoří vaše začátky

Každý podnikatel řeší specifické úkoly. Bohemia CRM Professional nabízí komplexní sadu nástrojů, které vám pomohou zvládnout ty nejdůležitější.

1. Centralizace a 360° pohled na zákazníka: Zapomeňte na roztříštěné informace. Všechny kontakty, firmy, e-maily, schůzky, úkoly, dokumenty a poznámky naleznete přehledně na jedné kartě klienta. Získáte tak kompletní přehled o historii a aktuálním stavu každého vztahu. Tato funkce je zásadní pro budování důvěry a personalizovanou komunikaci.

2. Řízení obchodních příležitostí: Sledujte své zakázky od prvotního kontaktu až po úspěšné uzavření. Díky vizuálnímu znázornění obchodního procesu (pipeline) okamžitě vidíte, v jaké fázi se která příležitost nachází, jaká je její hodnota a jaké jsou další kroky. Tento přehled vám umožní lépe plánovat a předvídat cash flow.

3. Automatizace a efektivita: Bohemia CRM myslí za vás. Systém vás upozorní na naplánované úkoly a schůzky. Díky automatizaci obchodních procesů a možnosti vytvářet šablony pro nabídky, smlouvy či jiné dokumenty ušetříte drahocenný čas, který můžete věnovat samotnému obchodu. Generování profesionálně vypadajících dokumentů na jedno kliknutí se stane vaší novou realitou.

4. Správa dokumentů a dat: Díky integraci se službou SharePoint máte k dispozici bezpečné a přehledné úložiště pro všechny vaše soubory a dokumenty, a to přímo v kontextu konkrétních klientů a obchodních případů. Data jsou chráněna špičkovým zabezpečením společnosti Microsoft, což vám dává jistotu a klid.

5. Analýza a reporting: I v počátcích podnikání je důležité činit rozhodnutí založená na datech. Bohemia CRM nabízí přehledné reporty a analýzy, které vám poskytnou cenný vhled do vašeho obchodování. Sledujte, které aktivity vedou k úspěchu, a identifikujte skryté obchodní příležitosti.

Technologie, která roste s vámi

Volba platformy Model-Driven Power Apps nebyla náhodná. Tento přístup umožňuje rychlý vývoj a snadné přizpůsobení aplikace vašim specifickým potřebám bez nutnosti složitého programování. Až vaše firma poroste a vaše procesy se změní, Bohemia CRM se flexibilně přizpůsobí.

Propojení s Microsoft 365 navíc znamená, že se pohybujete v dobře známém a intuitivním prostředí. Pokud umíte pracovat s Outlookem nebo Excelem, zvládnete i naše CRM. Propojení s Outlook doplňkem navíc umožňuje pracovat s daty CRM přímo z vaší e-mailové schránky.

Cenová dostupnost pro start podnikání

Chápeme, že začínající podnikatelé musí pečlivě zvažovat každou investici. Proto jsme nastavili transparentní a dostupný cenový model. S měsíčním poplatkem za uživatele a jednorázovými instalačními balíčky získáte výkonný nástroj, jehož přínosy mnohonásobně převýší počáteční náklady. Investice do CRM je investicí do efektivity, profesionality a budoucího úspěchu vaší firmy.

Nenechte se v začátcích svázat administrativou a neefektivitou. Vsaďte na systém, který vám poskytne pevný základ pro růst a umožní vám soustředit se na to nejdůležitější – na vaše zákazníky.

V každé úspěšné firmě představují data o zákaznících a obchodních partnerech naprosto klíčový kapitál. Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) se tak stávají centrální pokladnicí, kde jsou tyto informace uloženy, spravovány a využívány. S rostoucí hodnotou těchto dat však nevyhnutelně narůstají i bezpečnostní rizika. Únik, ztráta nebo zneužití citlivých informací může mít pro firmu devastující následky, od finančních ztrát a poškození reputace až po vážné právní postihy v souladu s nařízením GDPR. Zabezpečení CRM systému proto není pouhou technickou nutností, ale strategickou prioritou, která chrání samotné jádro vašeho podnikání.

Jako tvůrci Bohemia CRM, které je postaveno na robustní a bezpečné platformě Microsoft 365 a Power Apps, vnímáme bezpečnost jako naprostý základ. Pojďme se podrobněji podívat na to, jakým hrozbám čelíte a jak se jim efektivně bránit.

Identifikace klíčových bezpečnostních hrozeb

Pro efektivní obranu je nutné nejprve poznat nepřítele. Bezpečnostní rizika pro CRM systémy můžeme rozdělit do několika hlavních kategorií:

• Externí útoky: Jedná se o cílené pokusy o prolomení systému zvenčí. Patří sem hackerské útoky, phishingové kampaně, jejichž cílem je vylákat přihlašovací údaje, a šíření škodlivého softwaru, jako je ransomware, který může zašifrovat celou vaši databázi a požadovat výkupné.

• Lidský faktor a interní hrozby: Ne vždy přichází hrozba zvenčí. Často je nejslabším článkem zabezpečení člověk. Může jít o neúmyslné chyby, jako je použití slabého hesla, otevření škodlivé přílohy v e-mailu nebo ztráta nezabezpečeného notebooku. Stejně tak je nutné počítat i s rizikem úmyslného poškození ze strany nespokojeného zaměstnance.

• Nedostatečné řízení přístupů: Pokud mají všichni zaměstnanci přístup ke všem datům, riziko úniku nebo neoprávněné manipulace rapidně stoupá. Obchodní zástupce nepotřebuje vidět servisní historii všech zákazníků a marketingové oddělení zase nemusí mít přístup k detailním finančním údajům.

• Technologické zranitelnosti: Zastaralý software, neaktualizovaný systém nebo chybějící bezpečnostní záplaty vytvářejí „otevřená okna“ pro útočníky. Stejně tak nedostatečné šifrování dat při přenosu i v úložišti představuje vážné riziko.

Vícevrstvá strategie zabezpečení: Od technologie po člověka

Ochrana CRM není o jediném magickém řešení, ale o promyšlené a komplexní strategii, která kombinuje moderní technologie, správně nastavené procesy a vzdělané uživatele.

1. Technologický základ a zabezpečení platformy

Základem všeho je výběr bezpečné technologie. Bohemia CRM, díky svému základu v Microsoft Power Apps a datové platformě Microsoft Dataverse, těží z jedné z nejrobustnějších a nejlépe zabezpečených cloudových infrastruktur na světě. Microsoft investuje miliardy dolarů ročně do zabezpečení svých datových center, která jsou chráněna na fyzické i digitální úrovni.

Klíčové prvky zabezpečení platformy:

• Šifrování dat: Veškerá data v Bohemia CRM jsou šifrována, a to jak při přenosu mezi vaším zařízením a serverem (in-transit), tak i v klidovém stavu na serverech (at-rest). To zajišťuje, že i v případě nepravděpodobného fyzického prolomení k serverům jsou data pro útočníka nečitelná.

• Automatické zálohování a obnova: Platforma Microsoft 365 automaticky provádí pravidelné zálohy vašich dat a zajišťuje plány pro rychlou obnovu v případě havárie (Disaster Recovery). Máte tak jistotu, že vaše data jsou v bezpečí a dostupná.

• Nepřetržitý monitoring a detekce hrozeb: Bezpečnostní týmy Microsoftu 24/7 monitorují infrastrukturu a s využitím umělé inteligence proaktivně vyhledávají a neutralizují hrozby dříve, než mohou způsobit škody.

2. Řízení přístupů a identit: Kdo, co a proč?

I ta nejlepší technologie je zranitelná, pokud není správně nakonfigurována. Klíčové je precizní nastavení přístupových práv.

• Princip minimálních oprávnění: Toto je zlaté pravidlo bezpečnosti. Každý uživatel by měl mít přístup pouze k těm datům a funkcím, které nezbytně potřebuje pro výkon své práce. V Bohemia CRM lze snadno definovat role zabezpečení (např. Obchodník, Manažer, Servisní technik) a každé roli přiřadit specifická oprávnění pro čtení, zápis, mazání či sdílení záznamů.

• Vícefaktorové ověřování (MFA): Pouhé heslo dnes již nestačí. Důrazně doporučujeme aktivovat vícefaktorové ověřování pro všechny uživatele. Při přihlášení pak systém kromě hesla vyžaduje i druhý ověřovací krok, například potvrzení v mobilní aplikaci Microsoft Authenticator nebo zadání kódu z SMS. Tím se dramaticky snižuje riziko zneužití ukradených hesel.

• Auditní záznamy: Systém automaticky loguje veškeré aktivity uživatelů. Lze tak kdykoliv dohledat, kdo, kdy a jak pracoval s konkrétními záznamy, což je klíčové pro vyšetřování případných bezpečnostních incidentů.

3. Role zaměstnanců: Nejslabší článek nebo první linie obrany?

Technologie a procesy tvoří obranný val, ale o jeho pevnosti rozhodují lidé, kteří jej obsluhují. Pravidelné a srozumitelné školení zaměstnanců je naprosto zásadní investicí do bezpečnosti.

• Školení o hrozbách: Uživatelé musí vědět, jak rozpoznat phishingový e-mail, jaké jsou zásady pro tvorbu silných hesel a proč nesmí sdílet své přihlašovací údaje.

• Definované bezpečnostní politiky: Vytvořte jasné a srozumitelné interní směrnice pro práci s firemními daty a zařízeními. Každý musí vědět, co má dělat v případě podezření na bezpečnostní incident.

• Odpovědnost za data: Podporujte kulturu, kde každý zaměstnanec chápe hodnotu dat, se kterými pracuje, a cítí za ně osobní odpovědnost.

Soulad s GDPR: Bezpečnost jako právní povinnost

Nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) klade na firmy jasné požadavky týkající se zabezpečení osobních údajů. Správně nastavený a zabezpečený CRM systém je klíčovým nástrojem pro naplnění těchto požadavků. Funkce jako řízení přístupů, šifrování, auditní záznamy a možnost anonymizace či mazání dat na vyžádání jsou v Bohemia CRM standardem, který vám pomůže dostát vašim zákonným povinnostem.

Závěr: Bezpečnost je nepřetržitý proces

Zabezpečení CRM není jednorázový úkol, který lze odškrtnout a zapomenout. Je to nepřetržitý proces, který vyžaduje vaši pozornost, pravidelné hodnocení rizik a přizpůsobování se neustále se vyvíjejícím hrozbám. Výběrem Bohemia CRM postaveného na platformě Microsoft 365 získáte špičkový technologický základ. Plné využití jeho bezpečnostních funkcí a důraz na vzdělávání uživatelů vám pak umožní přeměnit vaši databázi zákazníků z potenciálního rizika na bezpečně střežený a nejcennější poklad vaší firmy.

Každá zákaznická stížnost představuje kritický moment. Je to chvíle, kdy se prověřuje kvalita vašeho vztahu se zákazníkem. Nezvládnutá reklamace téměř jistě znamená ztrátu klienta a často i poškození pověsti. Naopak, profesionálně a rychle vyřešený problém může paradoxně posílit loajalitu a proměnit nespokojeného zákazníka ve vašeho nejlepšího ambasadora. Klíčem k takové transformaci je systematický a transparentní proces, který v dnešním světě nejlépe zajišťuje CRM systém.

Řešení stížností bez centrální evidence se rychle mění v noční můru. E-maily zapadlé v osobních schránkách zaměstnanců, telefonické vzkazy na samolepicích papírcích, nejasná zodpovědnost a absence jakéhokoliv přehledu pro vedení firmy. Zákazník je nucen svůj problém opakovat několika různým lidem a jeho frustrace s každou další interakcí roste. Přesně tento chaos efektivně odstraňuje nasazení CRM (Customer Relationship Management) systému, jako je Bohemia CRM.

CRM jako centrální nervový systém péče o zákazníka

Představte si CRM jako jediný, centrální bod pravdy o vašich zákaznících. Všechny interakce, ať už přicházejí e-mailem, telefonicky, nebo přes webový formulář, se sbíhají na jednom místě. Pro řešení stížností je tento princip naprosto zásadní. Místo roztříštěných informací získáváte ucelený pohled a kontrolu nad celým procesem.

Od prvního kontaktu k vyřešení: Životní cyklus stížnosti v Bohemia CRM

Náš systém Bohemia CRM, postavený na moderní a flexibilní platformě Microsoft Power Apps, převádí řešení stížností z reaktivního hašení požárů na proaktivní a řízený proces. Podívejme se, jak takový cyklus typicky vypadá.

1. Evidence a založení servisního případu

Každá stížnost, reklamace nebo zákaznický požadavek je v systému okamžitě zaevidován jako Servisní případ (nebo také „ticket“). Díky hluboké integraci s Microsoft 365 může být tento záznam vytvořen zcela automaticky, například příchodem e-mailu do sdílené schránky podpory (např. reklamace@vsefirma.cz). K případu se automaticky přiřadí veškeré dostupné informace o zákazníkovi z databáze – jeho kontaktní údaje, historie nákupů i předchozí komunikace. Pracovník podpory tak má okamžitě kompletní kontext.

2. Přiřazení jasné odpovědnosti

Založením případu chaos končí. Systém automaticky nebo manuálně přiřadí případ konkrétnímu pracovníkovi nebo týmu. Tím je definována jasná zodpovědnost a předejde se situacím, kdy se na požadavek zapomene, protože „si každý myslel, že to řeší ten druhý“. Zákazník může navíc obdržet automatické potvrzení o přijetí jeho podnětu s číslem případu pro další komunikaci.

3. Sledování průběhu a dodržování termínů (SLA)

Každý krok, každá interní poznámka, každý odeslaný e-mail a každý telefonát je pečlivě zaznamenán na časové ose servisního případu. Manažeři i členové týmu tak mají neustále k dispozici 100% přehled o stavu řešení. V systému lze navíc definovat úrovně služeb (SLA – Service Level Agreement), které hlídají termíny pro odpověď zákazníkovi nebo pro finální vyřešení problému. Pokud se blíží vypršení termínu, CRM na to odpovědného pracovníka i jeho nadřízeného proaktivně upozorní.

4. Profesionální komunikace a spolupráce

Díky integraci s Microsoft Outlook a Teams probíhá veškerá komunikace efektivně a je automaticky archivována u daného případu. Pracovníci mohou využívat předpřipravené šablony odpovědí pro standardní situace, což zrychluje reakci a sjednocuje tonalitu komunikace. Pokud je problém složitější, lze k řešení snadno přizvat kolegu z jiného oddělení nebo případ eskalovat na nadřízeného, který si jednoduše zobrazí kompletní historii a může plynule navázat.

5. Uzavření a tvorba znalostní báze

Po úspěšném vyřešení je případ uzavřen. Způsob a popis řešení je však v systému uložen. Tyto informace jsou neocenitelné pro budoucnost. Postupem času si tak firma buduje interní znalostní bázi, která umožňuje novým i stávajícím zaměstnancům řešit podobné problémy v budoucnu mnohem rychleji a efektivněji.

Stížnosti jako zdroj cenných informací

Řešením konkrétního problému práce CRM nekončí. Sesbíraná data jsou zlatým dolem pro strategické řízení firmy. Díky vestavěným přehledům a reportům (často vizualizovaným přes Power BI) můžete snadno analyzovat:

• Nejčastější typy stížností: Odkrývají se slabá místa ve vašich produktech nebo službách?

• Počty reklamací na konkrétní produkty: Není čas na revizi dodavatele nebo výrobního procesu?

• Průměrná doba řešení: Kde jsou úzká hrdla ve vašem procesu podpory?

• Výkonnost týmu: Kteří pracovníci jsou nejefektivnější a kteří naopak potřebují pomoci?

Tato data vám umožní nejen zlepšovat zákaznickou péči, ale také přijímat informovaná rozhodnutí, která povedou k prevenci budoucích stížností.

Proč Bohemia CRM postavené na Microsoft 365?

Volbou našeho řešení nezískáváte jen „další software“. Získáváte systém, který je přirozenou součástí prostředí, ve kterém již pravděpodobně pracujete.

• Nativní integrace: Pracujte s CRM daty přímo v Outlooku, spolupracujte nad případy v Teams, ukládejte dokumentaci na SharePoint. Uživatelé si systém rychle osvojí, protože se pohybuje ve známém prostředí.

• Flexibilita a škálovatelnost: Platforma Microsoft Power Apps nám umožňuje přizpůsobit procesy přesně na míru vaší firmě. Ať už řešíte 5 nebo 500 stížností měsíčně, systém poroste s vámi.

• Bezpečnost a dostupnost: Spolehněte se na prvotřídní zabezpečení a spolehlivost cloudové platformy od Microsoftu.

Investice do CRM systému pro správu stížností není jen nákladem na software. Je to investice do reputace vaší značky, do spokojenosti a loajality vašich zákazníků a v konečném důsledku do dlouhodobé ziskovosti vaší firmy.

Máte zájem o zavedení pořádku do vašich zákaznických procesů? Kontaktujte nás a rádi s vámi probereme, jak může Bohemia CRM pomoci právě vám.

Řízení obchodního týmu bez spolehlivých dat se podobá plavbě bez kompasu. Manažeři se často spoléhají na subjektivní dojmy a pravidelné porady, které ale málokdy odhalí celý příběh. Klíč k transparentnímu a spravedlivému hodnocení výkonu se přitom skrývá v datech. Moderní CRM systémy, jako je Bohemia CRM, přinášejí do tohoto procesu objektivitu, jasné metriky a neocenitelné podklady pro efektivní vedení a rozvoj týmu.

Dny, kdy úspěch obchodníka definoval pouze objem podepsaných smluv na konci měsíce, jsou pryč. Skutečný obraz o výkonnosti je mnohem komplexnější. Zahrnuje aktivitu, efektivitu práce s obchodními případy i kvalitu komunikace. Bez centrálního systému, kde se všechny tyto informace sbíhají, je však téměř nemožné je efektivně sledovat a vyhodnocovat.

Od pocitů k faktům: Jak CRM mění hru

Zásadní přínos CRM systému spočívá v centralizaci veškerých interakcí a aktivit spojených se zákazníky. Každý telefonát, odeslaný e-mail, naplánovaná schůzka či vytvořená nabídka zanechává v systému digitální stopu. Tím vzniká bohatý a objektivní zdroj informací, který nahrazuje dohady a subjektivní pocity tvrdými daty.

Manažer tak přestává být závislý na ústním reportování jednotlivců. Místo toho získává okamžitý přehled o tom, na čem jeho tým skutečně pracuje, jaké jsou reálné aktivity a kde se obchodní proces případně zadrhává.

Klíčové ukazatele výkonu (KPI), které v CRM snadno změříte

Bohemia CRM umožňuje sledovat širokou škálu metrik (KPIs – Key Performance Indicators), které společně vykreslují ucelený obraz o výkonu každého obchodníka. Tyto ukazatele lze rozdělit do několika hlavních kategorií:

• Metriky Aktivity: Tyto údaje vypovídají o úsilí a „činorodosti“ obchodníka.

  • Počet uskutečněných hovorů a odeslaných e-mailů

  • Počet naplánovaných a absolvovaných schůzek

  • Počet nově založených kontaktů či společností v systému

• Metriky Obchodního Trychtýře (Pipeline): Ukazují, jak efektivně obchodník posouvá příležitosti směrem k uzavření.

  • Počet nově vytvořených obchodních případů

  • Celková hodnota obchodních případů v jednotlivých fázích

  • Konverzní poměr (úspěšnost přechodu mezi fázemi prodeje)

• Výsledkové Metriky: Jde o klasické ukazatele úspěšnosti.

  • Počet úspěšně uzavřených obchodních případů

  • Celkový objem prodeje (tržby)

  • Průměrná délka prodejního cyklu

  • Míra úspěšnosti (poměr vyhraných a prohraných obchodů)

Bohemia CRM: Data pro rozhodování na jedno kliknutí

Mít data je jedna věc, ale schopnost je rychle a přehledně interpretovat je věc druhá. Právě zde se projevuje síla Bohemia CRM, které je postaveno na platformě Microsoft Power Apps.

Vizuální přehledy a reporty v reálném čase

Zapomeňte na složité exporty do Excelu a ruční tvorbu grafů. Bohemia CRM nabízí přednastavené vizuální reporty a interaktivní řídicí panely (dashboards), které zobrazují klíčové metriky v reálném čase. Manažer si může snadno:

• Porovnávat výkonnost jednotlivých členů týmu na základě stejných, objektivních kritérií.

• Identifikovat trendy – například zjistit, zda obchodník, který má nejvíce schůzek, také generuje největší obrat.

• Analyzovat prohrané obchody a hledat společné příčiny neúspěchu.

• Sledovat vývoj obchodních případů v čase a předvídat budoucí tržby.

Síla integrace s Microsoft 365

Protože je Bohemia CRM nativní součástí ekosystému Microsoft 365, sběr dat probíhá z velké části automaticky a bez zbytečné administrativní zátěže pro obchodníky. E-maily odeslané z Outlooku nebo schůzky naplánované v kalendáři se mohou automaticky propisovat k příslušnému kontaktu či obchodnímu případu v CRM. Tím je zajištěna vysoká kvalita a kompletnost dat, která jsou základem pro spolehlivé hodnocení.

Od hodnocení k cílenému rozvoji

Cílem hodnocení výkonu není pouze kontrola, ale především rozvoj a zvyšování efektivity celého týmu. Data z CRM poskytují manažerovi neocenitelné podklady pro individuální zpětnou vazbu. Místo obecných frází může vést konkrétní a konstruktivní dialog:

• „Vidím, že máš vysoký počet úvodních hovorů, ale nedaří se ti domlouvat schůzky. Pojďme se podívat na tvůj scénář a zapracovat na něm.“

• „Tvé konverzní poměry v závěrečné fázi obchodu jsou vynikající. Mohl bys své zkušenosti sdílet s ostatními v týmu?“

• „Průměrná délka tvého prodejního cyklu se prodlužuje. Zkusme identifikovat, ve které fázi ztrácíme nejvíce času.“

Takový daty podložený přístup je spravedlivější, transparentnější a vede k cílenému koučinku, který skutečně pomáhá obchodníkům růst.

Zavedení CRM systému do procesu hodnocení transformuje způsob, jakým firma řídí a motivuje svůj obchodní tým. Poskytuje objektivní základ pro rozhodování, odhaluje skryté příležitosti ke zlepšení a podporuje kulturu založenou na transparentnosti a datech.

V každé firmě, která to se svými zákazníky myslí vážně, představuje CRM systém digitální srdce obchodních a marketingových aktivit. Slouží jako centrální mozek, který shromažďuje, třídí a zpřístupňuje veškeré informace o klientech. Ale co když je tento mozek zahlcený nepořádkem? Nekvalitní, duplicitní nebo zastaralá data dokáží i ten nejlepší systém proměnit v chaotické bludiště, které vaši efektivitu a v konečném důsledku i zisky aktivně sabotuje. Podívejme se podrobněji, proč je systematická péče o data v CRM nejen doporučením, ale naprostou nutností pro jakoukoliv moderní českou firmu.

Kámen úrazu: Důsledky znečištěné databáze

Představte si, že vaši obchodníci tráví drahocenný čas obvoláváním neexistujících čísel, marketingové oddělení odesílá personalizované nabídky na špatné adresy a vedení firmy činí strategická rozhodnutí na základě zkreslených reportů. To není katastrofický scénář, ale reálný dopad zanedbané datové hygieny.

Konkrétní problémy, které způsobují nekvalitní data:

• Ztráta obchodních příležitostí: Neúplné nebo chybné kontaktní údaje vedou k neúspěšným pokusům o oslovení potenciálních i stávajících klientů. Každý takový neúspěch znamená přímou finanční ztrátu.

• Neefektivní marketing: Rozesílání kampaní na duplicitní nebo neaktuální kontakty nejenže snižuje návratnost investic (ROI), ale také poškozuje reputaci vaší značky. Zákazníci mohou být frustrováni opakovanými nebo irelevantními sděleními.

• Špatná zákaznická zkušenost: Když pracovník zákaznické podpory nemá k dispozici kompletní historii komunikace a nákupů, nemůže poskytnout rychlý a kvalitní servis. Výsledkem je nespokojený zákazník, který snadno odejde ke konkurenci.

• Nespolehlivý reporting a analýzy: Jak můžete věřit předpovědím prodeje nebo analýze trhu, pokud jsou postaveny na datech plných chyb? Vedení firmy pak operuje s chybnými předpoklady, což může vést k fatálním strategickým chybám.

• Pokles produktivity zaměstnanců: Neustálé ověřování, opravování a dohledávání správných informací krade zaměstnancům čas, který by mohli věnovat prodeji, péči o klienty nebo strategickému plánování.

Řešení existuje: Cesta k čistým a spolehlivým datům

Udržování čistých dat není jednorázový úklid, ale nepřetržitý proces. Bohemia CRM, postavené na robustní a bezpečné platformě Microsoft Power Apps, je navrženo tak, aby firmám v tomto úsilí maximálně pomáhalo a velkou část agendy automatizovalo.

1. Prevence a validace na vstupu

Nejúčinnějším způsobem, jak udržet databázi čistou, je zabránit vkládání chybných dat hned na začátku.

• Automatické načítání dat z registru ARES: Při zakládání nového firemního kontaktu v Bohemia CRM stačí zadat IČO. Systém se automaticky spojí s Administrativním registrem ekonomických subjektů (ARES) a doplní ověřené a aktuální údaje, jako je název společnosti, adresa a další identifikační informace. Tím se minimalizuje riziko překlepů a zajišťuje konzistence dat.

• Povinná pole a formátování: V systému lze nastavit, která pole jsou pro uložení záznamu povinná. Tím zajistíte, že u každého kontaktu budete mít vždy klíčové informace, například e-mail nebo telefonní číslo.

2. Aktivní správa a čištění databáze

I přes veškerou prevenci se časem duplicitám a neaktuálnostem nevyhnete. Důležité jsou proto nástroje pro jejich snadnou identifikaci a nápravu.

• Kontrola duplicit: Bohemia CRM disponuje funkcemi pro aktivní vyhledávání a označování duplicitních záznamů. Systém dokáže upozornit uživatele, pokud se snaží založit kontakt s již existujícím e-mailem nebo IČO. Následně umožňuje tyto duplicitní záznamy snadno a kontrolovaně sloučit.

• Hromadné úpravy: Potřebujete aktualizovat údaje u větší skupiny kontaktů? Bohemia CRM umožňuje provádět hromadné změny, což šetří obrovské množství času a snižuje chybovost oproti manuálním opravám.

3. Správa přístupů a uživatelských práv

Ne každý zaměstnanec potřebuje vidět a upravovat všechna data. Přehledně nastavená oprávnění jsou klíčová pro bezpečnost a integritu dat. V Bohemia CRM můžete detailně definovat role a přístupová práva tak, aby každý uživatel pracoval pouze s informacemi, které jsou relevantní pro jeho pozici. Tím se omezuje riziko nechtěného smazání nebo poškození důležitých dat.

4. Integrace s Microsoft 365

Díky nativnímu propojení s ekosystémem Microsoft 365 (dříve Office 365) se data plynule a bezpečně synchronizují napříč aplikacemi, které denně používáte, jako je Outlook, Teams nebo SharePoint. Tím se eliminuje potřeba přepisovat data mezi systémy a zajišťuje, že všichni pracují s jednotnou a vždy aktuální verzí informací.

Čistá data jako konkurenční výhoda

Investice do udržování kvalitních dat v CRM se vám mnohonásobně vrátí. Přesná a kompletní data vám umožní nejen zefektivnit každodenní operace, ale také hlouběji porozumět vašim zákazníkům. Můžete lépe segmentovat trh, personalizovat nabídky a budovat pevnější a dlouhodobější vztahy. V dnešním konkurenčním prostředí nejsou čistá data jen technickou nutností – jsou strategickým aktivem, které přímo ovlivňuje růst a prosperitu vaší firmy.

S Bohemia CRM získáváte nejen výkonný nástroj pro řízení vztahů se zákazníky, ale také spolehlivého partnera pro správu vašeho nejcennějšího obchodního artiklu – informací.

V každé firmě, bez ohledu na její velikost či zaměření, představují dokumenty životně důležitou tepnu. Obchodní nabídky, smlouvy, faktury, servisní protokoly, marketingové materiály – to vše jsou klíčové informace, které je potřeba nejen bezpečně uložit, ale především efektivně spravovat a sdílet. Právě zde nastupuje do hry Microsoft SharePoint, robustní platforma pro správu obsahu a dokumentů, která v propojení s CRM systémem, jako je Bohemia CRM, otevírá nové dimenze produktivity a organizace.

Správa dokumentů se tak z pouhého ukládání souborů do složek proměňuje v sofistikovaný proces, který zaručuje, že každý relevantní dokument je na správném místě, přístupný oprávněným osobám a vždy v aktuální verzi. Propojení se systémem pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) pak znamená, že veškerá dokumentace je přímo navázána na konkrétní klienty, obchodní případy nebo projekty.

Proč oddělit správu dokumentů od samotného CRM?

Ačkoliv moderní CRM systémy nabízejí možnost ukládání příloh, využití specializovaného Document Management Systemu (DMS) v podobě SharePointu přináší řadu strategických výhod. Databáze CRM primárně slouží k uchovávání strukturovaných dat – kontaktů, historií komunikace, obchodních transakcí. Zahlcení této databáze velkým objemem nestrukturovaných dat, jako jsou dokumenty, může vést ke snížení výkonu, prodloužení doby zálohování a v neposlední řadě k výraznému nárůstu nákladů na úložiště.

Integrace Bohemia CRM se SharePointem elegantně řeší tento problém. Zatímco v CRM zůstávají klíčová data o zákaznících, veškeré související dokumenty jsou inteligentně ukládány do přehledné a bezpečné struktury na SharePointu. Uživatel přitom nic z této „dělby práce“ nepocítí – k dokumentům přistupuje plynule přímo z prostředí CRM, z karty konkrétního zákazníka či obchodního případu.

Klíčové přínosy integrace Bohemia CRM a SharePointu

Společné nasazení těchto dvou nástrojů z ekosystému Microsoft 365 přináší synergický efekt, který se projeví v mnoha oblastech firemního fungování.

• Centralizované a bezpečné úložiště: Všechny firemní dokumenty jsou uloženy na jednom místě, což eliminuje chaos roztroušených souborů na lokálních discích, v e-mailech či různých cloudových službách. SharePoint navíc nabízí pokročilé možnosti zabezpečení, včetně správy přístupových práv na úrovni jednotlivých dokumentů či složek, a zajišťuje tak soulad s nařízeními jako GDPR.

• Kontextové propojení s CRM daty: Dokumenty nejsou jen anonymně uloženy. Jsou automaticky propojeny s konkrétními záznamy v Bohemia CRM. Otevřete si v CRM kartu společnosti a na jedno kliknutí vidíte všechny smlouvy, nabídky a zápisy z jednání, které se jí týkají.

• Řízení verzí a historie dokumentů: Zapomeňte na soubory s názvy jako „Smlouva_final_v2_opraveno“. SharePoint automaticky spravuje verze každého dokumentu. Máte tak jistotu, že pracujete vždy s tou nejaktuálnější verzí, a zároveň se můžete kdykoliv vrátit k historii změn a zjistit, kdo a kdy dokument upravil.

• Efektivní týmová spolupráce: Více členů týmu může souběžně pracovat na jednom dokumentu (např. na obchodní nabídce) bez rizika přepsání změn. Integrace s dalšími nástroji Microsoft 365, jako jsou Teams, umožňuje plynulou komunikaci a spolupráci nad dokumenty v reálném čase.

• Pokročilé vyhledávání: Díky indexaci obsahu a využití metadat (štítků a popisných informací) SharePoint umožňuje bleskově vyhledávat nejen podle názvu souboru, ale i podle jeho obsahu a dalších parametrů. Hledání relevantních informací se tak zkracuje z minut na sekundy.

• Automatizace procesů (Workflow): S využitím nástroje Power Automate, který je součástí platformy Microsoft 365, lze nad dokumenty v SharePointu definovat schvalovací procesy. Nová smlouva tak může automaticky projít kolečkem připomínek a schválení od právního oddělení až po jednatele, přičemž celý proces je transparentní a dohledatelný.

Jak to funguje v praxi?

Představte si obchodníka, který v Bohemia CRM zakládá nový obchodní případ. Díky integraci se SharePointem se na pozadí automaticky vytvoří dedikovaná složka pro veškerou dokumentaci související s touto příležitostí. Obchodník následně připraví cenovou nabídku s využitím firemní šablony uložené v SharePointu.

Hotovou nabídku uloží přímo z prostředí CRM do složky obchodního případu. Systém může automaticky spustit schvalovací workflow, které upozorní nadřízeného. Po schválení je nabídka odeslána klientovi. Veškerá komunikace a finální podepsaná smlouva jsou následně opět uloženy na totéž místo. Vše je přehledné, dohledatelné a přístupné celému týmu z jednoho místa – ať už pracují v kanceláři, nebo na cestách.

Bohemia CRM: Postaveno na nejmodernějších technologiích

Jako vývojáři Bohemia CRM sázíme na sílu a flexibilitu platformy Microsoft Power Platform. Naše řešení, postavené na Model-Driven Power Apps, přirozeně a hluboce integruje klíčové služby Microsoft 365. Právě nativní propojení se SharePointem je jedním ze základních pilířů, který našim zákazníkům umožňuje vybudovat skutečně komplexní a efektivní informační systém pro řízení celé firmy.

Využitím SharePointu pro správu dokumentů v rámci Bohemia CRM získáváte nejen sofistikovaný DMS, ale především strategický nástroj pro zvýšení produktivity, zlepšení týmové spolupráce a zabezpečení firemních dat. Přestaňte ztrácet čas hledáním informací a začněte je efektivně využívat.

Zavedení systému pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) představuje pro mnoho firem strategický krok k lepší organizaci obchodních procesů, efektivnějšímu marketingu a kvalitnější péči o klienty. Samotný proces implementace CRM systému však může být náročný a skrývá řadu úskalí. Podívejme se společně na klíčové fáze nasazení CRM a na chyby, kterým je dobré se vyhnout, abyste potenciál nového systému využili naplno.

1. Fáze: Pečlivá příprava a plánování jsou základ

Úspěch celého projektu začíná ujasněním si základních otázek. Bez jasné vize a plánu riskujete investici do nástroje, který nepřinese očekávané výsledky.

• Definujte cíle: Co konkrétně od CRM očekáváte? Chcete zvýšit efektivitu obchodního týmu, zlepšit přehled o rozpracovaných případech, zacílit lépe marketingové kampaně nebo zrychlit zákaznický servis? Cíle musí být konkrétní, měřitelné a realistické.

• Zapojte klíčové uživatele: Nasazení CRM se týká napříč firmou. Aktivně komunikujte se zástupci obchodu, marketingu, servisu i vedení. Jejich pohledy a potřeby jsou zásadní pro výběr správného systému a jeho přijetí.

• Analyzujte stávající procesy: Zmapujte, jak aktuálně pracujete se zákaznickými daty, jak probíhají obchodní procesy a kde jsou slabá místa. CRM by mělo tyto procesy zefektivnit, nikoli jen digitálně kopírovat neefektivní postupy.

• Stanovte rozpočet: Nejde jen o cenu licence softwaru. Započítejte náklady na implementaci, případné úpravy na míru, migraci dat, školení uživatelů a následnou podporu a údržbu. Transparentní přehled nákladů nabízí například náš ceník Bohemia CRM.

Nejčastější chyba: Podcenění přípravné fáze, nejasně definované cíle nebo nedostatečné zapojení budoucích uživatelů, což vede k nízké adopci systému.

2. Fáze: Výběr správného CRM řešení

Trh nabízí širokou škálu CRM systémů. Jak vybrat ten pravý pro vaši firmu?

• Hodnoťte funkce: Odpovídají funkce CRM vašim definovaným cílům? Potřebujete pokročilou správu obchodních případů, automatizaci marketingu, analytické nástroje nebo mobilní přístup? Zaměřte se na funkce, které skutečně využijete.

• Zvažte technologii: Je systém kompatibilní s vaší stávající IT infrastrukturou? Bohemia CRM využívá moderní technologii Microsoft Power Platform a Dataverse, což zajišťuje snadnou integraci s nástroji Microsoft 365 (dříve Office 365) a dalšími aplikacemi.

• Myslete na budoucnost: Poroste CRM s vaší firmou? Zajímejte se o možnosti škálování, přidávání uživatelů a rozšiřování funkcionality. Platforma Power Apps umožňuje flexibilní rozvoj.

• Nepodceňujte uživatelskou přívětivost: Systém musí být pro uživatele intuitivní. Složité a nepřehledné CRM bude pro zaměstnance překážkou, nikoli pomocníkem. Moderní rozhraní Model-Driven Apps zjednodušuje práci.

• Prověřte podporu a rozvoj: Jakou úroveň podpory dodavatel nabízí? Jsou k dispozici školení, dokumentace a návody? Podívejte se například na naše Návody pro CRM Professional. Zajímejte se také o budoucí rozvoj platformy.

Nejčastější chyba: Výběr systému pouze podle ceny nebo naopak přemíry funkcí, které firma nevyužije. Ignorování uživatelské přívětivosti a nedostatečné prověření technologického zázemí a podpory.

3. Fáze: Implementace a migrace dat

Technické zavedení systému a převod stávajících dat patří mezi nejkritičtější kroky.

• Vytvořte implementační plán: Rozdělte projekt do logických fází s jasnými termíny a odpovědnostmi.

• Vyčistěte a připravte data: Kvalita dat je alfou a omegou funkčního CRM. Před migrací data důkladně projděte, odstraňte duplicity, sjednoťte formáty a doplňte chybějící informace. Tento krok je často podceňován, ale zásadně ovlivňuje úspěch.

• Nakonfigurujte a přizpůsobte systém: Základní nastavení doplňte o konfiguraci specifickou pro vaše firemní procesy. Díky flexibilitě platformy jako Power Platform lze Bohemia CRM Professional přizpůsobit na míru.

• Integrujte s ostatními nástroji: Propojte CRM s e-mailem (Outlook), ERP systémem, webovým formulářem nebo jinými klíčovými aplikacemi pro zajištění plynulého toku informací.

• Proveďte pilotní testování: Před ostrým spuštěním otestujte systém s vybranou skupinou uživatelů. Odhalíte tak případné nedostatky a získáte cennou zpětnou vazbu.

Nejčastější chyba: Podcenění náročnosti migrace dat a import nekvalitních dat. Nedostatečné testování před plným nasazením.

4. Fáze: Školení uživatelů a podpora adopce

Sebelepší systém je k ničemu, pokud ho lidé nebudou správně a rádi používat.

• Zajistěte komplexní školení: Připravte školení na míru různým rolím uživatelů (obchodník, marketér, manažer). Nezapomeňte na praktické ukázky a prostor pro dotazy. Poskytněte přístup k návodům a dokumentaci (Návody CRM).

• Aktivně podporujte přijetí systému: Komunikujte přínosy CRM pro každodenní práci zaměstnanců. Motivujte je k používání, sbírejte zpětnou vazbu a oceňte aktivní uživatele (tzv. CRM šampiony). Podpora ze strany vedení je klíčová.

• Sledujte využívání systému: Monitorujte, jak jsou jednotlivé funkce využívány, a identifikujte oblasti, kde je potřeba dodatečná podpora nebo školení.

Nejčastější chyba: Nedostatečné nebo jednorázové školení. Chybějící strategie pro podporu adopce a malý důraz na přínosy pro koncové uživatele. Nedostatečná podpora managementu po spuštění.

5. Fáze: Provoz, hodnocení a optimalizace

Implementací práce nekončí, naopak začíná fáze kontinuálního zlepšování.

• Sbírejte zpětnou vazbu: Pravidelně se ptejte uživatelů na jejich zkušenosti a náměty na zlepšení.

• Měřte výsledky: Vyhodnocujte, zda CRM plní původně stanovené cíle. Sledujte klíčové ukazatele výkonnosti (KPIs) – např. počet nových obchodních příležitostí, délku prodejního cyklu, míru konverze, spokojenost zákazníků.

• Zajistěte údržbu a aktualizace: Udržujte systém aktuální, aplikujte bezpečnostní záplaty a nové verze.

• Optimalizujte: Na základě získaných dat a zpětné vazby dále vylepšujte nastavení CRM a související procesy.

Nejčastější chyba: Považovat implementaci za jednorázový projekt. Ukončení podpory a rozvoje systému po jeho spuštění. Neschopnost měřit návratnost investice (ROI).

Závěr

Nasazení CRM systému je komplexní proces vyžadující pečlivé plánování, výběr vhodného nástroje, kvalitní implementaci a především aktivní zapojení a podporu uživatelů. Vyhnutím se popsaným chybám výrazně zvýšíte šanci, že CRM systém jako například Bohemia CRM, postavené na robustní a flexibilní platformě Microsoft Power Platform, se stane skutečným přínosem pro vaši firmu a pomůže vám lépe řídit vztahy se zákazníky.

Pokud o zavedení CRM uvažujete nebo potřebujete poradit s optimalizací stávajícího řešení, neváhejte nás kontaktovat. Rádi s vámi probereme vaše potřeby.

Obchodní zástupci čelí každý den mnoha výzvám. Správa kontaktů, sledování obchodních příležitostí, plánování schůzek a komunikace se zákazníky i kolegy vyžaduje značné úsilí a organizaci. Moderní CRM systém, jako je Bohemia CRM postavené na flexibilní platformě Microsoft Power Apps v rámci Microsoft 365, představuje klíčový nástroj pro zefektivnění těchto procesů a uvolnění rukou obchodníků pro to nejdůležitější – samotný prodej a péči o zákazníky. Podívejme se na pět konkrétních oblastí, kde CRM přináší zásadní zlepšení.

1. Všechny informace o zákaznících na jednom místě

Ztrácí se vaši obchodníci v záplavě poznámek, e-mailů a tabulek s údaji o klientech? CRM systém funguje jako centrální databáze, která sjednocuje veškeré relevantní informace o zákaznících a obchodních partnerech.

• Kompletní historie: Systém uchovává kontaktní údaje, historii veškeré komunikace (e-maily, telefonáty, schůzky), záznamy o realizovaných obchodech, specifické potřeby klienta i jeho preference.

• Rychlý přístup: Obchodník má okamžitý přehled o situaci každého zákazníka bez zdlouhavého hledání. To šetří drahocenný čas a umožňuje lépe porozumět kontextu a potřebám klienta před každou interakcí.

• Lepší příprava: Díky komplexním informacím mohou obchodníci personalizovat svou komunikaci a nabídky, což výrazně zvyšuje šanci na úspěch. Prozkoumejte podrobněji funkce, které toto umožňují.

2. Efektivnější řízení obchodních příležitostí

Úspěšný prodej vyžaduje systematický přístup ke sledování a řízení potenciálních obchodů. CRM systém poskytuje nástroje pro přehledné řízení celého prodejního cyklu.

• Správa pipeline: Obchodníci mohou snadno sledovat všechny své rozpracované příležitosti, v jaké fázi se nacházejí, jaká je jejich odhadovaná hodnota a pravděpodobnost uzavření.

• Plánování aktivit: Ke každé příležitosti lze přiřadit konkrétní úkoly, termíny a připomínky (např. naplánovat follow-up hovor, odeslat nabídku). Systém pak obchodníka včas upozorní.

• Prioritizace: Na základě dat v CRM mohou obchodníci lépe identifikovat nejslibnější příležitosti a zaměřit na ně své úsilí a čas. Varianta Bohemia CRM Professional nabízí pokročilé nástroje právě pro tyto účely.

3. Automatizace administrativy a rutinních úkolů

Značnou část pracovní doby obchodníka často pohltí administrativa a opakující se činnosti. CRM systém dokáže mnohé z nich automatizovat.

• Méně papírování: Automatické generování reportů, upomínky pro následné kroky nebo rozesílání standardizovaných e-mailů šetří čas.

• Uvolnění kapacity: Díky automatizaci se obchodníci mohou více soustředit na budování vztahů se zákazníky a aktivní prodej, místo aby trávili čas rutinními úkoly.

• Využití platformy: Bohemia CRM, postavené na moderní technologii Microsoft Power Platform, umožňuje vytvářet vlastní automatizované pracovní postupy (workflows) přizpůsobené specifickým potřebám firmy.

4. Zlepšení týmové spolupráce a sdílení informací

Prodej často není jen záležitostí jednotlivce, ale celého týmu. CRM systém podporuje transparentnost a usnadňuje spolupráci.

• Sdílený přístup: Všichni relevantní členové týmu (obchodníci, manažeři, podpora) mají přístup k aktuálním informacím o zákaznících a obchodních případech.

• Zastupitelnost: Pokud je obchodník nemocný nebo na dovolené, kolega může snadno převzít jeho agendu, protože všechny potřebné informace najde v CRM. Zákazník tak nepocítí žádné zdržení nebo nekonzistenci v komunikaci.

• Jednotný pohled: Sdílené informace pomáhají týmu vystupovat vůči zákazníkovi jednotně a koordinovaně. Bohemia CRM podporuje týmovou práci jako jeden ze svých základních pilířů.

5. Přesnější reporting a prognózy prodeje

Manuální sestavování reportů o prodejních výsledcích a odhadování budoucího vývoje bývá nepřesné a časově náročné. CRM systém poskytuje data a nástroje pro efektivní reporting.

• Real-time data: Manažeři i obchodníci mají k dispozici aktuální přehledy o výkonnosti, stavu obchodních příležitostí a plnění cílů.

• Analýzy a přehledy: Systém umožňuje snadno generovat různé typy reportů (např. úspěšnost podle obchodníka, fáze prodejního cyklu, zdrojů příležitostí), které pomáhají identifikovat silné a slabé stránky a trendy.

• Lepší plánování: Na základě přesných dat z CRM lze vytvářet realističtější prognózy prodeje a lépe plánovat obchodní strategii a zdroje. Detailní přehled funkcí reportingu naleznete na našem webu.

Implementace CRM systému, jako je Bohemia CRM, představuje strategickou investici do efektivity a úspěchu vašeho obchodního týmu. Nejde jen o software, ale o komplexní řešení postavené na spolehlivé technologii Microsoft 365, které pomáhá obchodníkům lépe organizovat práci, efektivněji komunikovat a uzavírat více obchodů.

Prozkoumejte detailně funkce našeho CRM, podívejte se na transparentní ceník nebo si projděte dostupné návody. Máte-li jakékoli dotazy, neváhejte nás kontaktovat. Rádi vám představíme, jak může Bohemia CRM pomoci právě vašemu týmu.